Wenn Sie Rechnungen erstellen oder erhalten, werden Sie immer häufiger mit Begriffen wie E-Rechnung (auf Englisch: E-Invoicing oder E-Invoice), digitale Rechnung, XRechnung, EDI oder ZUGFeRD konfrontiert. Dabei ist mit elektronischen Rechnungen i.d.R. mehr gemeint als das einfache PDF, das Sie – „irgendwie digital“ – an Ihre E-Mail anhängen oder empfangen. E-Rechnung bezeichnet als Oberbegriff zwar ganz allgemein eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, aber von diesen Formaten gibt es inzwischen gleich mehrere. Wir geben Ihnen im folgenden Beitrag alle relevanten Informationen zu den Formaten der digitalen Rechnung.
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Rechnungsformate der digitale Rechnung
In der EU-Richtlinie 2014/55/EU ist genau festgelegt, was unter einer elektronischen Rechnung verstanden wird. Ein einfaches PDF, das keine strukturierten Daten enthält, reine Bilddateien oder die eingescannte Papierrechnung sind nach dieser Richtlinie keine elektronischen Rechnungen.
Erlaubt sind aber sogenannte „hybride Formate“, wenn bestimmte Teile der Rechnung der Richtlinie entsprechen. Rechtlich zulässig sind grundsätzlich Rechnungsformate, die nur aus strukturierten Daten bestehen, sowie Rechnungsformate, die aus einem strukturierten Format und einer Bilddatei bestehen.
Grundsätzlich lässt sich also unterscheiden zwischen folgenden Formaten:
- Strukturierte Datenformate, z.B. EDIFACT, XML, XRechnung,
- hybride Daten: strukturiertes Format + Bilddatei, z.B. ZUGFeRD,
- unstrukturierte Datenformate,* z.B. .tif, .jpg oder PDF.
* Gelten lt. EU-Richtlinie nicht als E-Rechnung.
1. ZUGFeRD 2.0
Definition/Begriff: Das E-Rechnungsformat ZUGFeRD ist eine Entwicklung des Forums elektronische Rechnung Deutschland (FeRD).
Erstellung einer ZUGFerd Rechnung
ZUGFeRD verbindet die Vorteile der beiden Formate PDF und XML: Rechnungsdaten werden mit einer standardisierten XML-Struktur in einem PDF-Dokument zusammengeführt, so dass sie ohne manuelle Eingriffe ausgelesen und weiterverarbeitet werden können. Optisch ist kein Unterschied zu einer Standard-PDF-Datei erkennbar.
Zusätzlich zu den normalen PDF-Daten werden alle Nutzdaten der Rechnung in einem standardisierten XML-Format in einem Bereich der PDF-Datei gespeichert, der bei der normalen Anzeige nicht sichtbar ist. Der Standard ist so definiert, dass z.B. Absenderfirma, Rechnungsdatum, Beträge und Bankverbindungen immer an der gleichen, festgelegten Stelle der XML-Daten gespeichert werden. Durch diese Standardisierung können die Rechnungsdaten automatisch weiterverarbeitet werden.
Verarbeitung der digitalen Rechnung im ZUGFeRD-Format
Adressaten, die keine elektronische Rechnungsverarbeitung verwenden und die XML-Datei nicht maschinell und automatisiert verarbeiten, arbeiten wie bisher mit der PDF-Rechnung.
Empfänger mit elektronischer Rechnungsverarbeitung wiederum lesen die Rechnungsinformationen direkt aus dem standardisierten ZUGFeRD-XML-Format aus.
Überblick ZUGFeRD
- Branchenunabhängiger und internationaler Standard,
- ZUGFeRD-Rechnungen sind durchsuchbar und entsprechen allen gesetzlichen Anforderungen zur Revisionssicherheit,
- kein technisches Protokoll zur Übermittlung vorgeschrieben,
- keine vertragliche Vereinbarung zwischen beiden Parteien nötig,
- Rechnungen lassen sich auf elektronischem Weg (E-Mail, Download etc.) austauschen,
- Zahlungsabläufe lassen sich automatisieren und vereinfachen,
- Fehler durch die manuelle Daten- und Belegerfassung fallen weg.
Fazit zu ZUGFeRD-Rechungen
Das ZUGFeRD-Format ist ein Format für die Standardisierung elektronischer Rechnungen. Es verbindet die Vorteile von XML (automatisierte Auslesbarkeit) mit dem PDF-Format (verbreitetes Format, das auf fast jedem Endgerät geöffnet und betrachtet werden kann) in einer Datei und sollte daher als Option bei Überlegungen zu den eigenen Prozessen der elektronische Rechnungslegung Eingang finden.
