Risikomanagement: Vorschriften zur Geldwäscheprävention

+++Tipp+++ Schritt-für-Schritt-Anleitung: So funktioniert die Meldung ans Transparenzregister – Hier klicken und Spezialreport kostenlos downloaden.

Ein Verpflichteter gemäß GwG muss grundsätzlich bei jeder Geschäftsbeziehung eine Risikoeinschätzung treffen. Dies setzt ein effektives Risikomanagement vor­aus, das laut Gesetz eine Risikoanalyse und interne Sicherungsmaßnahmen umfassen muss.

Vor den gesetzlichen Verschärfungen im Jahr 2017 mussten lediglich Banken und manche Finanzdienstleister ein systematisches Risikomanagement vorhalten. Seit 2017 gilt das Erfordernis eines strukturierten Risikomanagements grundsätzlich auch für alle anderen Verpflichteten (z.B. Güterhändler, Immobilien­makler und Rechtsanwälte).

Hinweis:
Güterhändler müssen schon dann über ein Risikomanagement verfügen, wenn im Rahmen einer Transaktion Barzahlungen von mindestens 10.000 € vor- oder entgegen­genommen werden.

Risikoanalyse

Der verpflichtete Unternehmer muss sich klar werden über das geldwäscherelevante Risikoprofil in seinem Unternehmen. Es gilt zwar grundsätzlich, jede einzelne Geschäftsbeziehung mit Kunden zu bewerten, allerdings können ähnliche Fälle mit gleichem oder weitgehend gleichem Risikoprofil bei dieser Betrachtung auch zusammengefasst werden.

Die Dokumentation zur Risikoanalyse kann Gegenstand entsprechender Prüfungen durch Aufsichtsbehörden werden. Deshalb sollte die Dokumentation zusammenhängend so aufbereitet sein, dass ein fremder, sachkundiger Dritter sich innerhalb angemessener Zeit einen Überblick verschaffen kann.

Aus praktischer Sicht sollte es sich um ein geschlossenes Dokument oder zumindest einzelne in sich geschlossene Reports handeln. Darüber hinaus sollten Risikobewertungen auch klar begründet werden. Insbesondere sollte herausgestellt werden, warum welche Sorgfaltspflichten (vereinfachte oder verstärkte) angewendet wurden. Die Risikoanalyse muss laufend überprüft und entsprechend aktualisiert werden. Auch Änderungen der gesetzlichen Rahmenbedingungen müssen berücksichtigt werden.

Hinweis:
Die Risikoanalyse kann knapper ausfallen, wenn es keine bzw. kaum identifizierbare Risiken gibt. Umso umfangreicher muss sie aber ausfallen, etwa wenn viele Exportgeschäfte und Transaktionen mit neuen oder unbekannten Kunden zum Alltag gehören.

Der grobe Rahmen der Risikoanalyse ergibt sich aus folgenden Überlegungen und Vorbereitungen:

• Zusammenstellung von Grunddaten zum Unternehmen (Gegenstand, Rechtsform, Größe, Niederlassungen).
• Analyse der Standorte unter Risikogesichtspunkten: geographisches und infrastrukturelles Umfeld der Geschäftstätigkeit (z.B. ländlicher Raum, Flughafennähe, Grenznähe, Bevölkerungsstruktur, sonstiges Gewerbe im Umfeld, allgemeine Kriminalitätslage).
• Kunden-, Vertriebs - und Produktstruktur.
• Typische Eigenschaften der Kunden bzw. der Geschäftstätigkeit (z.B. Laufkundschaft, Stammkundschaft, Endabnehmer, Wiederverkäufer, Herkunftsländer der Kunden, Onlinegeschäfte, Außendienstmitarbeiter, angebotene Produkte).

