Wie bereits berichtet, steht die Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern (B2B-Umsätze) kurz bevor. Ab dem 01.01.2025 wird - begleitet von Übergangsvorschriften - bei diesen Umsätzen verpflichtend eine E-Rechnung zu verwenden sein.
Die Einführung der E-Rechnung hat für die Wirtschaft enorme Bedeutung. Dennoch ist ein endgültiges BMF-Schreiben zum Thema erst für den Beginn des 4. Quartals 2024 angekündigt.
Immerhin gibt es mittlerweile einen Entwurf vom 13.06.2024 (Az. III C 2 - S 7287-a/23/10001 :007). Da für die Ausstellung und den Empfang von E-Rechnungen rechtzeitig Prozesse zu definieren und Systeme anzupassen sind, stellen wir Ihnen die Kernpunkte des BMF-Entwurfs vor.
Mit dem Wachstumschancengesetz sind die Regelungen zur Ausstellung von Rechnungen für ab dem 01.01.2025 ausgeführte Umsätze neu gefasst worden. Kernpunkt der Neuregelung ist die Einführung der obligatorischen Verwendung von E-Rechnungen bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern (inländische B2B-Umsätze).
Beachte: Ausgenommen sind nur Rechnungen über Leistungen, die nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei sind, sowie Rechnungen über Kleinbeträge bis 250 € (§ 33 UStDV) und Fahrausweise (§ 34 UStDV).
Angesichts des zu erwartenden hohen Umsetzungsaufwands für die Steuerberatung und für Unternehmen hat der Gesetzgeber für die Jahre 2025 bis 2027 Übergangsregelungen für Rechnungsaussteller vorgesehen.
Übergangsfristen für den E-Rechnungsversand bei B2B-Geschäften in Deutschland | 2025 | 2026 | 2027 | 2028 |
sonstige Rechnungen (in Papierform oder elektronisch als PDF, JPG etc.) mit Zustimmung des Empfängers | ja | ja | nein | nein |
sonstige Rechnungen (in Papierform oder elektronisch als PDF, JPG etc.) mit Zustimmung des Empfängers und bei einem Vorjahresumsatz ≤ 800.000 € | ja | ja | ja | nein |
Rechnungen im EDI-Format mit Zustimmung des Empfängers | ja | ja | ja | nein |
E-Rechnung (konform mit EN 16931) | ja | ja | ja | ja |
Beachte: Die Übergangsregelungen betreffen nur den Rechnungsaussteller und gelten nicht für den Rechnungsempfänger - dieser muss ab dem 01.01.2025 in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen.
Rechtslage bis zum 31.12.2024
Neben Papierrechnungen konnte bereits bisher mit Zustimmung des Empfängers eine elektronische Rechnung ausgestellt werden. Für bis zum 31.12.2024 ausgeführte Umsätze gilt als elektronische Rechnung eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird (z.B. ein PDF-Dokument oder eine E-Mail mit den Rechnungspflichtangaben).
Beachte: E-Rechnungen in diesen Formaten sind künftig bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern regelmäßig nur noch für bestimmte Übergangszeiträume zulässig (siehe oben).
Die neue E-Rechnung ab dem 01.01.2025
Ab dem 01.01.2025 gilt eine neue Definition der E-Rechnung. Künftig liegt eine E-Rechnung nur dann vor, wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das strukturierte elektronische Format einer E-Rechnung
- muss entweder der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der entsprechenden Syntaxen gemäß der Richtlinie 2014/55/EU (ABl. EU 2014 Nr. L 133, 1) entsprechen oder
- kann zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger vereinbart werden. Voraussetzung für eine solche Vereinbarung ist, dass das verwendete Format die richtige und vollständige Extraktion der nach dem UStG erforderlichen Angaben aus der E-Rechnung in ein Format ermöglicht, das der Norm EN 16931 entspricht oder mit dieser interoperabel ist.
Tipp: Die Softwareanbieter entwicklen zurzeit Lösungen. Die Datev kündigt z.B. an, dass ihre E-Rechnungsplattform u.a. eine zukunftssichere Lösung zum Erstellen von E-Rechnungen bieten, eine Empfangs- und Versandmöglichkeit von E-Rechnungen ab dem Jahreswechsel 2024/25 vorsehen und die Erfüllung der ab 2025 geltenden gesetzlichen Vorgaben sicherstellen wird.
