In immer mehr Kanzleien verschwindet der mühevoll zusammengeheftete Pendelordner zugunsten einer elektronischen Buchhaltung. Auch digitale Buchhaltungsordner sollten in einer vereinbarten Form angeliefert werden. Sonst bekommen Sie den berühmten Schuhkarton mit einer Loseblattsammlung – nur in digitaler Form. Wir geben Ihnen drei wichtige Tipps, die Sie bei der Umstellung vom Pendelordner auf die digitale Finanzbuchhaltung beachten sollten.
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Tipp 1: Anlieferungsvereinbarung
Erstellen Sie eine Anlieferungsvereinbarung für Ihren Mandanten. Hier sollten Eckdaten enthalten sein, wie der Mandant seine Belege einreicht und bis wann.
Musterformulierung
Scans: Scannen Sie alle Belege in Schwarzweiß mit einer Auflösung von 200-300 dpi.##
Rechnungseingang: Scannen Sie alle Ihre Dokumente mit Hilfe des ScanModuls von DATEV ein. Beachten Sie, dass jede Rechnung in einer Datei sein muss und die Belege korrekt zusammengeheftet sein sollten.
Rechnungsausgang: Schicken Sie uns die Schnittstellendatei aus Ihrem Fakturierungsprogramm an folgende E-Mail-Adresse.
Termin: Bitte stellen Sie uns die Unterlagen bis zu folgendem Datum bereit.
Auswertung: Ihre Auswertungen stellen wir Ihnen spätestens bis zum xx.xx.xxxx in DATEV Unternehmen online bereit.
Eine Umstellung auf wöchentliche Buchhaltung kann sinnvoll sein, um Ihrem Mandanten aktuellere Zahlen zu liefern. Außerdem ergibt sich die Chance, neue feste Termine für Abgaben der FiBu-Belege zu datieren, um die Flut vor dem Umsatzsteuertermin zu reduzieren.
Tipp 2: Absprache mit dem Buchhalter
Anlieferungsvereinbarungen sollten allen Kollegen bekannt bzw. zugänglich sein, die mit den jeweiligen Mandanten zu tun haben. Seien Sie sensibel für aufkommende Zusatzleistungen durch falsche Anlieferung des Mandanten.
Tipp: Durch eine Anlieferungsvereinbarung können Sie besser erkennen, was über den vereinbarten Rahmen hinausgeht und als Sonderleistung abgerechnet werden kann. Kommt die Schnittstellendatei vom Fakturierungsprogramm z.B. jeden Monat in dem falschen bzw. einem anderen Format und Sie sind zu aufwendigen Umformatierungen gezwungen, sollte das unter Umständen mit einem zusätzlichen Honorar abgerechnet werden.
Tipp 3: Daten aus vorhandenen Systemen des Mandanten
Es gibt mittlerweile unzählige digitale Vorsysteme, mit denen Ihr Mandant seine Buchhaltung für Sie vorbereiten kann. Haben sich Mandanten an bestimmte Systeme gewöhnt, sollen sie diese möglichst auch weiterhin nutzen. Daraus bekommen Sie oft einfach Daten für eine digitale Buchhaltung. Wichtig ist, dass die Daten am Ende immer in dem gleichen „Topf“ landen.
Sprich: im richtigen Format in Ihrer Kanzleisoftware. Um Mandanten erklären zu können, in welcher Form Sie Daten benötigen, sollten Sie sich mit Ihrer Kanzleisoftware perfekt auskennen und sie sicher bedienen können.
Tipp: Wenn Mandanten ihre gewohnten Systeme nutzen können, sind sie einer digitalen Buchhaltung gegenüber aufgeschlossener. Wichtig: Ein Mitarbeiter in der Kanzlei mit IT-Affinität sollte im Umgang mit Systemen der Mandanten vertraut sein, um sie notfalls bei der Konfiguration der Datenausgabe für die digitale Buchhaltung unterstützen zu können.
Autor: Stefan Homberg berät als Geschäftsführer der Agentur Die Kanzlei-Entwickler Kanzleien bei der Entwicklung und Umsetzung von Digitalisierungsprojekten sowie bei Datenschutzthemen (www.kanzlei-entwickler.de).