Zudem gibt das Gesetz als Hilfestellung ein Schema vor, anhand dessen eine Risikoeinschätzung vorgenommen werden kann. Dabei sind die verschiedenen Risikofaktoren aufgeteilt auf die drei Kategorien Kundenrisiko, Produkt-, Dienstleistungs-, Transaktions- oder Vertriebskanalrisiko und geographisches Risiko.

Beispiele für ein potentiell geringes Risiko sind:

• Kundenrisiko: Der Kunde
  • ist ein börsennotiertes Unternehmen,
  • ist ein öffentliches Unternehmen oder eine öffentliche Verwaltung oder
  • hat seinen Wohnsitz in einem Land mit niedrigem Transaktionsrisiko.
• Produkt-, Dienstleistungs-, Transaktions- oder Vertriebskanalrisiko: Es handelt sich um
  • bestimmte in der Nutzung eingeschränkte E-Geld-Produkte,
  • Renten- und Pensionspläne, die Arbeitnehmern Altersvorsorge ermöglichen, wobei die Beiträge vom Gehalt abgezogen werden und die Produkte nicht übertragbar sind, oder
  • Lebensversicherungspolicen mit niedriger Prämie.
• Geographisches Risiko: Der Geschäftspartner kommt aus
  • einem Mitgliedstaat der EU oder
• einem Drittstaat mit gut funktionierenden Systemen zur Verhinderung, Aufdeckung und Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismus­finanzierung. Beispiele für ein potenziell hohes Risiko sind:
• Kundenrisiko: Es geht um
  • Geschäftsbeziehungen mit außergewöhnlichen Umständen (z.B. unüblich hohen Volumina),
  • juristische Personen oder Rechtsvereinbarungen (z.B. Treuhandkonstruktionen), die der privaten Vermögensverwaltung dienen,
  • bargeldintensive Unternehmen oder
  • Kunden mit einer in Relation zur Geschäftstätigkeit übermäßig kompliziert erscheinenden Eigentümerstruktur.
• Produkt-, Dienstleistungs-, Transaktions- oder Vertriebskanalrisiko: Es handelt sich um
  • Produkte oder Transaktionen, die Anonymität begünstigen könnten,
  • Transaktionen ohne persönliche Kontakte und Sicherungsmaßnahmen (z.B. elektronische Unterschriften) oder
  • den Eingang von Zahlungen unbekannter oder nicht verbundener Dritter.
• Geographisches Risiko: Der Geschäftspartner kommt aus
  • einem Land, das nicht über hinreichende Systeme zur Verhinderung, Aufdeckung und Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung verfügt,
  • einem Staat, gegen den beispielsweise die EU oder die UN Sanktionen, Embargos oder ähnliche Maßnahmen verhängt hatte oder hat, oder
  • einem Staat, der terroristische Aktivitäten finanziell oder anderweitig unterstützt oder in dem bekannte terroristische Organisationen aktiv sind.

Neben dieser eher schematischen Risikodarstellung gibt es außerdem noch folgende weitere Quellen für Erkenntnisse zu betriebsspezifischen Risiken:

• internes Erfahrungswissen, Erfahrungsaustausch, Vorkommnisse,
• Typologiepapiere (z.B. Bundeskriminalamt – Financial Intelligence Unit),
• allgemeine Presse und
• Veröffentlichungen der Aufsichtsbehörden.

Interne Sicherungsmaßnahmen

Basierend auf dem Ergebnis der Risikoanalyse müssen innerbetrieblich Strukturen geschaffen werden, um die Vorschriften auch effektiv umsetzen zu können.

Allgemein handelt es sich hierbei insbesondere um die folgenden Maßnahmen:

• Festlegung von Handlungsanweisungen mit festgelegten Zuständigkeiten (z.B. Regelungen zur Bargeldannahme),
• EDV-Lösungen zum automatisierten Abfragen der notwendigen Daten (z.B. zur Identifizierung des Vertragspartners und des wirtschaftlich Berechtigten),
• Sensibilisierung der Mitarbeiter (z.B. durch Präsenzschulungen oder Onlineschulungen inklusive Bestätigungsnachweis der Kenntnisnahme) und
• regelmäßige Kontrollen, ob die angeordneten Maßnahmen auch umgesetzt werden.

