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Der von der Aufbewahrungspflicht betroffene Personenkreis Umfang der Aufbewahrungspflicht Berechnung der Aufbewahrungsfrist Art der Aufbewahrung Ort der Aufbewahrung Sonderfall der Aufbewahrungspflicht für Leistungen an einem Grundstück

Umfang der Aufbewahrungspflicht

Autor: Prof. Dr. Peter Mann

Umfang der Aufbewahrungspflicht

Von der Aufbewahrungspflicht sind grundsätzlich alle das Unternehmen betreffenden Rechnungsdokumente erfasst. Dass bedeutet, dass alle Rechnungen sowohl über Eingangsleistungen als auch Ausgangsleistungen aufzubewahren sind. Für die in Rechnung gestellten Ausgangsleistungen ist ein Rechnungsdoppel in der Buchführung aufzubewahren. Es ergibt sich daher aus § 14b UStG eine Verpflichtung, auch Rechnungen für die eigene Buchführung anzufertigen. Dies gilt auch für Unternehmer, die ausschließlich steuerfreie Umsätze ausführen. In Beispiel 2 (siehe oben) ist daher A verpflichtet, ein Doppel der gegenüber P erstellten Rechnung aufzubewahren. Soweit der Unternehmer Rechnungen mit Hilfe elektronischer Registrierkassen erteilt, ist es hinsichtlich der erteilten Rechnungen i.S.d. § 33 UStDV ausreichend, wenn Tagesendsummenbons aufbewahrt werden, die die Gewähr der Vollständigkeit bieten und den Namen des Geschäfts, das Ausstellungsdatum und die Tagesendsumme enthalten (vgl. Abschn. 14b.1 Abs. 1 Satz 2 UStAE).

Beachte: Die Aufbewahrungspflichten betreffen nicht nur Rechnungen, sondern auch Gutschriften i.S.d. § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG.

Besteht eine Rechnung aus mehreren Dokumenten (§ 31 Abs. 1 UStDV), sind alle aufzubewahren. Es ist daher beispielsweise nicht zulässig, nur das Dokument, in dem das Entgelt und der darauf entfallende Steuerbetrag angegeben sind, aufzubewahren.

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