Verfahrensdokumentationen einfach und sicher erstellen – mit EasyDoku
Steuerberater wissen das: Unternehmer, die keine Verfahrensdokumentation vorweisen können, haben schlechte Karten in der Betriebsprüfung, denn es drohen empfindliche Nachzahlungen, weil ihre Buchführung durch den Prüfer angezweifelt, verworfen und dann hinzugeschätzt wird.
Allerdings ist deren Erstellung ein zeit- und arbeitsintensives Unterfangen. Bis jetzt! Denn nun gibt es „EasyDoku – Verfahrensdokumentation leicht gemacht“. EasyDoku ist die innovative Cloudlösung für Steuerberater zur effizienten Erstellung von Verfahrensdokumentationen.
| Besondere Bedeutung hat die Verfahrensdokumentation auch bei der Kassennachschau. So hat der BFH entschieden, dass das Fehlen einer lückenlosen Dokumentation zur Kassenprogrammierung bereits einen formellen Mangel darstellt, der dem Fehlen von Tagesendsummenbons gleichstehen kann und deshalb schon für sich genommen zu einer Hinzuschätzung berechtigt. (BFH, Urt. v. 25.03.2015 – X R 20/13)! | „Zusammenfassend ist die Verfahrensdokumentation und die Schätzungsbefugnis im Falle des Fehlens kein Märchen, sondern ernst zu nehmende Realität.“ (F. Hruschka, Ltd. RegDir, München in DStR 2019, 260) |
Ein Gewinn für Steuerberater und Mandanten
Mit „EasyDoku – Verfahrensdokumentation leicht gemacht“ wird die Erstellung von Verfahrensdokumentationen (fast) zum Kinderspiel. Zeit- und Arbeitsaufwand reduzieren sich auf ein Minimum.
Möchten Sie die Erstellung der Verfahrensdokumentation für einen Mandanten vollständig und komplett durchführen? Kein Problem. Möchte Ihr Mandant die Erstellung so weit wie ihm möglich erledigen mit einer abschließenden Kontrolle durch Sie? Auch kein Problem. EasyDoku ist mandantenfähig und so flexibel konzipiert, dass Sie als Steuerberater für oder gemeinsam mit Ihrem Mandanten für dessen Betrieb eine GoBD-konforme Verfahrensdokumentation erstellen können.
Mit nur wenigen Eingaben, ist der Mandant angelegt und eine Vorauswahl der zu dokumentierenden Geschäftsprozessen (z.B. Kassenführung oder Ersetzendes Scannen) getroffen. Im Interviewstil führt die Software anschließend nach dem Frage-Antwort-Prinzip durch die ausgearbeiteten Fragekataloge und vereinfacht damit die Erstellung der Dokumentation enorm. So kann auch ohne Vorkenntnisse eine Verfahrensdokumentation nach den Vorgaben der GoBD erstellt werden.
Die Leistungsmerkmale von „EasyDoku – Verfahrensdokumentation leicht gemacht“
✓ 19 vordefinierte Geschäftsprozesse
Mit EasyDoku stehen Ihnen 19 (!) vordefinierte Geschäftsprozesse (z.B. Ersetzendes Scannen, Kassenführung, Belegablage und Archivierung ) für eine Dokumentation zur Verfügung. Diese reichen von der Anlagenbuchführung über die Lohn- und Finanzbuchhaltung bis hin zur Inventur und zum Zahlungsverkehr. Sollen darüber hinaus weitere für das Mandantenunternehmen wichtige Geschäftsprozesse berücksichtigt werden? Kein Problem, denn in EasyDoku können Sie auch weitere, individuelle Prozesse anlegen.
✓ Mandantenfähig
EasyDoku ist mandantenfähig! Legen Sie einfach die Mandanten in EasyDoku an, für die Dokumentationen zu erstellen sind. Mit der Anlage steht für jeden Mandanten ein eigener Bereich zur Verfügung, zu dem nur Sie und optional der Mandant Zugang haben. Dies ermöglicht eine effiziente Zusammenarbeit mit dem Mandanten, wenn es z.B. darum geht, die Verfahrensdokumentation arbeitsteilig zu erstellen.
✓ Nach den Vorgaben der GoBD
Mit EasyDoku kann einfach und effizient eine Verfahrensdokumentation nach den Vorgaben der GoBD erstellt werden. EasyDoku hat sich bereits in zahlreichen Betriebsprüfungen bewährt. Dies bestätigen uns Kunden und Betriebsprüfer. Interne Verwaltungsanweisen von Seiten der Finanzverwaltung an die Betriebsprüfer wurden bei der Programmierung berücksichtigt.
✓ Revisionssichere Versionierung und Speicherung
Innerhalb der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist muss die jeweils geltende Verfahrensdokumentation revisionssicher vorgehalten werden. EasyDoku wird dieser Anforderung zu 100% gerecht: Durch Festschreiben einer Dokumentation erhält diese Versionsnummer und Versionsdatum und kann anschließend nicht mehr verändert werden. Zu dokumentierende Änderungen, werden in einer neuen Version der Verfahrensdokumentation berücksichtigt. So steht auch für vergangene Zeiträume und deren jeweilige Ausprägung der Geschäftsprozesse und des DV-Systems immer die jeweils gültige Verfahrensdokumentation zum Abruf zur Verfügung!
✓ Zentrale Datenverwaltung und modularer Aufbau
Mehrfach verwendete Elemente (z.B. Namen von Mitarbeitern und externen Dienstleistern, Hardware, Software, Zugangsgruppen und Ablagelageorte des Mandantenunternehmens) werden von EasyDoku zentral verwaltet. Einmal hinterlegt, erübrigt sich eine sonst lästige wiederholte Eingabe an den unterschiedlichen Stellen. In Verbindung mit dem modularen Aufbau von EasyDoku hilft dies nicht nur bei der Ersterstellung, sondern auch der Anpassung der Verfahrensdokumentationen und ist damit den gängigen Musterverfahrensdokumentationen in Word oder Excel auch in diesem Punkt deutlich überlegen.
✓ Sofort und von überall nutzbar
EasyDoku ist eine cloudbasierte Lösung. Damit können Sie und Ihre Mandanten EasyDoku sofort nutzen, eine zeit- und kostenaufwändige Installation eines Programms und von Updates entfällt. Ein weiterer Vorteil: Sie arbeiten stets mit der aktuellen Software, Darüber hinaus positionieren Sie sich damit als zukunftsorientierter Steuerberater.
✓ Deubner Aktualitätsgarantie
EasyDoku bleibt durch regelmäßige Aktualisierungen immer auf dem neuesten Stand und Sie müssen sich nicht um die Berücksichtigung geänderter oder neuer rechtlicher Vorgaben kümmern.
Konditionen:
„EasyDoku – Verfahrensdokumentation leicht gemacht“
Cloudbasierte Software zur Erstellung von Verfahrensdokumentationen
Kostenloser Testzeitraum: 14 Tage. Basispreis für Einrichtung und Bereitstellung inkl. Anlage von bis zu 5 Mandanten: 39 €/Monat zzgl. USt. Preis für Anlage und Verwaltung von jeweils 10 weiteren Mandanten: 39 €/Monat zzgl. USt.
Laufzeit: 12 Monate mit jederzeitigem Kündigungsrecht zum Ende des Bezugszeitraums. Die Rechnungsstellung erfolgt halbjährlich im Voraus.