Eine Vielzahl von Dokumenten und Informationen geht in Kanzleien ein und aus. Ob einfache Word-Briefe an Mandanten, Steuerbescheide von der Finanzverwaltung oder Formulare an Banken. Alle Dateien sollten sauber und revisionssicher abgelegt werden.
Die meisten Kanzleien haben dafür ein Dokumentenmanagementsystem (DMS). Das umfasst oft hilfreiche Funktionen, die leider nur wenig genutzt werden. Der Beitrag stellt Ihnen Funktionen vor, mit denen Sie Ihr System effizienter nutzen.
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Knigge oder Schlagwortverzeichnis beim DMS
Damit die Dokumente in richtige Ordner und Register eingeordnet werden, ist ein übersichtlicher Knigge bzw. ein Schlagwortverzeichnis erforderlich. Es ist das Herzstück eines jeden gut funktionierenden DMS.
Der Knigge sollte aber nicht zu viele Stichwörter beinhalten. Hier sollten Sie sich an einen Richtwert von 250-300 Knigge-Wörtern halten. Halten Eine einheitliche Verschlagwortung wie z.B. Mietvertrag sollte ausreichend sein, damit Sie Ihre Dokumente gezielt einheitlich beschriften und archivieren.
Achten Sie auf die Einheitlichkeit, sprich: entweder alles mit Bindestrich oder alles ohne Bindestrich (z.B. ESt-Bescheid oder ESt Bescheid).
Unterschätzen Sie die Einführung eines DMS nicht. Nehmen Sie sich entsprechend Zeit, um das Standard-Schlagwortverzeichnis auf Ihre Kanzlei zuzuschneiden. Eine Kanzlei, die z.B. auf Inkasso spezialisiert ist, braucht andere Knigge-Wörter als „Standard“-Kanzleien.
Mit OCR-Erkennung gezielt nach eindeutigen Inhalten im Dokument suchen
Gute DMS haben eine OCR-Erkennung (OCR = englische Abkürzung für optical character recognition), mit der gescannte Inhalte für den Computer lesbar gemacht und dadurch im Volltext durchsuchbar werden.
Sie verkürzen mit Hilfe der OCR-Erkennung die Suchzeiten. Denn durch die Volltextsuche können Sie gezielt nach eindeutigen Merkmalen wie der Rechnungsnummer oder nach ganzen Sätzen im Dokument selbst suchen.
Hierzu geben Sie im Volltextsuchfeld einfach die Wörter ein, nach denen Sie suchen wollen, und die OCR-Erkennung durchforstet vollautomatisch die Dokumente und zeigt Ihnen die Ergebnisse an.
Mitarbeiterzuweisung zur Arbeitsverteilung nutzen und direkt Fristen mitführen
Durch Einscannen der Belege wie beispielweise Steuerbescheide und Zuweisung zum jeweiligen Mitarbeiter weiß jeder, wer welche Aufgaben bis wann zu erledigen hat.
Man kann wie bei einem Workflow-Prozess die Dokumente digital durch die Gegend schicken, das heißt Mitarbeiter in Kenntnis setzen oder die Erledigung eines Dokuments zuweisen. Integrierte Fristenkontrollbücher helfen beim Überwachen und erinnern Sie an wichtige Fristen.
Beim Softwarehersteller DATEV ist das Programm Post, Fristen und Bescheide eng mit DMS verbunden. Nach dem Scannen der eingehenden Steuerbescheide legt das System eine Frist für den Bescheid an. Diese können Sie nach der Bescheidprüfung auf erledigt setzen.
Definierte Schnittstellen zu Programmen wie Microsoft Excel, Word oder Outlook erlauben das zeitsparende Speichern von Dokumenten und ganzen E-Mail-Verläufen. Dazu gibt es in den Programmen meistens ein Add-in (Erweiterung des Menüs), mit dem Sie per Knopfdruck im DMS archivieren können.
Achten Sie auch darauf, dass Rechnungswesen-Programme sowie Ihre Rechnungsschreibungs- und Steuerprogramme mit Ihrem DMS verbunden werden können. So greifen Sie zentral im DMS auf alle wichtigen Informationen zu.
Sprechen Sie dazu mit Ihrem Systembetreuer über mögliche Schnittstellenmöglichkeiten. Oftmals gibt es auch Transfertools, welche eine schnelle Übergabe ermöglichen.
So hilft die zentrale Speicherung, Infos für alle aktuell zu halten
Dank zentraler Speicherung können jederzeit alle berechtigten Mitarbeiter auf die Dokumente im DMS zugreifen. Auch bei einer Besprechung beim Mandanten oder aus dem Homeoffice.
Zudem werden Informationen wie Eingangsdatum, Dokumentendatum etc. am Dokument gespeichert, weshalb jedes Dokument einen einheitlichen Bearbeitungsstand hat.
Stefan Homberg
