Gelangensbestätigung erneut verschoben

Eigentlich sollte die Gelangensbestätigung bereits ab 2012 als weitgehend einziger Nachweis für steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferungen gelten. Aufgrund massiver Proteste der Wirtschaftsverbände wurde die endgültige Anwendung immer wieder verschoben. Eine neue Verordnung zur Änderung der UStDV schaffte zusätzliche alternative Nachweispflichten, um den betroffenen Unternehmen insgesamt eine einfache und sichere Belegmöglichkeit bei innergemeinschaftlichen Lieferungen zu ermöglichen. Wegen der am 01.10.2013 in Kraft getretenen Änderung hat das BMF jetzt den UStAE angepasst und gleichzeitig eine Nichtbeanstandungsfrist bis Ende 2013 gewährt, wenn die Nachweise noch nach der alten Rechtslage geführt werden.

Neben den notwendigen Anpassungen enthält der UStAE auch einige Neuregelungen sowie zahlreiche praxisnahe Beispiele und Muster, beispielsweise für eine Gelangensbestätigung, eine Spediteursbescheinigung oder ein vereinfachtes Begleitdokument vom Hauptzollamt. Die Neuregelungen der Verordnung sind grundsätzlich auf nach dem 30.09.2013 ausgeführte Umsätze anzuwenden. Allerdings gibt es zwei Übergangsregelungen:

1. Für bis Silvester 2013 ausgeführte innergemeinschaftliche Lieferungen wird es nicht beanstandet, wenn der beleg- und buchmäßige Nachweis für die Voraussetzungen der Steuerbefreiung noch auf der Grundlage der bis Ende 2011 geltenden Rechtslage geführt wird.
2. Hat ein Unternehmer für zwischen dem 01.01.2012 und dem 30.09.2013 ausgeführte innergemeinschaftliche Lieferungen die Nachweisführung entsprechend den geänderten neuen Grundsätzen vorgenommen, wird dies ebenfalls nicht beanstandet.

