Frage: Besteht eine ähnliche Herausforderung nicht auch bei den Pendelordnern der Mandanten?
StB Gebert: Auch hier wird sich eine logistische Herausforderung ergeben, wenn die Mitarbeiter im Home Office arbeiten. Hier besteht aus meiner Sicht natürlich auch das Risiko, dass der Pendelordner mit den originalen Buchführungsbelegen der Mandanten beim Transport zum Mitarbeiter ins Home Office verloren geht. Der Ansatz vieler Kanzleien bestand in der Vergangenheit darin, hochwertige Scangeräte in der Kanzlei aufzustellen und die vom Mandanten gebrachten Unterlagen einzuscannen, um diese digital erfassen zu können. Das kann natürlich auch jetzt helfen, die Belege aus den Pendelordnern zu den Mitarbeitern im Home Office zu bringen. Allerdings würde ich hier immer dafür plädieren, langfristig die Mandanten dahin zu bringen, dass die Buchführungsbelege nur noch in digitaler Form beim Steuerberater abgegeben werden. Mir ist klar, dass hier auch viele Mandanten Vorbehalte hatten. Ich denke jedoch, dass die Bereitschaft, auf eine digitale Buchhaltung umzusteigen, bei den Mandanten immer höher werden wird, da ja auch viel mehr Belege digital beim Mandanten ankommen. Möglicherweise trägt die aktuelle Situation ja auch dazu bei, dass sich mehr Mandanten überzeugen lassen, von dem Pendelordner abzusehen. Bei steuerberaten.de haben wir unsere Mandanten von Anfang an von den Vorteilen der digitalen Buchhaltung überzeugt. Viele Mandanten suchen uns als Steuerberater auch deshalb aus, weil wir hier besondere Kenntnisse im Bereich der digitalen Buchhaltung haben und dem Mandanten zum Beispiel die beste für ihn passende Software empfehlen können.
Frage: An wen können sich Steuerberater wenden, wenn sie Unterstützung bei der Einrichtung einer geeigneten Infrastruktur brauchen?
StB Gebert: Hier sind sicher die ASP Service Provider die besten Ansprechpartner. Sehr gute Erfahrungsberichte höre ich immer wieder von der DATEV eigenen ASP Lösung, auch wenn diese recht kostenintensiv ist. Wir arbeiten mit einem kleineren Anbieter zusammen, der in der Lage ist, das ASP System auch auf unsere ganz individuellen Bedürfnisse der Kanzlei anzupassen und bei dem wir eine Reihe von zusätzlicher Software betreiben können, die nicht zum Standardpaket gehört.
Frage: Gibt es darüber hinaus besondere technische und auch prozess-technische Herausforderungen bei Steuerberatern im Gegensatz zu anderen Branchen? Stichwort Datenschutz, Belegaustausch usw.
StB Gebert: Wenn Mitarbeiter von verschiedenen Orten an einem gemeinsamen Mandantenstamm zusammenarbeiten sollen, ist es natürlich wichtig, dass vorher gute Prozesse ausgearbeitet wurden. Dies fängt zum Beispiel dabei an, dass die digitalen Arbeitspapiere an einem bestimmten Ort abgelegt werden. Genauso muss sichergestellt sein, dass Änderungen an Dokumenten nachvollziehbar sind und es eine Revisionskontrolle gibt. Da die Mitarbeiter im Home Office und die Arbeitsweisen nicht unmittelbar durch Beobachtung vom Steuerberater kontrolliert werden können, muss aus meiner Sicht ein umfangreiches Prozesshandbuch vorhanden sein. Das Thema Datenschutz ist natürlich auch besonders zu beachten, wenn Mitarbeiter im Home Office tätig werden. Das gilt aus meiner Sicht besonders, wenn ausgedruckte Mandantendaten mit ins Home Office genommen werden. Aber genauso, wenn die Bearbeitung der Belege ausschließlich digital erfolgt. Hier ist zwar durch eine gute IT-Infrastruktur in der Regel sichergestellt, dass die Kanzleidaten nicht so einfach durch Fehlverhalten der Mitarbeiter (z. B. Computervirus herunterladen) gefährdet werden, aber dennoch gibt es oft ganz praktische Probleme. Zum Beispiel sollte der Computerbildschirm nicht von fremden Dritten (z. B. durch ein Fenster) einsehbar sein. Außerdem sollten die Mitarbeiter ihren Computer beim Verlassen des Home Office Arbeitsplatzes immer mit Passwortschutz sperren, damit sich niemand unberechtigten Zugriff verschaffen kann. Von großer Bedeutung ist es auch, dass die Arbeit ausschließlich auf der Remote-Server-Verbindung erfolgt und keinesfalls Daten auf der lokalen Umgebung des Computers bearbeitet oder gespeichert werden. Wir haben hierfür eine Home Office Arbeitsrichtlinie verfasst.
