ChatGPT für die Steuerkanzlei – Anwendungsbeispiele

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ChatGPT hat Künstliche Intelligenz (KI) für alle nutzbar gemacht. Es handelt sich um einen sogenannten Chatbot, dem man Fragen wie einem Menschen stellen kann und der wie ein Mensch antworten kann. Im folgenden Beitrag gibt unser Autor und KI-Experte Ole Thalmann konkrete Anwendungsideen für ChatGPT im Kanzleialltag.

ChatGPT kann z.B. beim Brainstorming für Teamveranstaltungen oder bei der Kommunikation mit Mandanten eine wertvolle Unterstützung sein. Diese und weitere Anwendungsfälle stellt Thalmann hier vor.

1. Kommunikation mit Mandanten

Anwendungsfall: Häufig bevorzugen Mandanten die analoge Einreichung von Unterlagen, während Kanzleien zunehmend auf digitale Prozesse setzen.

Hier können Sie ChatGPT nutzen, indem Sie die KI nach möglichen Gründen fragen, warum eine bestimmte Mandantengruppe, zum Beispiel Handwerker, ihre Unterlagen postalisch einreicht.

Beispiel-Prompt¹: „Welche Gründe sprechen dafür, dass Handwerker ihre Unterlagen beim Steuerberater postalisch und nicht digital einreichen?”

Antwort von ChatGPT:

1. Grund Gewohnheit.: Viele Handwerker sind es gewohnt, ihre Unterlagen auf dem herkömmlichen Weg per Post einzureichen und haben sich noch nicht an die Digitalisierung gewöhnt.

2. Grund Unsicherheit mit der Technologie: Einige Handwerker sind möglicherweise unsicher im Umgang mit digitalen Tools und ziehen es vor, die Unterlagen auf dem herkömmlichen Weg einzureichen, um mögliche Fehler zu vermeiden.

3. Grund Kostenaspekte Beschreibung: Manche Handwerker sehen möglicherweise Kosten im Zusammenhang mit der Digitalisierung, beispielsweise die Anschaffung neuer Technologien oder die Schulung von Mitarbeitern.

Wichtig ist immer, die Antworten der KI auf Plausibilität zu prüfen, (noch) nicht alle Antworten treffen ins Schwarze. Doch durch die Analyse der Antworten können Steuerberater zumindest Hinweise erhalten, wie ihre Mandanten denken und welche Bedenken oder Gewohnheiten sie haben.

Das Sprachmodell kann im nächsten Schritt auch dabei helfen, kreative Maßnahmen zu entwickeln, um Mandanten von der digitalen Einreichung der Unterlagen zu überzeugen. Von Schulungen zur Datensicherheit bis hin zur Betonung der Umweltvorteile gibt es viele Möglichkeiten, den Übergang zur digitalen Einreichung zu erleichtern – und in einer Art Brainstorming gibt ChatGPT durchaus sinnvolle Ideen in diese Richtung.

Beispiel-Prompt: „Gib mir zehn kreative Maßnahmen, um Mandanten davon zu überzeugen, ihre Unterlagen zukünftig digital anstatt über den Postweg einzureichen.”

Antwort von Chat-GPT (Auswahl):

1. Maßnahme Schulungen anbieten: Bieten Sie Ihren Mandanten Schulungen an, um ihnen die Vorteile und die einfache Handhabung digitaler Tools näherzubringen.
2. Maßnahme Datensicherheit betonen: Informieren Sie Ihre Mandanten über die Sicherheitsmaßnahmen, die beim digitalen Austausch von Unterlagen gewährleistet sind, um ihr Vertrauen zu stärken.
3. Maßnahme Testphase anbieten: Starten Sie eine Testphase, in der Mandanten die Möglichkeit haben, ihre Unterlagen digital einzureichen, um ihnen die Vorteile und den Komfort zu demonstrieren.
4. usw.

2. Unterstützung bei Erstellung von Text oder Gesprächsleitfaden

Ein weiterer Anwendungsfall für ChatGPT ist die Unterstützung bei der Erstellung von Texten. Wenn es darum geht, einen LinkedIn-Beitrag zu verfassen, Werbetexte zu generieren oder auch Texte zusammenzufassen, kann ChatGPT wertvolle Anregungen liefern.

Vor allem, wenn Sie der KI den passenden Kontext und Informationen zur Zielgruppe geben, kann das Sprachmodell dabei helfen, ansprechende und zielgerichtete Inhalte zu erstellen.

Allerdings sollten Sie auch hier beachten, dass die Qualität der Antworten von ChatGPT schwankt und Sie oder Ihre Mitarbeiter diese immer noch einmal prüfen sollten.

Beispiel-Prompt: „Ich bin Steuerberater und habe einen Mandanten, der wegen eines zu geringen Deckungsbeitrags nicht rentabel für meine Kanzlei ist. Ich möchte daher mit diesem Mandanten die Zusammenarbeit beenden und ihm dies freundlich am Telefon mitteilen. Bitte erstelle mir einen Telefonleitfaden für dieses Telefonat.”

