Das Jahr 2020 markiert einen Wendepunkt bei der E-Rechnung, denn es treten zwei weitere Stufen der EU-weiten E-Rechnungspflicht in Kraft. Bereits seit 18.4.2020 müssen alle öffentlichen Rechnungsempfänger auf Landes- und kommunaler Ebene elektronische Rechnungen akzeptieren. Ab 27.11.2020 dürfen öffentliche Stellen sogar auf elektronischen Rechnungen bestehen. Im folgenden Beitrag erhalten Sie einen Überblick über die so genannte E-Rechnungsrichtlinie und das E-Rechnungsgesetz – lesen Sie jetzt weiter.
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Pflicht zur E-Rechnung ab 2020
Ihre Mandanten erfüllen öffentliche Aufträge? Dann müssen sie ab dem 27. November 2020 elektronische Rechnungen stellen können. Diese starre Frist gilt in jedem Fall bei Aufträgen für Bundesbehörden – doch es wird erwartet, dass auch Länder und Kommunen zu diesem Zeitpunkt oder etwas später auf die Rechnungsformate XRechnung oder ZUGFeRD bestehen werden.
Hintergrund ist die E-Rechnungsrichtlinie der EU
Die Pflicht zur E-Rechnung beruht auf der Europäischen Richtlinie zur Verwendung von elektronischen Rechnungen in öffentlichen Ausschreibungen („E-Rechnungsrichtlinie“).
Die E-Rechnungsrichtlinie legt folgende Definition fest: Eine E-Rechnung ist
- eine Rechnung ist, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird,
- das ihre automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht.
- Nicht zulässig sind z.B.: Bilddatei, eine eingescannte Rechnung oder ein PDF-Dokument
Umgesetzt wurde die EU-Richtlinie in Deutschland durch das E-Rechnungs-Gesetz.
Das E-Rechnungs-Gesetz der Bundesregierung
Die technischen Details der E-Rechnung finden sich in einer Rechtsverordnung wieder. Darin enthalten sind Vorschriften über
- das zu verwendende Rechnungsdatenmodell,
- über die Übermittlungsart sowie
- Regelungen über die Voraussetzungen, die elektronische Rechnungen erfüllen müssen.
Geregelt wurden außerdem Fristen, nach denen zum einen öffentliche Stellen elektronische Rechnungen akzeptieren müssen, zum anderen Rechnungssteller verpflichtet werden, E-Rechnungen zu auszustellen.
So müssen Länder und Kommunen seit dem 18. April 2020 elektronische Rechnungen annehmen. Ab dem 27. November 2020 sind dann die Lieferanten des Bundes verpflichtet, nur noch elektronische Rechnungen zu stellen. Die Bundesländer können zwar abweichende Regelungen für Landesebene und Kommunen schaffen, doch ist davon wohl nicht auszugehen.
Was ist die XRechnung?
Als elektronische Rechnung wird in Zukunft nur noch die so genannte XRechnung akzeptiert, durch die der Austausch eines strukturierten Datensatzes ermöglicht wird. Die Rechnungsdaten können dadurch automatisch verarbeitet werden. Die XRechnung, ein XML-basiertes, semantisches Rechnungsdatenmodell, wird der Standard beim Austausch mit Behörden.
Ziel ist ein vollständig technologieneutraler, IT-gestützter Prozess für die Versendung, Prüfung und Verarbeitung von E-Rechnungen - auch europaweit.
Hinweis: Mit dem Standard XRechnung werden lediglich Format, Datenstruktur und Semantik der Rechnung formalisiert; der Übermittlungsweg der Rechnung wird durch XRechnung nicht standardisiert. Deshalb können auch andere Rechnungsformate, die den Vorgaben der EU entsprechen, ggf. ebenfalls angenommen werden.
Zentrale Rechnungseingangsplattform
Das E-Rechnungsgesetz sieht außerdem eine zentrale Rechnungseingangsplattform vor, über die die E-Rechung hochgeladen werden muss.
Seit dem 20.11.2018 steht bereits eine „Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) für die elektronische Rechnungsstellung und das Einreichen von Rechnungen“ zur Verfügung. Rechnungen, die dem Standard XRechnung entsprechen, werden über diesen Webservice angenommen.
Was wird aus ZUGFeRD 2.0?
Das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) hat unter dem Namen ZUGFeRD („Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) bereits 2014 ein einheitliches Datenformat entwickelt.
Eine ZUGFeRD-Rechnung wird von einem Rechnungsempfänger durch die strukturierten Daten ebenfalls automatisch erkannt.
Das ZUGFeRD-Format ist allerdings ein hybrides Rechnungsformat aus einem menschenlesbaren PDF und einem maschinenlesbaren Anhang mit strukturierten Daten.
Seit März 2019 gibt es ZUGFeRD 2.0, das vollständig den EU-Vorgaben entspricht und damit auch von allen europäischen Verwaltungen empfangen und verarbeitet werden kann.
Der Unterschied zur XRechnung: Während ZUGFeRD alle elektronischen Übermittlungswege erlaubt (also z.B. per E-Mail, Datenaustausch, Upload oder Download), kann XRechnung nur als Web Service genutzt werden. Eine ZUGFeRD-Rechnung nach Version 2.0 kann also als Alternative zur XRechnung dienen.
