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In der täglichen Praxis von Steuerfachangestellten fallen viele administrative und organisatorische Aufgaben an. Mit den richtigen Tools und Methoden lassen sich diese Aufgaben effizienter gestalten. ChatGPT kann Sie dabei unterstützen, Ihren Büroalltag zu optimieren und für mehr Struktur zu sorgen. In diesem Beitrag stellen wir Ihnen dazu zehn hilfreiche ChatGPT-Prompts und deren Anwendung vor.
Prompt: „Wie organisiere ich meinen E-Mail-Posteingang effizient, um den Überblick über wichtige Mandantenanfragen zu behalten?“
Anwendung: Lassen Sie sich von ChatGPT Tipps zur Einrichtung von E-Mail-Ordnern und -Filtern geben, um Ihre E-Mails automatisch zu sortieren. Dadurch vermeiden Sie einen überfüllten Posteingang und behalten den Überblick über wichtige Nachrichten.
Prompt: „Erstelle eine Liste mit Best Practices für die Planung und Organisation von Terminen und Fristen in einem steuerlichen Umfeld.“
Anwendung: Nutzen Sie diese Tipps, um bei Ihrer Terminplanung die Kontrolle zu behalten! ChatGPT kann Sie z.B. dabei unterstützen, eine Fristenübersicht zu erstellen oder rechtzeitig an wichtige Termine zu erinnern.
Prompt: „Wie kann ich eine effektive und strukturierte Ablage für steuerliche Dokumente und Unterlagen einrichten?“
Anwendung: Erfahren Sie von ChatGPT, wie Sie eine sinnvolle Ordnerstruktur anlegen, um Dokumente schnell wiederzufinden. Eine gute Ablage spart Zeit und sorgt dafür, dass alles griffbereit ist.
Prompt: „Welche Methoden zur Priorisierung von Aufgaben helfen dabei, meine Arbeitszeit möglichst produktiv zu nutzen?“
Anwendung: ChatGPT kann Ihnen dabei helfen, Methoden wie die Eisenhower-Matrix oder die Pomodoro-Technik zu erlernen, um Ihre Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit zu priorisieren.
Prompt: „Formuliere Tipps für die effektive Kommunikation im Team, um Arbeitsabläufe zu koordinieren und Missverständnisse zu vermeiden.“
Anwendung: Verbessern Sie Ihre Teamkommunikation mit den Ratschlägen von ChatGPT, z.B. durch klare Aufgabenverteilung oder regelmäßige Teammeetings.
Prompt: „Welche allgemeinen Checklisten können bei der täglichen Arbeit in der Steuerberatung hilfreich sein?“
Anwendung: Lassen Sie sich von ChatGPT Checklisten für wiederkehrende Aufgaben erstellen, z.B. für die Monats- und Jahresabschlüsse, um sicherzustellen, dass keine Schritte vergessen werden.
Prompt: „Wie führe ich effektive Telefonnotizen, um wichtige Informationen aus Mandantengesprächen festzuhalten?“
Anwendung: Erhalten Sie Tipps, wie Sie während eines Telefonats effizient Notizen machen, um alle wichtigen Informationen festzuhalten und später darauf zurückgreifen zu können.
Prompt: „Welche Schritte kann ich unternehmen, um meinen physischen und digitalen Arbeitsplatz optimal zu organisieren?“
Anwendung: Nutzen Sie die Anregungen von ChatGPT, um Ihren Schreibtisch und Computer so zu organisieren, dass Sie jederzeit schnellen Zugriff auf benötigte Unterlagen und Programme haben.
Prompt: „Wie erstelle ich strukturierte und präzise Protokolle von Meetings oder Besprechungen mit Mandanten?“
Anwendung: Lernen Sie, wie Sie mit ChatGPT klare und strukturierte Protokolle anfertigen, damit alle wichtigen Punkte und Vereinbarungen festgehalten sind.
Prompt: „Welche Arten von Vorlagen sollten immer griffbereit sein, um Standardaufgaben im Büroalltag schneller zu erledigen?“
Anwendung: Lassen Sie sich von ChatGPT dabei unterstützen, Vorlagen für häufig benötigte Dokumente wie E-Mails, Rechnungen oder Erinnerungen zu erstellen, um Zeit zu sparen.
Mit diesen ChatGPT-Prompts können Sie Ihren Büroalltag produktiver und strukturierter gestalten. Die Anwendung dieser allgemeinen Hilfsmittel ermöglicht es, Routinetätigkeiten zu optimieren, so dass mehr Zeit für die komplexeren und anspruchsvolleren Aufgaben im Steuerwesen bleibt. Durch eine gut organisierte Arbeitsweise gewinnen Sie nicht nur an Effizienz, sondern reduzieren auch Stress und steigern die Zufriedenheit im Arbeitsalltag.
Felix Ozimek, Steuerberater
Felix Ozimek, B. A. Steuerlehre/M. A. (Taxation), ist bei Flick Gocke Schaumburg mbB in Düsseldorf im Bereich Tax Technology tätig, darüber hinaus ist er freiberuflicher Dozent und Autor im Bereich Rechnungswesen und Steuerlehre.
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