Nach wie vor müssen die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet sein. „Lesbarkeit“ bedeutet in diesem Zusammenhang, dass eine XML-Datei maschinell auswertbar, d.h. lesbar, sein muss. Daher ist die zusätzliche Erstellung eines menschenlesbaren Dokuments nicht erforderlich. Denn Folge aus der maschinellen Auswertbarkeit einer standardisierten Datei ist auch, dass die Datei durch ein Visualisierungstool menschenlesbar angezeigt werden kann. Ein menschenlesbares Dokument (z.B. PDF) kann zusätzlich optional übermittelt werden.
Sonstige Rechnungen ab dem 01.01.2025
Als sonstige Rechnungen gelten ab dem 01.01.2025 alle Rechnungen in Papierform oder in elektronischen Formaten, die nicht den Vorgaben von § 14 Abs. 1 Satz 6 UStG entsprechen (anderes elektronisches Format). Dazu zählen auch alle nichtstrukturierten elektronischen Dateien, z.B. JPEG- oder bloße PDF-Dateien.
Verpflichtung zur Ausstellung von Rechnungen
Der Unternehmer ist zur Ausstellung einer Rechnung verpflichtet, wenn der Umsatz nicht nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei ist:
- für eine Leistung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen,
- für eine Leistung an eine juristische Person, die nicht Unternehmer ist,
- für eine steuerpflichtige Werklieferung (§ 3 Abs. 4 Satz 1 UStG) oder sonstige Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück an einen anderen als unter Buchstabe a) oder b) genannten Empfänger.
Beachte: Unverändert bleibt die Pflicht zur Ausstellung einer Rechnung innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung, ungeachtet des zu verwendenden Formats.
Darüber hinaus müssen für eine ordnungsmäßige Rechnung alle umsatzsteuerrechtlichen Pflichtangaben nach §§ 14, 14a UStG im strukturierten Teil der E-Rechnung enthalten sein. Hinsichtlich der Leistungsbeschreibung gilt, dass die im strukturierten Teil der E-Rechnung enthaltenen Angaben eine eindeutige Identifizierung der abgerechneten Leistung ermöglichen müssen. Ergänzende Angaben können aber in einen in die E-Rechnung integrierten Anhang aufgenommen werden.
Verpflichtung zur Ausstellung einer E-Rechnung
Bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern ist regelmäßig eine E-Rechnung auszustellen. In diesen Fällen muss der Empfänger der Ausstellung einer E-Rechnung nicht mehr zustimmen; gleichzeitig setzt dies voraus, dass dieser die technischen Voraussetzungen für die Entgegennahme einer E-Rechnung schafft.
Die Regelungen zur verpflichtenden Verwendung von E-Rechnungen gelten für die Rechnungsausstellung in Form einer Gutschrift sowie für Rechnungen
- über Umsätze, für die der Leistungsempfänger die Steuer schuldet (§ 13b UStG),
- die von Kleinunternehmern (§ 19 UStG) ausgestellt werden,
- über Umsätze, die der Durchschnittssatzbesteuerung für land- und forstwirtschaftliche Betriebe unterliegen (§ 24 UStG),
- über Reiseleistungen (§ 25 UStG) und
- über Umsätze, für die die Differenzbesteuerung (§ 25a UStG) angewendet wird.
Sie gelten auch, wenn der Rechnungsempfänger ein Unternehmer ist, der Kleinunternehmer bzw. Land- und Forstwirt ist oder ausschließlich steuerfreie Umsätze (z.B. Vermieter einer Wohnung) ausführt.
Beachte: Ist mindestens einer der beteiligten Unternehmer nicht im Inland ansässig, besteht keine Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung. In diesen Fällen kann die auszustellende Rechnung auf Papier oder mit Zustimmung des Empfängers als E-Rechnung bzw. als sonstige Rechnung in einem anderen elektronischen Format ausgestellt werden.
Ausstellung einer sonstigen Rechnung
Bei Rechnungen für einen Umsatz an eine juristische Person, die nicht Unternehmer ist, oder über steuerpflichtige Werklieferungen (§ 3 Abs. 4 Satz 1 UStG) oder sonstige Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück an Nichtunternehmer oder Unternehmer für deren nichtunternehmerischen Bereich kann eine sonstige Rechnung ausgestellt werden. In diesen Fällen ist die Ausstellung und Übermittlung einer Papierrechnung umsatzsteuerrechtlich immer zulässig.
Eine Ausstellung und Übermittlung als E-Rechnung oder als sonstige Rechnung in einem anderen elektronischen Format ist hingegen in diesen Fällen nur mit der Zustimmung des Empfängers möglich. Diese Zustimmung bedarf keiner besonderen Form und kann auch konkludent (z.B. durch eine widerspruchslose Annahme) erfolgen.
Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweise
Rechnungen, deren Gesamtbetrag 250 € nicht übersteigt (Rechnungen über Kleinbeträge), und Fahrausweise, die für die Beförderung von Personen ausgegeben werden, können immer als sonstige Rechnung ausgestellt und übermittelt werden.
Maßgeblich für die Vereinfachung ist allein der Gesamtbetrag der Rechnung, auch sofern in einer Rechnung über mehrere Leistungen abgerechnet wird. Übersteigt der Gesamtbetrag der Rechnung 250 €, ist stets eine E-Rechnung auszustellen.
Übermittlung und Empfang von E-Rechnungen
Die Übermittlung einer E-Rechnung muss in elektronischer Form erfolgen. Für die Übermittlung von E-Rechnungen kommen z.B. der Versand per E-Mail, die Bereitstellung der Daten mittels einer elektronischen Schnittstelle oder die Möglichkeit des Downloads über ein (Kunden-)Portal in Betracht.
Dem Unternehmer steht es frei, sich zur Erstellung oder Übermittlung von E-Rechnungen externer Dienstleister zu bedienen. In diesem Fall hat der leistende Unternehmer sicherzustellen, dass der externe Dienstleister die Einhaltung der sich aus den §§ 14, 14a UStG ergebenden formalen Voraussetzungen gewährleistet.
Verweigert der Rechnungsempfänger die Annahme einer E-Rechnung bzw. ist er technisch hierzu nicht in der Lage, hat er kein Anrecht auf eine alternative Ausstellung einer sonstigen Rechnung durch den Rechnungsaussteller.
Verträge als Rechnung
Verträge sind als Rechnung anzusehen, soweit sie die nach § 14 Abs. 4 UStG erforderlichen Angaben enthalten. Sofern eine Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung bei einem Dauerschuldverhältnis (z.B. Mietverhältnis) besteht, reicht es aus, wenn für den ersten Teilleistungszeitraum eine E-Rechnung ausgestellt wird, der der zugrundeliegende Vertrag als Anhang beigefügt wird, oder sich aus dem sonstigen Inhalt klar ergibt, dass es sich um eine Dauerrechnung handelt.
Beachte: Für Dauerschuldverhältnisse ist spätestens bis zum Auslaufen der vom Rechnungsaussteller angewendeten Übergangsregelung eine initiale E-Rechnung nach vorstehender Regelung zu erteilen. Dies gilt auch für Dauerschuldverhältnisse, die vor dem 01.01.2025 begründet worden sind.
E-Rechnung und Vorsteuerabzug
Sofern eine Verpflichtung zur Ausstellung einer E-Rechnung besteht, erfüllt nur eine solche die Anforderungen der §§ 14, 14a UStG. Eine sonstige Rechnung erfüllt in diesen Fällen nicht die gesetzlichen Anforderungen an eine ordnungsmäßige Rechnung. Folglich berechtigt die ausgestellte Rechnung dem Grunde nach nicht zum Vorsteuerabzug nach § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG.
Beachte: Ein Rechnungsaussteller kann sich bei Beachtung der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns auf die Angabe des Leistungsempfängers verlassen, ob dieser ein inländischer Unternehmer ist oder nicht, sofern ihm keine gegenteiligen Informationen vorliegen.
War der Rechnungsersteller tatsächlich zur Ausstellung einer E-Rechnung verpflichtet, kann eine stattdessen ausgestellte sonstige Rechnung nach Abschn. 15.2a Abs. 7 UStAE durch Ausstellen einer E-Rechnung berichtigt werden.
Ohne Rechnungsberichtigung kann auch aus einer sonstigen Rechnung ein Vorsteuerabzug möglich sein, sofern die Finanzverwaltung über sämtliche Angaben verfügt, um die materiellen Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug (ein Unternehmer erbringt an einen anderen Unternehmer eine Leistung, die dessen der Umsatzsteuer unterliegenden Umsätzen dienen und für die die Umsatzsteuer tatsächlich entrichtet wurde) zu überprüfen.
Im Übrigen wird allein wegen der Ausstellung der Rechnung im falschen Format der Vorsteuerabzug nicht beanstandet, sofern der Rechnungsempfänger anhand der ihm vorliegenden Informationen davon ausgehen konnte, dass der Rechnungsaussteller die Übergangsregelungen in Anspruch nehmen konnte.
Download: BMF-Schreiben (III C 2 - S 7287-a/23/10001 :007)
Autor: Michael Puke
Dipl.-Finanzwirt (FH) Michael Puke ist selbständiger Steuerberater und Autor zahlreicher Bücher und Fachbeiträge