Frage: Häufig wird die interne Kommunikation als Hindernis für Home Office genannt. Wie und mit welchen Tools kommunizieren Sie denn bei steuerberaten.de mit Ihren Kollegen?
StB Gebert: Ja, das ist tatsächlich eine Herausforderung. Dadurch, dass sich Mitarbeiter nicht mehr einfach so „auf dem Gang“ treffen können, besteht die Gefahr, dass gute Einfälle und Ideen, die sich oft aus zufälligen Gesprächen ergeben, ausbleiben. Ebenfalls ist die Hemmschwelle der Mitarbeiter größer, bei einer fachlichen oder technischen Frage schnell mal einen Kollegen zu fragen. Ich denke diese Punkte lassen sich aber gut lösen. Wir setzen hier ganz stark auf Videokonferenzen. Hierzu haben wir uns eine eigene Lösung entwickelt, bei der es unseren Mitarbeitern und unseren Mandanten möglich ist, ganz einfach eine Videokonferenz untereinander zu starten. Es gibt aber auch gute Software von Drittanbietern. Im Rahmen einer Videokonferenz kann man gut erkennen, ob der Gesprächspartner wirklich verstanden hat was besprochen wurde oder ob noch Fragen offen sind. Ein weiterer wichtiger Aspekt ist, dass bei einer Videokonferenz auch der Bildschirm geteilt werden kann. Das bedeutet, dass der Teilnehmer der Konferenz den Bildschirm des anderen verfolgen kann und so beispielsweise gemeinsam ein Blick auf eine BWA oder ein Buchungskonto mit unklaren Posten geworfen werden kann. Aus meiner Sicht ist das viel komfortabler im Gegensatz zur klassischen Vorgehensweise, bei der man sich die Dinge gemeinsam vor einem kleinen oder großen Bildschirm versucht zu erklären. Ein wichtiger Schritt zur Etablierung der Videokonferenz in unserer Kanzlei war die Abschaffung der klassischen Telefone. Denn natürlich waren unsere Mitarbeiter zunächst skeptisch, als wir unser Videokonferenztool eingeführt haben. Außerdem hatten erste Tests immer mal wieder technische Probleme mit sich gebracht, weil zum Beispiel das Headset nicht richtig erkannt wurde oder weil die Kamera nicht funktionierte. Hier müssen aber eigentlich nur einmal die richtigen Einstellungen vorgenommen werden, dann kann man verlässlich und problemlos Videokonferenzen durchführen. Solange aber die klassischen Telefone für die Mitarbeiter noch greifbar waren, wurde dieser Kommunikationsweg immer etwas vorgezogen.
Frage: Ganz abgesehen von der Technik: Für manche Steuerberater dürfte das Arbeiten von zu Hause aus eine ungewohnte Situation sein. Haben Sie Tipps, wie die Kollegen die Umstellung leichter schaffen? Wie können sie z.B. für eine Struktur im Arbeitsleben sorgen?
StB Gebert: Steuerberater haben in der Regel eine sehr hohe Arbeitsbelastung. Hier kann das Home Office eine Entlastung bringen, weil natürlich viel besser die Möglichkeit besteht, für einige Stunden am Tag wirklich ungestört zu arbeiten, um so hochanspruchsvolle Tätigkeiten zu erledigen, wie beispielsweise eine Klage zu verfassen. Dies ist im klassischen Kanzleialltag ja eigentlich nur am späten Nachmittag zu schaffen, wenn die Mitarbeiter Feierabend gemacht haben. Da die Mitarbeiter im Home Office nicht ständig an die Tür des Chefs klopfen können, um Fragen zu klären, empfehle ich hier feste Zeiten zu vereinbaren, in denen Sie per Videokonferenz erreichbar sind. Einige Steuerberater bei uns sind zum Beispiel auch zu bestimmten Zeiten immer in der Videokonferenz eingeloggt und wenn Mitarbeiter Fragen haben, schalten diese sich dann einfach dazu und haben so direkten Zugriff auf den Steuerberater. Ebenso sinnvoll ist es, feste Jour-Fix Termine mit dem gesamten Team oder bestimmten Mitarbeitern zu vereinbaren. Um nicht sofort mit Arbeit in den Tag zu starten, kann die freigewordene Zeit durch den Wegfall des Arbeitsweges zum Beispiel für Sport oder einen Spaziergang genutzt werden.