Antwort von ChatGPT:

Telefonleitfaden für das Gespräch mit dem Mandanten zur Beendigung der Zusammenarbeit:

Einleitung:

1. Begrüßung: „Guten Tag, Herr/Frau [Nachname des Mandanten]. Hier spricht [Ihr Name] von der [Name Ihrer Kanzlei].”

2. Small Talk: „Wie geht es Ihnen heute? Ich hoffe, Sie haben eine gute Woche bisher gehabt.”

3. Hauptteil: Die Situation erklären: „Ich möchte heute mit Ihnen über unsere Zusammenarbeit sprechen. Wir haben Ihre finanzielle Situation und die Arbeit, die wir für Sie erbracht haben, sorgfältig überprüft. Leider müssen wir feststellen, dass der Deckungsbeitrag, den wir aus Ihrer Mandantenbeziehung erhalten, nicht ausreicht, um die Kosten unserer Kanzlei zu decken.”

• Die Gründe erläutern: „Unsere Kanzlei ist bestrebt, hochwertige Dienstleistungen anzubieten, die für unsere Mandanten rentabel sind. Jedoch ist es für uns wichtig, dass unsere Ressourcen effizient genutzt werden, um eine langfristige und erfolgreiche Zusammenarbeit sicherzustellen. In Ihrem Fall ist der Deckungsbeitrag nicht ausreichend, um die Kosten zu decken, die mit der Bereitstellung unserer Dienstleistungen verbunden sind."
• Lösungsvorschläge anbieten: „Wir haben verschiedene Optionen in Betracht gezogen, um die Situation zu verbessern. Eine Möglichkeit wäre, die Art der Dienstleistungen anzupassen, um die Effizienz zu steigern und den Deckungsbeitrag zu erhöhen. Jedoch sind wir der Meinung, dass es fairer wäre, wenn Sie eine andere Steuerberatungskanzlei suchen, die besser auf Ihre Bedürfnisse und finanzielle Situation zugeschnitten ist."
• Verständnis zeigen: „Ich verstehe, dass dies eine unerwartete Nachricht sein kann, und ich möchte betonen, dass wir diese Entscheidung nicht leichtfertig getroffen haben. Wir möchten sicherstellen, dass Sie die bestmögliche Betreuung erhalten, und wir sind bereit, Sie bei der Suche nach einer geeigneten Kanzlei zu unterstützen."

4. Abschluss: Bedauern zum Ausdruck bringen: „Es tut mir leid, dass wir unsere Zusammenarbeit in dieser Form beenden müssen. Wir haben Ihre Unterlagen sorgfältig behandelt und schätzen das Vertrauen, das Sie uns entgegengebracht haben."

• Überleitung zur Beendigung der Zusammenarbeit: „Um den Übergang zu erleichtern, können Sie gerne einen Termin vereinbaren, um Ihre Unterlagen abzuholen. Wir stellen sicher, dass alles ordnungsgemäß und vertraulich behandelt wird."
• Abschied: „Ich wünsche Ihnen alles Gute für Ihre zukünftige geschäftliche Zusammenarbeit und stehe Ihnen bei Bedarf zur Verfügung, um weitere Fragen zu beantworten."
• Höfliche Verabschiedung: „Vielen Dank, dass Sie uns als Ihre Steuerberatungskanzlei gewählt haben. Nochmals alles Gute und auf Wiedersehen, Herr/Frau [Nachname des Mandanten]."

Hinweis: Denken Sie daran, einfühlsam und professionell zu bleiben, während Sie die Nachricht übermitteln. Es ist wichtig, dem Mandanten das Gefühl zu geben, dass Sie seine Situation verstehen und bereit sind, ihn bei der Suche nach einer geeigneten Lösung zu unterstützen.

3. Vorbereitung von Verhandlungen

ChatGPT kann auch bei der Vorbereitung von Verhandlungen hilfreich sein. Indem man verschiedene Rollen imitiert und das Sprachmodell die Antworten der anderen Seite generieren lässt, können Verhandlungsstrategien entwickelt und geübt werden. Ob es um eine Lohnerhöhung, Verhandlungen mit Kunden oder andere Verhandlungssituationen geht, ChatGPT kann als Werkzeug dienen, um sich auf verschiedene Szenarien vorzubereiten und mögliche Argumente zu erkunden.

Ein interessantes Beispiel ist, ChatGPT über den Prompt die Rolle einer oder eines Steuerfachangestellten einnehmen zu lassen, der/ die eine Lohnerhöhung möchte.

Beispiel-Prompt: „Ich bin eine Steuerfachangestellte in der Kanzlei und möchte eine Lohnerhöhung von 10 %. Erstelle mir eine Verhandlungsstrategie und einen Leitfaden für die Verhandlung.”

Nachdem ChatGPT auf diesen Prompt geantwortet hat, kann man einen weiteren Prompt erstellen.

Beispiel-Prompt: „Nimm nun die Rolle des Chefs ein, der momentan höchstens 4 % mehr Lohn zahlen kann und möchte. Erstelle Gegenargumente gegen die in deinem soeben erstellten Leitfaden angeführten Argumente für die Lohnverhandlung.”

Fazit

ChatGPT bietet vielfältige Anwendungsmöglichkeiten im Kanzleialltag und kann bei der Kommunikation mit Mandanten, der Texterstellung und der Vorbereitung von Verhandlungen unterstützen. Es ist jedoch wichtig, die generierten Antworten kritisch zu prüfen und gegebenenfalls anzupassen, um eine individuelle Note reinzubringen und vor allem die Richtigkeit der Antworten zu gewährleisten.

¹ Ein „Prompt" ist eine Aufforderung oder ein Satz, der verwendet wird, um ChatGPT Informationen oder Anweisungen zu geben und eine gewünschte Antwort oder Reaktion hervorzurufen