Firmenwagen und privates Nutzungsverbot

Vielen Arbeitnehmern (besonders Außendienstmitarbeitern) steht für dienstliche Zwecke ein Firmenfahrzeug zur Verfügung

Vielen Arbeitnehmern (besonders Außendienstmitarbeitern) steht für dienstliche Zwecke ein Firmenfahrzeug zur Verfügung. Bei Lohnsteuer-Außenprüfungen kommt es immer wieder zu Streit mit dem Finanzamt, ob die Fahrzeuge auch privat bzw. zu Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte genutzt werden. Denn dann ist monatlich ein nach der 1%-/0,03%-Brut­to­listen­preisregelung ermittelter geldwerter Vorteil als steuer- und ggf. sozialversicherungspflichtiger Arbeitslohn zu erfassen.

Dazu dieser interessante Fall:
Der Arbeitgeber hatte im Zusammenhang mit der Überlassung der Firmenwagen schriftlich festgehalten, dass den Arbeitnehmern bekannt sei, die Nutzung des Firmen-Pkws für private Zwecke sei untersagt. Allerdings hatte der Arbeitgeber nicht überprüft, ob die Fahrzeuge bei Urlaub, Krankheit und nach Arbeitsende auf dem Betriebsgelände abgestellt wurden. Er hatte auch den Benzinverbrauch und die Kilometerstände nicht nachvollziehbar kontrolliert. Wegen etwaiger Bereitschaftsdienste am Wochenende nahmen die Arbeitnehmer die Fahrzeuge unstreitig nach Hause mit. Daher war die theoretische bzw. praktische Möglichkeit von Privatfahrten nicht ausgeschlossen.

Ebenso wie das Finanzamt ging deshalb auch das Finanzgericht Münster davon aus, dass der Anscheinsbeweis für eine Privatnutzung der Firmenwagen durch die Arbeitnehmer sprach. Folglich war ein nach der Bruttolistenpreisregelung ermittelter geldwerter Vorteil anzusetzen. Schließlich hatte der Arbeitgeber auch selbst eingeräumt, dass die Überlassung der Fahrzeuge „auf der Basis von Vertrauen“ erfolgte. Auf die Zeugenaussagen der begünstigten Arbeitnehmer kam es wegen ihrer Interessenlage nicht an. Sie hatten ausgesagt, die Fahrzeuge nicht privat genutzt zu haben.

Hinweis: Auch der Bundesfinanzhof geht von einem sog. Anscheinsbeweis der Privatnutzung eines Firmenwagens aus. Ein Verbot des Arbeitgebers, das Fahrzeug privat zu nutzen, kann den Anscheinsbeweis aber erschüttern, wenn es nicht – wie offenbar im Streitfall – nur zum Schein ausgesprochen wird. Das Verbot der Privatnutzung und der Umfang sollten daher unbedingt schriftlich dokumentiert werden. Dieses Verbot sollte der Arbeitgeber in geeigneter Weise (Fahrtenbuch, Kontrolle Benzinverbrauch und/oder Kilometerstände) überwachen. Arbeitsrechtliche Sanktionen des Arbeitgebers gegenüber dem Arbeitnehmer bei einem Verstoß gegen das Verbot der Privatnutzung (z.B. Ermahnung, Abmahnung, Kündigung) sollten zu den Lohnunterlagen genommen werden.