Frage: Und die Familie? Wie stellt man Partner oder Kinder darauf ein, dass man jetzt plötzlich immer zu Hause ist und Home Office macht?
StB Gebert: Ich sehe hier eigentlich nur Vorteile und keine Nachteile, da man glücklicherweise die Möglichkeit hat sich viel mehr in der Familie einzubringen. Natürlich muss den Kindern (und ggf. auch dem Partner oder der Partnerin) klargemacht werden, dass an einem Home Office Tag auch ein hohes Pensum an Arbeit geschafft werden muss und das Arbeiten von Zuhause nicht gleichbedeutend ist mit einer ständigen Verfügbarkeit für die Familie. Ähnlich wie im Büro könnte hier zum Beispiel eine geschlossene Tür zum Arbeitszimmer signalisieren, dass gerade keine Störung möglich und erwünscht ist.
Frage: Das soziale Miteinander spielt ja auch im Arbeitsleben eine Rolle. Fällt das nun durch dauerhaftes Home Office weg? Was kann man gegen drohende Vereinsamung tun?
StB Gebert: Ich kann hier langfristig keine besonderen negativen Effekte feststellen. Ich habe zum Beispiel ein genauso gutes Verhältnis zu unseren Mitarbeitern, die ausschließlich im Home Office arbeiten wie zu den Mitarbeitern, die ich mehrmals wöchentlich im Büro treffe. Es gibt dennoch einige Möglichkeiten einer möglichen Vereinsamung entgegenzuwirken. Zum Beispiel haben wir bei steuerberaten.de ein leistungsfähiges „Social Intranet“ eingerichtet. Das kann man sich wie eine Art Facebook für die Kanzlei vorstellen, wobei neben fachlichen Dingen gern auch mal etwas Amüsantes gepostet werden darf. Ich bemühe mich hier als Chef mit gutem Beispiel voranzugehen und immer wieder einen heiteren Post abzusetzen, um so die Mitarbeiter zu motivieren, in den gegenseitigen digitalen sozialen Austausch zu gehen. Letztendlich sollten aber auch gemeinsame Veranstaltungen wie die Weihnachtsfeier, das Sommerfest oder regelmäßige gemeinsame Ausflüge nicht fehlen. Wenn hin und wieder ein derartiger persönlicher Austausch ermöglicht wird, klappt die Zusammenarbeit auf menschlicher Ebene im Home Office aus meiner Sicht genau so, als würde man täglich in der Kanzlei in einem Büro arbeiten.
Frage: Im Kollegenkreis hören wir von Steuerberatern, die ihren Mandanten jetzt mitteilen, dass sie quasi rund um die Uhr auf der privaten Mobilnummer erreichbar sind. Übertrieben oder notwendig?
StB Gebert: Ich halte das für absolut übertrieben und sehe hierfür keinen Grund. Es gibt gute technische Lösungen, auch über den PC zu telefonieren und über die gewohnte Kanzleirufnummer auch im Home Office erreichbar zu bleiben. Die privaten Mobiltelefonnummern werden von unseren Mitarbeitern überhaupt nicht benötigt. Im Gegenteil, wir bitten die Mitarbeiter explizit darum, ihre privaten Mobilfunknummern nicht für den Mandantenkontakt zu nutzen.
Frage: Bemerken Sie denn Besorgnis oder gar Panik bei Mandanten - was die Erreichbarkeit ihrer Steuerberater angeht und die Sicherstellung der Abläufe? Was raten Sie Steuerberatern in der Kommunikation der neuen Arbeitsweise nach außen?
