Außenprüfung: BMF erläutert automatisierte Prüfungsmethoden

Bei steuerlichen Außenprüfungen setzt die Finanzverwaltung zunehmend automationsgestützte quantitative Prüfungsmethoden und Schätzverfahren ein. Bei der Datenanalyse werden Risiken und Auffälligkeiten identifiziert und mögliche Buchführungsverstöße aufgespürt, die ggf. eine Hinzuschätzung rechtfertigen. Ein aktuelles BMF-Schreiben erläutert die verschiedenen Methoden im Rahmen der Betriebsprüfung.

Im Rahmen einer steuerlichen Außenprüfung können automationsgestützte Methoden eine wichtige Unterstützung für die Prüfer darstellen, um die Besteuerungsgrundlagen des Steuerpflichtigen zu verproben und auf Plausibilität zu prüfen. 

Die Betriebsprüfung nutzt diese Methoden auch, um die Risikobereiche zu identifizieren und anhand dessen Prüfungsschwerpunkte festzulegen. Das BMF hat mit Schreiben vom 05.09.2023 zu den einzelnen Prüfungsmethoden und den geeigneten Anwendungsbereichen Stellung genommen. 

Einsatz der Prüfungsmethoden

Bei einer steuerlichen Außenprüfung können verschiedene Prüfungsmethoden von den Prüfern angewendet werden. Die quantitativen Prüfungsmethoden dienen dazu, die historische Entwicklung des jeweiligen Betriebs und die betriebswirtschaftlichen Kennzahlen nachzuvollziehen. 

Dabei können Trends, Schwankungen oder hohe Ausschläge auf Auffälligkeiten hinweisen, die weitere Prüfungshandlungen auslösen. Der Steuerpflichtige ist hierbei nach § 200 AO zur Mitwirkung verpflichtet, um die Ursache der jeweiligen Auffälligkeit aufzuklären. 

Die Auffälligkeiten werden anschließend im Rahmen der Betriebsprüfung auf ihre Richtigkeit hin überprüft. Sofern diese Auffälligkeiten auf betriebliche Gründe zurückzuführen sind, sind weitere Prüfungshandlungen nicht erforderlich. Wird dagegen keine ausreichende Begründung für diese Auffälligkeiten vorgelegt, kann nach § 158 Abs. 2 Nr. 1 AO die sachliche Richtigkeit der Buchführung beanstandet werden. 

Im Rahmen einer Außenprüfung können auch mehrere quantitative Prüfungsmethoden parallel eingesetzt werden. Jedoch liegt nicht in jeder Außenprüfung die entsprechende Datenlage vor, um sämtliche Prüfungsmethoden anzuwenden. 

Idealerweise ergänzen sich die einzelnen Prüfungsmethoden, um eine vollständige Analyse der Betriebsentwicklung durchführen zu können. Den Ergebnissen aus der Anwendung der einzelnen quantitativen Prüfungsmethoden kann jeweils eine Beweisvermutung gem. § 158 Abs. 1 AO zukommen, die die Prüfer dazu berechtigen, eine Hinzuschätzung vorzunehmen. 

Quantitative Prüfungsmethoden

Nachfolgend stellen wir Ihnen die einzelnen Prüfungsmethoden vor.

• Zeitreihenanalyse: Die Zeitreihenanalyse dient dazu, historische Entwicklungen und Zusammenhänge von betriebswirtschaftlichen Kennzahlen darzustellen. Dadurch können Trends, Schwankungen und Ausreißer in Datenreihen identifiziert oder bestimmte Korrelationen nachvollzogen werden. Die Ergebnisse der Zeitreihenanalyse werden in einem Diagramm oder in einer Tabelle zusammengefasst.


• Ziffernanalyse: Im Rahmen der Ziffernstruktur wird die Zahlstruktur der zu prüfenden Daten überprüft. Diese Prüfungsmethode wird insbesondere bei Bargeldumsätzen herangezogen, um durch Analyse der Ziffernhäufigkeiten Manipulationen aufzudecken, die durch das Erfinden von Zahlen in manipulationsgefährdeten Daten entstehen. Durch diese Prüfungsmethode können Bilanzfälschungen oder „Schattenaufzeichnungen“ aufgedeckt werden.


• Summarische Risikoprüfung: In der summarischen Risikoprüfung werden unterschiedliche quantitative Prüfungsmethoden in systematischen Prüfungen miteinander verknüpft und technisch durch IT-gestützte Vorlagen unterstützt. Dabei werden die Methodenbereiche der Zeitreihenanalyse, der Ziffernanalyse und der Struktur- und Verteilungsanalyse gemeinsam angewendet und zu einem Prüfungskonzept zusammengeführt. 


• Stichprobenverfahren: Im Rahmen eines Stichprobenverfahrens wird eine zufällig ausgewählte Teilmenge eines Datenbestands analysiert, um dadurch Rückschlüsse auf den Gesamtdatenbestand ziehen zu können. 

Schätzungsmethoden

Nach Durchführung der quantitativen Prüfungsmethoden kann bei Auffälligkeiten oder Unregelmäßigkeiten in dem jeweiligen Datenbestand eine Schätzung gem. § 162 AO erforderlich sein. Das BMF gibt dazu den Betriebsprüfern mehrere Schätzungsmethoden an die Hand.

• Zeitreihenbasierte Schätzung: Bei dieser Schätzungsmethode kann eine Schätzung auf Basis der Zeitreihenanalyse erfolgen. Für eine Verprobung werden somit nur betriebsinterne Daten genutzt, wodurch betriebliche Besonderheiten berücksichtigt werden können.


• Quantilschätzung: Bei der Quantilschätzung werden monatliche Werte für den Rohgewinnaufschlagsatz bzw. den Wareneinsatz als Grundlage verwendet. Dabei werden auch die im Rahmen der Prüfung gewonnenen Erkenntnisse und Besonderheiten des jeweiligen Betriebs berücksichtigt.


• Schätzung nach Monetary-Unit-Sampling: Werden bei der Überprüfung von Daten materielle Mängel festgestellt, kann anhand dieser Schätzungsmethode der Anteil der Fehler in der Stichprobe ermittelt und auf die Gesamtheit der Daten extrapoliert werden, um so eine Schätzungsgrundlage zu erhalten.

 

Steuerpflichtige und Steuerberater müssen die dadurch entstandenen Auffälligkeiten begründen, um eine Hinzuschätzung zu verhindern. Denn auch der Bundesfinanzhof erkennt in bestimmten Grenzen Schätzungsrahmen auf Basis der vorgenannten Prüfungsmethoden an.

BMF, Schreiben v. 05.09.2023 - IV D 3 - S 1445/20/10007 :006

Christian Kappelmann, StB, M.A., Dipl.-Finw. (FH)