Wie muss ein elektronisches Fahrtenbuch geführt werden?

Wenn Sie einen Pkw vollständig Ihrem Unternehmen zuordnen und aus dem Erwerb und den laufenden Kosten den Vorsteuerabzug in Anspruch nehmen, müssen Sie die unternehmensfremde Verwendung zu privaten Zwecken mit Umsatzsteuer belasten. Bemessungsgrundlage sind die anteiligen Kosten, sofern aus ihnen ein Vorsteuerabzug möglich war.

Häufig machen Unternehmer gegenüber dem Finanzamt geltend, dass das Fahrzeug in vollem Umfang unternehmerisch genutzt worden sei, und verweisen auf ein elektronisch geführtes Fahrtenbuch. Ein elektronisches Fahrtenbuch wird aber nur anerkannt, wenn sich daraus dieselben Erkenntnisse wie aus einem manuell geführten Fahrtenbuch gewinnen lassen.

Beim Ausdrucken von elektronischen Aufzeichnungen müssen nachträgliche Veränderungen der aufgezeichneten Angaben technisch ausgeschlossen, zumindest aber dokumentiert werden. Das Finanzgericht München hat daher die Anerkennung eines elektronischen Fahrtenbuchs für eine ausschließlich unternehmerische Nutzung abgelehnt, weil an dem bereits eingegebenen Datenbestand zu einem späteren Zeitpunkt noch Veränderungen vorgenommen werden konnten, ohne dass die Reichweite dieser Änderungen in der Datei selbst dokumentiert und bei gewöhnlicher Einsichtnahme in die Datei offengelegt wurde. Der Anteil der privaten Fahrten musste daher ausgehend von allgemeinen Erfahrungssätzen und unter Berücksichtigung des Berufsbilds geschätzt werden. Die Richter haben diese vom Finanzamt vorgenommene Schätzung des Privatanteils auf 30 % nicht beanstandet.

Hinweis: Der Kabinettsbeschluss zum Jahressteuergesetz 2009 sieht unter anderem die Wiedereinführung der Vorsteuerabzugsbeschränkung auf 50 % für die Anschaffung/Herstellung, die Einfuhr, den innergemeinschaftlichen Erwerb, die Miete, das Leasing und die Betriebskosten von Fahrzeugen vor, die auch für den privaten Bedarf des Unternehmers oder für andere unternehmensfremde Zwecke verwendet werden. Gleichzeitig soll die Versteuerung einer Nutzungsentnahme entfallen. Die beabsichtigte Neuregelung ist umstritten. Es bleibt daher abzuwarten, ob sie tatsächlich realisiert wird.