StB Gebert: Da wir bereits bisher mit unseren Mandanten ausschließlich per Videokonferenz, Telefon und Nachrichten Kontakt gehalten haben, hatten wir bei steuerberaten.de überhaupt keine Probleme. Im Jahr besuchen uns vielleicht 5-10 Mandanten persönlich in der Kanzlei, insofern gab es hier keine Sorgen. Ich kann mir jedoch vorstellen, dass Mandanten nervös werden, wenn Steuerkanzleien nun schließen (müssen) und die Arbeit in das Home Office verlagern. Gerade in der aktuellen Zeit mit den zu erwartenden negativen wirtschaftlichen Konsequenzen für unsere Mandanten sind wir als Steuerkanzleien gefragt. Ich denke, jeder Mandant hat Verständnis dafür, dass auch Steuerkanzleien aktuell nicht mehr in voller Besetzung vor Ort weiterarbeiten können. Für eine gewisse Notbesetzung muss sicherlich gesorgt sein, zum Beispiel um die Eingangspost weiter zu bearbeiten oder Unterlagen entgegenzunehmen, die Mandanten weiterhin in die Kanzlei bringen. Ich denke, für viele Kanzleien kann die Situation aber auch eine große Chance sein, die Mandanten davon zu überzeugen, digitale Belege nicht mehr auszudrucken und gleichsam Papierbelege im Betrieb einzuscannen und dann alles gesammelt in digitaler Form an die Kanzlei zu übermitteln. Jeder Pendelordner, der nun abgeschafft werden kann, wird langfristig ein großer Gewinn für die Kanzlei sein – auch bei kleinen Mandanten.
Frage: Nicht nur für die Mitarbeiter, auch für die Chefs ist die Situation neu. Was ist beim Führen zu beachten, wenn die Mitarbeiter nicht mehr in der Kanzlei sind, sondern jeder/ jede für sich zu Hause? Wie führt man erfolgreich von zu Hause aus?
StB Gebert: Unabdingbar ist aus meiner Sicht eine lückenlose und saubere Zeiterfassung der Mitarbeiter. Hier muss wirklich darauf geachtet werden, dass die Mitarbeiter ihre Zeiten ordentlich erfassen. Dies sollte anfangs häufiger und später immer wieder gelegentlich durch Stichproben kontrolliert werden. Wir haben auch bestimmte Kernzeiten festgelegt, zu denen wir erwarten, dass Mitarbeiter im Home Office erreichbar sind. Sollte etwas dazwischenkommen, muss vorher Bescheid gegeben werden.
Frage: Manche Chefs befürchten, dass die Arbeit durch Home Office leidet. Was entgegnen Sie? Ist die Sorge überhaupt berechtigt?
StB Gebert: Für jeden Mitarbeiter, der von heute auf morgen in das Home Office wechselt, ist das natürlich eine neue Situation, die auch die Gefahr birgt, dass die Arbeit darunter leidet. Natürlich gibt es viele Ablenkungen, denen sich der Mitarbeiter hingeben kann. Nach unseren Erfahrungen kann man sich bei Einsatz von guten Tools wie Videokonferenz und dem Aufsetzen von guten Prozessen und Arbeitsvereinbarungen zum Beispiel zur Zeiterfassung aber eher auf bessere Arbeitsergebnisse als vorher freuen.
Frage: Was sind denn die Vorteile von Home Office? Sie setzen bei steuerberaten.de ja nicht ohne Grund auf das Arbeiten von zu Hause.
StB Gebert: Die Vorteile vom Arbeiten im Home Office sind vielfältig. Es ist nicht nur so, dass in Zeiten des Fachkräftemangels ein Home Office Arbeitsplatz ein wesentliches Argument dafür sein kann, gute Mitarbeiter für die Kanzlei zu gewinnen. Die Anzahl an möglichen Bewerbern erhöht sich auch stark, da auch Bewerber in Betracht kommen, die nicht in der Nähe der Kanzlei wohnen. Für die Mitarbeiter ergibt sich eine höhere Lebensqualität, da zum Beispiel Fahrtwege wegfallen. Es müssen nicht mehr so große Kanzleiräumlichkeiten vorgehalten werden, so dass Kosten gespart werden können. Wir haben zum Beispiel Mitarbeiter, die sich einen Arbeitsplatz bei uns in der Kanzlei teilen. Der eine Mitarbeiter nutzt den Arbeitsplatz Montag bis Mittwoch und ist ansonsten im Home Office und der andere Mitarbeiter nutzt den Arbeitsplatz dann Donnerstag bis Freitags und ist an den anderen Tagen im Home Office.
Frage: Glauben Sie, dass die Corona-Krise auch dauerhaft Auswirkungen auf das Arbeitsleben von Steuerberatern hat? Wird die ein oder andere Kanzlei ihren Mitarbeitern nach der Krise mehr Home Office-Möglichkeiten bieten?
StB Gebert: Es ist zumindest zu hoffen, dass hier ein gewisses Umdenken einsetzt. Home Office ist aus meiner Sicht für jüngeren Berufskollegen und jüngere Steuerfachleute mittlerweile etwas ganz Selbstverständliches.
Herr Gebert, vielen Dank für das Interview!