Geldwäschebeauftragter

Von zentraler Bedeutung bei den internen Sicherungsmaßnahmen kann die Bestellung eines Geldwäschebeauftragten als Ansprechpartner für die Aufsichts- und Strafverfolgungsbehörden werden.

Pflicht zur Bestellung

Für bestimmte Branchen besteht in jedem Fall die Pflicht, einen Geldwäschebeauftragten zu bestimmen. Dazu gehören Kreditinstitute sowie Veranstalter und Vermittler von Glücksspielen.

Für andere Branchen kann die Aufsichtsbehörde die Bestellung anordnen, wenn sie es für angemessen hält. Zu diesen Branchen gehören Güterhändler, Immobilienmakler und Versicherungsvermittler. Bei Güterhändlern soll die Aufsichtsbehörde die Bestellung anordnen, wenn die Haupttätigkeit im Handel mit hochwertigen Gütern besteht – etwa Edelmetallen und-steinen, Schmuck, Kunstgegenständen, Antiquitäten oder Autos. Geregelt wird dies durch die jeweiligen Landesbehörden. In einigen Bundesländern (z.B. Hessen) besteht bereits länger die Verpflichtung zur Bestellung eines Geldwäschebeauftragten im Unternehmen. Im Zweifel ist die zuständige Industrie- und Handelskammer eine erste Anlaufstelle für Informationen darüber, welche landesrechtlichen Regelungen und Zuständigkeiten im Einzelnen gelten.

Anforderungen

Es ist nicht geregelt, welche Ausbildung und Qualifikationen ein betriebsinterner Geldwäschebeauftragter besitzen muss. Voraussetzung ist lediglich, dass er über die notwendige Sachkunde verfügen muss. Üblicherweise lässt sich dies durch Schulungen bei spezialisierten Instituten erreichen, wenn nicht bereits eine entsprechende Vorbildung gegeben ist.

Ob Führungskräfte besonders geeignet sind, um die Position des Geldwäschebeauftragten einzunehmen, ist umstritten. Zwar sind diese mit den internen Abläufen im Unternehmen üblicherweise bestens vertraut, allerdings kann ein Interessenkonflikt mit der Kontrollfunktion des Geldwäschebeauftragten entstehen – beispielsweise wenn die entsprechende Führungskraft nach Umsatzzielen vergütet wird. Eine Trennung der Funktionen entspricht auch dem gesetzlichen Leitbild, wonach der Geldwäschebeauftragte nicht Teil der Geschäftsleitung, sondern ihr „unmittelbar nachgeordnet“ sein soll. Nur in kleinen Unternehmen, in denen die personellen Ressourcen nicht ausreichen, um diese Trennung zu vollziehen, kann von diesem Leitbild abgewichen werden.

Hinweis:
Die Ausführungen zur Qualifikation sowie Stellung des Geldwäschebeauftragten im Unternehmen gelten entsprechend auch für dessen Stellvertreter.

Externer Geldwäschebeauftragter

Zur Bestellung eines Geldwäschebeauftragten verpflichtete Unternehmen können dessen Aufgaben alternativ auch auf externe Anbieter übertragen. Gerade in kleineren Unternehmen, in denen nur die Geschäftsführung oder der Vorstand dafür in Betracht kommen, bietet es sich an, einen Externen als Geldwäschebeauftragten zu bestellen.

Allerdings bedarf die Bestellung eines externen Geldwäschebeauftragten der Zustimmung der zuständigen Aufsichtsbehörde. Damit sie erteilt wird, muss der externe Geldwäschebeauftragte nachweisen, dass die internen Sicherungsmaßnahmen im betreffenden Unternehmen ordnungsgemäß durchgeführt werden.