Die Kernpunkte der Neuregelung

1. An der Gelangensbestätigung als Möglichkeit zur vereinfachten Nachweisführung für die Umsatzsteuerbefreiung wird festgehalten. Sie ist aber lediglich eine, jedoch nicht die alleinige Nachweismöglichkeit. Denn es werden alternativ bestimmte Vereinfachungen angeboten, die das Verfahren erleichtern.
2. Ein Unternehmer kann das Vorliegen einer innergemeinschaftlichen Lieferung mit einer Bescheinigung des von ihm beauftragten Spediteurs belegen. Als Nachweis für die Umsatzsteuerbefreiung kann beispielsweise auch die gegengezeichnete Rechnung durch den Empfänger der Waren dienen.
3. Spediteure können die Spediteursbescheinigung nutzen und die erfolgte Verbringung der Ware bestätigen, wenn sie vom Lieferer beauftragt wurden.
4. Wenn mit der Gelangensbestätigung gearbeitet wird, kann diese elektronisch eingeholt werden (etwa per E-Mail). Sie kann auch aus mehreren Dokumenten bestehen.
5. Die Gelangensbestätigung kann auch als Sammelbestätigung ausgestellt werden, auch elektronisch. Umsätze können zu einem Quartal zusammengefasst werden. Für das Ankunftsdatum der Ware genügt es, den Monat anzugeben.
6. Falls der vereinfachte Nachweis nicht erbracht werden kann, kann der Nachweis, auch mit allen anderen zulässigen Belegen geführt werden, aus denen sich das Gelangen an den Abnehmer nachvollziehbar und glaubhaft ergibt.
7. Liegen dem liefernden Unternehmer die einschlägigen Belege nicht vor und kann er die Steuerbefreiung auch nicht anders belegen, kommt er seinen Nachweispflichten nicht oder nur unvollständig nach. Folge: Bestehen zumindest berechtigte Zweifel an der Richtigkeit der Angaben, die der Unternehmer nicht ausräumt, wird von der Steuerpflicht der innergemeinschaftlichen Lieferung ausgegangen.
8. Trotz Mängeln ist die Lieferung aber steuerfrei, wenn zweifelsfrei feststeht, dass die Voraussetzungen der Steuerfreiheit (insbesondere das Gelangen des Liefergegenstands in das übrige Gemeinschaftsgebiet) erfüllt sind.
9. Zum Nachweis der Zuordnung der Beförderung oder Versendung zur Lieferung des Unternehmers gehört ggf. auch die Vorlage einer schriftlichen Vollmacht zum Nachweis der Abholberechtigung. Das Finanzamt kann diesen Nachweis im Einzelfall überprüfen, wenn konkrete Zweifel vorliegen.
10. Wird wegen der Ermittlungen ausländischer Steuerbehörden bezweifelt, dass der vorgebliche Abnehmer tatsächlich existiert, werden nachträglich vom Unternehmer vorgelegte Belege und Bestätigungen nur dann anerkannt, wenn die Existenz des Abnehmers im Zeitpunkt der nachträglichen Ausstellung dieser Unterlagen nachgewiesen werden kann und auch feststeht, dass dieser Abnehmer zum Zeitpunkt der Lieferung ein Unternehmer war.
11. In Fällen der innergemeinschaftlichen Lieferung eines Fahrzeugs muss - neben den üblichen Belegen - zusätzlich dessen Fahrzeug-Identifikationsnummer angegeben sein.
12. Bei Kurierdienstleistungen gibt es eine Vereinfachungsregelung für Warensendungen mit einem Gesamtwert von maximal 500 €. In diesen Fällen darf auf ein Protokoll verzichtet werden, wenn der Nachweis über die Bezahlung der Lieferung geführt wird. Zudem darf bei den Kurierdienstleistungen auf schriftliche Rahmenvereinbarungen bzw. Bestätigungen des Kurierdienstes verwiesen werden.
13. Wird die Gelangensbestätigung per E-Mail übersandt, soll sie archiviert werden, um den Nachweis der Herkunft der Dokumente vollständig führen zu können.
14. Generell wird eine online übermittelte Gelangensbestätigung auch dann anerkannt, wenn sie ausgedruckt aufbewahrt wird.
15. Als alternative Nachweismethoden gelten beispielsweise in Versendungsfällen ein Frachtbrief, ein Konnossement oder handelsübliche Belege wie die Spediteursbescheinigung.
16. Ausreichend sind ein Versendungsprotokoll bzw. die Empfangsbescheinigung eines Postdienstleisters sowie generell die Bestätigung der Abgangsstelle in Beförderungsfällen im gemeinschaftlichen Versandverfahren.

Praxishinweis

Der deutsche Fiskus beachtet bei den Nachweisregelungen die Grundsätze der EuGH-Rechtsprechung zu Rechtssicherheit,  Verhältnismäßigkeit und Vertrauensschutz.

Hiernach kann vom Unternehmer nicht verlangt werden, exakt nachzuweisen, wann die Ware den Lieferstaat tatsächlich verlassen hat. Er muss aber in jedem Fall glaubhaft machen, dass der Liefergegenstand in einen anderen Mitgliedstaat gelangt ist.

Das Fehlen einer in der UStDV aufgeführten Voraussetzung führt nicht zwangsläufig dazu, dass die Steuerbefreiung versagt wird. Der Nachweis kann nämlich auch durch andere Belege erbracht werden, z.B.  wenn sich aus der Gesamtheit der Belege eindeutig und leicht nachprüfbar die innergemeinschaftliche Lieferung ergibt. Die buchmäßig nachzuweisenden Voraussetzungen müssen aber eindeutig und leicht nachprüfbar aus der Buchführung zu ersehen sein.

BMF-Schreiben v. 16.09.2013 - IV D 3 - S-7141/13/10001
Elfte Verordnung zur Änderung der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung v. 25.03.2013, BGBl 2013 I 602
EuGH, Urt. v. 07.12.2010 - Rs. C-285/09, BStBl 2011 II 846

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