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Originaldokumente Elektronische Aufbewahrung Einscannen von Originalrechnungen Archivierung von originär elektronischen Dokumenten Lebensdauer der Speichermedien und Sicherheitsanforderungen bei vollelektronischer Speicherung der Daten

Originaldokumente

Autor: Prof. Dr. Peter Mann

Originaldokumente

Die einfachste Form der Archivierung von Originaldokumenten ist das Abheften der Eingangs- und Ausgangsrechnungen. In der Regel sind die Papierdokumente so beschaffen, dass sie die zehnjährige Aufbewahrungspflicht überdauern. Problematisch ist dies lediglich bei auf Thermopapier gedruckten Rechnungen. Es besteht jedoch die Möglichkeit, die Rechnung durch Fotokopie auf normalem Papier zu konservieren. Gemäß Abschn. 14b.1 Abs. 5 Satz 4 UStAE ist dabei nicht erforderlich, die ursprüngliche Rechnung aufzubewahren. Um Beweisschwierigkeiten hinsichtlich der Authentizität der Kopie aus dem Wege zu gehen, erscheint es trotzdem angebracht, die Originalrechnung bei der Buchführung aufzubewahren.

Praxistipp

Bei den Buchführungsunterlagen immer die Originalrechnungen aufbewahren, auch wenn diese zulässigerweise durch eine Kopie ersetzt wurden.