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Originaldokumente Elektronische Aufbewahrung Einscannen von Originalrechnungen Archivierung von originär elektronischen Dokumenten Lebensdauer der Speichermedien und Sicherheitsanforderungen bei vollelektronischer Speicherung der Daten

Elektronische Aufbewahrung

Autor: Prof. Dr. Peter Mann

Elektronische Aufbewahrung

Als Alternative zu einer Buchführung, bei der die originalen Papierdokumente aufbewahrt werden, kommt eine Aufbewahrung auf einem Bildträger oder einem anderen Datenträger in Betracht (§ 147 Abs. 2 AO). Diese Verfahrensweise muss den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung, insbesondere den Anforderungen des BMF-Schreibens vom 28.11.2019 (BStBl I, 1269) entsprechen. Für den Vorsteuerabzug ist es nach Auffassung des BMF allerdings nicht erforderlich, die Grundsätze des BMF-Schreibens vom 28.11.2019 einzuhalten.

In der Praxis dürfte eine Archivierung auf Mikrofilm nicht mehr in Betracht kommen. Es wird daher im Folgenden nur auf die Archivierung im elektronischen Verfahren eingegangen.

Soweit der Unternehmer Rechnungen mithilfe elektronischer oder computergestützter Kassensysteme oder Registrierkassen erteilt, ist es hinsichtlich der erteilten Rechnungen i.S.d. § 33 UStDV ausreichend, wenn ein Doppel der Ausgangsrechnung (Kassenbeleg) aus den unveränderbaren digitalen Aufzeichnungen reproduziert werden kann, die auch die übrigen Anforderungen der GoBD (vgl. BMF-Schreiben v. 28.11.2019, BStBl I, 1269) erfüllen. Dies hat die Finanzverwaltung im BMF-Schreiben vom 16.11.2021 geregelt.