Das Kurzarbeitergeld (KUG) soll betroffenen Unternehmen, insbesondere in der Corona-Krise, schnelle Hilfe vermitteln. Es findet bei der Beantragung des KUG zwar eine Prüfung durch die Bundesagentur für Arbeit statt, allerdings geht diese üblicherweise nicht in die Tiefe.
Die Leistungsanträge werden vor Auszahlung insoweit nur auf die sachliche und rechnerische Richtigkeit sowie Plausibilität geprüft. Deshalb wird das KUG zunächst immer nur vorläufig ausgezahlt. Die Behörde behält sich also die Möglichkeit zur späteren, nachträglichen Änderung vor.
Durch den Gesetzgeber ist standardmäßig eine nachträgliche Überprüfung des Kurzarbeitergeldbezugs angeordnet. Die Bundesagentur ist verpflichtet, diese Prüfung in der Regel innerhalb von sieben Monaten nach Ende des Kurzarbeitergeldbezugs durchzuführen.
Es ist grundsätzlich vorgesehen, dass diese Prüfung in jedem Unternehmen stattfindet, das Kurzarbeit beantragt hat. Es handelt sich also nicht nur um Stichproben.
Ablauf der Betriebsprüfung nach Kurzarbeitergeld
Zu Beginn der Betriebsprüfung nach Kurzarbeit wird der Arbeitgeber von der Bundesagentur schriftlich aufgefordert, alle für die Berechnung des Kurzarbeitergelds erforderlichen Unterlagen bei der Behörde einzureichen.
Bei den erforderlichen Unterlagen kann es sich zum Beispiel handeln um:
Arbeitszeitaufzeichnungen (z.B. Daten aus der elektronischen Arbeitszeiterfassung), Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Vereinbarungen über die Einführung der Kurzarbeit (z.B. mit dem Betriebsrat oder den betroffenen Arbeitnehmern), Arbeitsverträge, Nachweise über Maßnahmen zur Abwendung der Kurzarbeit (z.B. Resturlaubsabbau, Überstundenabbau), Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen, bei Neueinstellungen: Nachweis zur Notwendigkeit trotz Kurzarbeit, bei Arbeitnehmerüberlassungen: Nachweis zur Notwendigkeit der Überlassung, bei Arbeitnehmern mit Kind, die daher mehr KUG erhalten: Nachweis über den erhöhten Leistungsbedarf (z.B. Kindergeld-Bescheid).
Der Arbeitgeber hat im Rahmen der Betriebsprüfung auch nach Kurzarbeit eine Mitwirkungspflicht. Die Bundesagentur gleicht die eingereichten Unterlagen dann mit den eingereichten Antragsunterlagen sowie mit den während des Kurzarbeitergeldbezugs eingereichten Unterlagen ab.
Auch die grundlegenden Voraussetzungen für die Gewährung des KUG, also zum Beispiel die Anzeige des relevanten Arbeitsausfalls sowie die Gründe hierfür, werden im Nachgang genauer überprüft. Im Rahmen der Anzeige des initialen Antrags auf Kurzarbeit reichte die Glaubhaftmachung aus. Hier wird auch die erwartete Verteilung des Arbeitsausfalls angegeben.
Die Abschlussprüfung kann von der Bundesagentur am Sitz der Behörde anhand der eingereichten Unterlagen vorgenommen werden. Dies dürfte der Regelfall sein; hierzu sind die jeweils zuständigen Behörden auch angehalten. Grundsätzlich ist aber auch eine Prüfung am Unternehmenssitz oder beim Steuerberater des Unternehmens denkbar.
Von dieser Möglichkeit dürften die Agenturen insbesondere dann Gebrauch machen, wenn sich Ungereimtheiten in den zur Prüfung übersendeten Unterlagen ergeben haben. Nach erfolgter Prüfung erhält der Betrieb einen Abschlussbescheid.
Damit wird die Entscheidung zur Gewährung des Kurzarbeitergelds endgültig. Haben sich Überzahlungen des KUG ergeben, sind diese zurückzuerstatten . Auch Nachzahlungen seitens der Behörde sind möglich, wenn der Ansatz des KUG zu niedrig erfolgte.
Die Prüfungsrisiken der Kurzarbeitergeld Abschlussprüfung
Werden Überzahlungen festgestellt, wird von der Behörde regelmäßig auch geprüft werden, ob Sachverhalte vorliegen, aus denen sich eine Ordnungswidrigkeit ergeben kann (etwa falsche Angaben zu Anzeige- und Antragsvoraussetzungen).
Hier ist dann die Verhängung von Bußgeldern möglich. Sollten sich Anhaltspunkte für ein strafrechtliches Verhalten ergeben, wird die Agentur Strafanzeige bei der zuständigen Staatsanwaltschaft stellen. Dies wäre dann der Fall, wenn sich Anhaltpunkte für bewusste Täuschungen ergeben.
Es ist auch denkbar, dass im Zuge der Betriebsprüfung nach Kurzarbeit durch die Agentur Verstöße gegen das Mindestlohngesetz aufgedeckt werden. Diese Erkenntnisse würden dann dem Zoll für weitere Prüfungen zugeleitet.
Betriebsprüfung nach Kurzarbeit: Korrekturantrag
Falls Ihnen bei der Vorbereitung auf die Abschlussprüfung Fehler in Ihrem ursprünglichen Antrag auf KUG auffallen, können Sie direkt den für Sie zuständigen Sachbearbeiter bei der Agentur für Arbeit kontaktieren. Zudem besteht die Möglichkeit, einen fehlerhaften Antrag noch bis zu Beginn der Prüfung zu korrigieren .
Hierzu stellt die Agentur einen Korrekturantrag zur Verfügung. Hinweis: Den Korrekturantrag können Sie hier herunterladen: www.arbeitsagentur.de/datei/kurzantrag-kug-107_ba146383.pdf
Praxistipps für die KUG Abschlussprüfung
Die Übersendung von Unterlagen zur Abschlussprüfung an die Bundesagentur sollte sorgfältig, gegebenenfalls unter Hinzuziehung des steuerlichen Beraters, vorgenommen werden. Wichtig ist hierbei auch schon die Schaffung entsprechend valider Datengrundlagen während des Kurzarbeitergeldbezugs.
Es sollten Nachweise zur Arbeitszeit aller von der Kurzarbeit betroffenen Mitarbeiter geführt werden. Hierbei sind die Stunden zu erfassen, die von den Mitarbeitern tatsächlich gearbeitet wurden, aber auch Fehlzeiten. Gerade für Betriebe mit Vertrauensarbeitszeit kann dies dazu führen, dass (wieder) Möglichkeiten zur Zeitaufschreibung eingeführt werden müssen.
Die Kommunikation mit der Agentur im Rahmen der Prüfung sollte auf die Mitarbeiter des Unternehmens beschränkt werden, die mit der Betreuung dieser unmittelbar beauftragt sind und über das entsprechende Fachwissen verfügen.
