Motivationsschreiben Ersetzendes Scannen

Abschied vom Papier durch Ersetzendes Scannen –

Vorschlag für Ihr nächstes Digitalisierungsprojekt

Sehr geehrte/r <…>,

viele Belege kommen heute schon direkt digital ins Unternehmen. Aber es bleibt immer noch einiges an Papierrechnungen, die Sie vielleicht für die weitere Verarbeitung auch heute schon einscannen. Aber was passiert mit dem Papier?

Hier hilft das sog. „Ersetzende Scannen“. Durch das Ersetzende Scannen soll erreicht werden, dass originale Buchungsbelege nicht nur digitalisiert werden, sondern danach auch (überwiegend) vernichtet werden können, d.h. zukünftig nicht mehr zwingend bis zu zehn Jahre in Papier aufzubewahren sind. Dadurch lassen sich Kosten und Zeit sparen.

Das wird rechtlich für die Buchführung aber nur anerkannt, wenn ganz detaillierte Regeln eingehalten werden und Sie im Bedarfsfall (speziell in der Betriebsprüfung) die Einhaltung auch nachweisen können. Das gelingt am Besten mit einer schriftlichen Prozessbeschreibung, in der Sprache der Finanzverwaltung bekannt als „Verfahrensdokumentation“.