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Originaldokumente Elektronische Aufbewahrung Einscannen von Originalrechnungen Archivierung von originär elektronischen Dokumenten Lebensdauer der Speichermedien und Sicherheitsanforderungen bei vollelektronischer Speicherung der Daten

Archivierung von originär elektronischen Dokumenten

Autor: Prof. Dr. Peter Mann

Archivierung von originär elektronischen Dokumenten

Bereits originär auf elektronischem Weg übermittelte Dokumente müssen hinsichtlich ihres Originalzustands jederzeit überprüfbar sein. Eine Veränderung des Inhalts muss ebenso wie bei den gescannten Dokumenten bis zur endgültigen Speicherung ausgeschlossen sein. Eine weitergehende Bearbeitung ist grundsätzlich zulässig. Es ist aber zwingend erforderlich, dass eine Bearbeitung erkennbar ist. Die bearbeitete Dateiversion ist neben der originalen als Datei abzuspeichern.

Für die Ordnungsmäßigkeit ist erforderlich, dass der Originalzustand eines Dokuments jederzeit verifiziert werden kann. Dies setzt im Einzelnen voraus, dass

vor einer weiteren Verarbeitung der elektronischen Abrechnung die qualifizierte elektronische Signatur (sofern vorhanden) im Hinblick auf die Integrität der Daten und die Signaturberechtigung geprüft und das Ergebnis dokumentiert wird;

die Speicherung der elektronischen Abrechnung auf einem Datenträger erfolgt, der Änderungen nicht mehr zulässt. Bei einer temporären Speicherung auf einem änderbaren Datenträger muss das DV-System sicherstellen, dass Änderungen nicht möglich sind;