Die DATEV hat uns sehr lange warten lassen, doch jetzt ist die vollständige digitale Abwicklung einer Einkommensteuererklärung möglich. Im Folgenden zeigen wir Ihnen den Ablauf der komplett digitalen Steuererklärung mit DATEV in drei Schritten.
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Schritt 1: „DATEV Meine Steuern“ einrichten und Belege digital verknüpfen
Im DATEV Arbeitsplatz markieren Sie den Mandanten, der seine Belege digital in die Kanzlei liefern soll. Über die kontextbezogenen Links klicken Sie auf „Online-Anwendung in Betrieb nehmen“.
Wählen Sie „DATEV Meine Steuern“ aus und dann „Mandanten registrieren“. Nach der erfolgreichen Registrierung kann der Mandant nun per Handy-App (DATEV Upload mobil) oder am PC die Belege in das Portal hochladen. Auf Kanzleiseite können Sie nun Ihr Programm Einkommensteuer öffnen und Belege mit den Formularfeldern verknüpfen.
Tipp: Es wird Mandanten geben, die Sie nicht dazu bekommen, Belege digital einzureichen. Sie können diese dann selbst digitalisieren, in Ihrer „DATEV Dokumentenablage“ ablegen und diese mit den Formularfeldern in der Steuererklärung verknüpfen. Wichtig: Der Mandant muss trotzdem einmal registriert werden.
Um Belege digital verknüpfen zu können, müssen Sie zu Beginn unter Extras|Einstellungen > Registerkarte Dokumentenmanagement einstellen, ob die Belege aus Ihrer Dokumentenlösung oder online vom Mandanten kommen. Erst dann haben Sie Zugriff auf bereitgestellte Belege.
Schritt 2: Die vorausgefüllte Steuererklärung
Durch die vorausgefüllte Steuererklärung lassen sich viele Dateneingaben einsparen. Werte wie z.B. aus der Lohnsteuerbescheinigung, die Rentenbeiträge oder Krankenkassenbeiträge, können elektronisch in die Formularfelder übernommen werden. Voraussetzung ist die Nutzung der Vollmachtsdatenbank Ihrer Steuerberaterkammer. Hierzu müssen Sie sich von jedem Mandanten eine Vollmacht einholen, um die Daten elektronisch einspielen zu dürfen. Das Formular sowie weitere Hilfestellungen erhalten Sie in der LEXinform-Datenbank unter Dok.-Nr. 1036447.
Tipp: Holen Sie sich die Vollmacht mit der aktuellen Steuererklärung ein. So nerven Sie Ihren Mandanten nicht mit zusätzlichem Papierkram.
Nach Einrichtung der Vollmachtsdatenbank und Einholen der Vollmacht gehen Sie im Programm Einkommensteuer wie folgt vor, um elektronische Daten in die Steuererklärung einzuspielen: Mandant > Daten holen > E-Steuerdaten (VaSt) abfragen.
Schritt 3: Einkommensteuererklärung digital freizeichnen lassen
Nach Erstellung der Einkommensteuer mit Hilfe von digitalen Belegen und elektronischen Daten vom Finanzamt können Sie im letzten Schritt die Erklärung digital zum Freizeichnen durch den Mandanten bereitstellen. Hierzu schicken Sie die Erklärung ins DATEV-Rechenzentrum. Der Mandant bekommt daraufhin eine Benachrichtigung, loggt sich in „Freizeichnung online“ ein und kann dort prüfen und bestätigen. Nach der Bestätigung erhalten Sie einen Hinweis und können die Daten elektronisch an das Finanzamt übermitteln, ohne einen Ausdruck.
Tipp: Achten Sie auf Korrektheit der Stammdaten. Damit Benachrichtigungen funktionieren können, müssen aktuelle E-Mail-Adressen von Mandant und Kanzlei hinterlegt sein.
Um die Steuererklärung zur Freizeichnung bereitzustellen, gehen Sie wie folgt vor: Mandant > Daten senden > Bereitstellung der ausgewählten Dokumente an Freizeichnung online.
Autor: Stefan Homberg berät als Geschäftsführer der Agentur Die Kanzlei-Entwickler Kanzleien bei der Entwicklung und Umsetzung von Digitalisierungsprojekten sowie bei Datenschutzthemen (www.kanzlei-entwickler.de).
