Das Zauberwort der heutigen Zeit soll wohl „Digitalisierung“ sein. Viele Kanzleiinhaber und deren Mitarbeiter fluchen aber oft und würden es eher zum Unwort der letzten Jahre küren. Im folgenden Beitrag lesen Sie, wie Sie mit fünf einfachen Schritten zum Digitalisierungsvorreiter in Ihrer Steuerkanzlei werden können.
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Schritt 1: Mitarbeiterschulung
Alle Mitarbeiter sollten im Umgang mit digitalen Programmen & Tools geschult sein. Damit Sie digitale Abläufe routiniert abarbeiten können, empfiehlt sich für den Start, einen Digitalisierungscoach einzubeziehen, der Sie auf den richtigen Weg bringt.
Tipp: Legen Sie Musterbestände zum Testen an und digitalisieren Sie Ihre eigene Buchhaltung. Hier werden Fehler verziehen und man kann genau schauen, wie es funktioniert.
Schritt 2: Buchhaltung der Kanzlei digitalisieren
Bevor Sie an Mandanten herantreten und von Digitalisierung schwärmen, sollten Sie Ihre eigenen Prozesse digital abwickeln. Hierzu gehört nicht nur das Einscannen von Rechnungen in der eigenen Buchhaltung, sondern auch das digitale Verschicken von Ausgangsrechnungen und Bescheidprüfungen.
Tipp: Bilden Sie kleine Projektgruppen zu verschiedenen Prozessen (Lohn, Einkommensteuer, Bescheidprüfung etc.). Machen Sie eine kleine Analyse, wie die Prozesse bisher laufen, und überlegen Sie, wie Sie diese digital abbilden können.
Schritt 3: Mandantenbuchhaltungen intern digitalisieren
Suchen Sie drei bis fünf Mandanten heraus, die Sie im Buchhaltungsbereich digitalisieren wollen. Erstellen Sie intern – ohne das Wissen der Mandanten – eine digitale Buchhaltung. Spielen Sie auch die Schritte durch, die ein Mandant vollziehen müsste. So erkennen Sie potentielle Herausforderungen und sind für spätere Fragen gewappnet.
Tipp: Suchen Sie am besten Mandanten aus, die Sie für innovativ halten und von denen Sie glauben, dass sie Startschwierigkeiten verzeihen.
Schritt 4: Mandanten Digitalisierung anbieten
Gehen Sie nun mit Ihrem gesammelten Wissen auf die ausgewählten Mandanten zu und überzeugen Sie diese anhand Ihrer digitalen Buchhaltungsbestände von der Digitalisierung. Jederzeit Zugriff auf die Buchhaltungsbelege, smarter Zahlungsverkehr, keine Fahrten mehr zum Steuerberater; das sind nur ein paar Argumente um zu überzeugen.
Tipp: Erstellen Sie einen kleinen Ist-Analyse-Fragebogen zur Abfrage von typischen Fragen, z.B.: Wie kommen Eingangsrechnungen im Unternehmen an?
Schritt 5: Digitalisierungsschritte für weitere Bereiche wiederholen
Wiederholen Sie die vorherigen Schritte für weitere Bereiche (Lohn etc.) und weiten Sie diese Prozesse auf andere Mandanten aus.
Tipp: Haben Sie Geduld, denn Rom wurde auch nicht an einem Tag erbaut. In diversen Steuerberaterforen (z.B. XING oder Facebook) gibt es Berufskollegen, die einem Tipps und Hilfestellung für die Umsetzung der Prozesse geben.
Autor: Stefan Homberg berät als Geschäftsführer der Agentur Die Kanzlei-Entwickler Kanzleien bei der Entwicklung und Umsetzung von Digitalisierungsprojekten sowie bei Datenschutzthemen (www.kanzlei-entwickler.de).