2. EDI-Verfahren
Definition/Begriff: EDI = Strukturiertes Rechnungsformat. EDI ist das englische Akronym für Electronic Data Interchange oder auf Deutsch: Elektronischer Datenaustausch.
EDI ist ganz einfach zu verstehen. Sie müssen lediglich über zwei Dinge Bescheid wissen. Zunächst ersetzt EDI Papierdokumente durch elektronische Dokumente. Und dann werden die Daten in einem Dokument in einem Standardformat übermittelt, so dass Sender und Empfänger das Dokument exakt lesen können.
Daher kommt der Begriff Electronic Data Interchange oder EDI.
Erstellung/Austausch im EDI-Verfahren
Beim Versand einer elektronischen Rechnung wird die Rechnung auf Senderseite in einem maschinell verwertbaren Format erzeugt (z.B. EDIFACT oder XML) und anschließend direkt an das IT-System des Empfängers versendet – als klassisches EDI.
Dort wird die elektronische Rechnung ohne menschliches Zutun vom IT-System absorbiert und ist sofort für die weitere Bearbeitung (z.B. Rechnungsprüfung und -freigabe) verfügbar.
- Es erfolgt keine Übermittlung von Dokumenten.
- Die Software generiert aus Einzeldaten eine Rechnung.
Voraussetzungen EDI
Bei der Abrechnung in elektronischer Form mittels EDI-Verfahren sind ebenfalls die umsatzsteuerlichen Anforderungen des § 14 Abs. 3 UStG zu beachten. Hier stehen verschiedene Umsetzungsvarianten zur Auswahl. Eine häufige Umsetzungsvariante ist das sogenannte EDI-Verfahren, das auf einer EDI-Vereinbarung zwischen Rechnungsersteller und Rechnungsempfänger basiert zur Anerkennung des Vorsteuerabzugs.
Für den Austausch von Rechnungsdaten per EDI-Verfahren wird häufig die Kurzform nur für das EDI-Verfahren zum Vorsteuerabzug bei elektronischen Rechnungen verwendet; diese regelt den Austauschstandard der Parteien.
Überblick EDI
Merkmale:
- Vereinbarung im Vorfeld des Austauschs
- Austausch von reinen Datensätzen
Vorteile:
- Schnelles Handling mit webbasierter Eingabemaske
- Stammdaten können automatisch bereitgestellt werden
- Einheitliches Datenformat auch international
Fazit EDI
Das EDI-Verfahren wird häufig in der Industrie und im Großhandel angewandt. Für kleinere und mittlere Unternehmen ist es wegen der Komplexität und der damit einhergehenden hohen Kosten eher ungeeignet.
Warum überhaupt elektronische Rechnungsformate?
Dass es überhaupt spezielle elektronische Rechnungsformate gibt und diese an Relevanz gewinnen, hat vor allem drei Gründe:
1. Sicherheit
Rechnungen enthalten naturgemäß sensible Unternehmensdaten. Deshalb haben Unternehmen ein Interesse daran, dass diese Daten so sicher wie möglich vom Sender zum Empfänger übermittelt werden. Ein besonders verschlüsseltes Format erhöht die Sicherheit der gesendeten Daten.
2. Prozessoptimierung
Die in Rechnungen enthaltenen Angaben werden zumeist ohnehin aus Datenbanken ermittelt. Zudem ist die Rechnungserstellung oft mit Warenwirtschaftssystemen, Zahlungssystemen oder anderen bereits digital arbeitenden Systemen und Prozessen verknüpft. Eine elektronische Rechnung gewährleistet zusätzlich, dass Daten schneller für Unternehmensprozesse zur Verfügung stehen und im unternehmenseigenen System weiterverarbeitet (z.B. beglichen) werden können.
3. Die Europäische Union
Das EU-Parlament hat bereits am 16.04.2014 die EU-Richtlinie 2014/55/EU verabschiedet, nach der im öffentlichen Sektor ab 2018 Rechnungen nur noch elektronisch verarbeitet werden sollen.
Für die Deutsche Verwaltung bedeutet das, dass ab dem 27.11.2020 für alle Lieferanten an den Bund die Verpflichtung in Kraft tritt, Rechnungen nach bestimmten Formatvorgaben (XRechnung) bei den Bundesbehörden elektronisch einzureichen. Ansonsten werden diese abgelehnt. Das ZUGFeRD 2.0 Format erfüllt diese Vorgaben, ist also damit eine Alternative zur XRechnung.
Autor: Michel Menk, Geschäftsführer MDC Solutions GmbH
