Die Kanzlei ist geschult, die Mitarbeiter motiviert. Jetzt kommt die Phase, in der Mandanten von der digitalen Welt überzeugt werden müssen. In diesem Artikel geben wir Ihnen vier Argumente, mit denen Sie Mandanten den praktischen Nutzen digitaler Buchhaltung für die eigene Arbeit aufzeigen.
|
1. Weniger Zeit für Ablage und Überweisungen
Im Eingangsrechnungsbereich kann man mit dem Hochladen digitaler Dokumente in eine webbasierte Buchhaltung drei Schritte auf einmal erledigen:
- Die Rechnung ist direkt archiviert, so dass die Suche nach Dokumenten in Sekundenschnelle vollzogen werden kann.
- Durch eine Texterkennung (OCR) generiert das Buchhaltungsprogramm automatisch einen Zahlungsvorschlag, den der Mandant per Mausklick ausführen kann.
- Der Mandant braucht Ihnen keine Unterlagen mehr zu schicken oder vorbeizubringen. Ihre Kanzlei hat – nach einmaliger Einladung – Zugriff auf alle Belege und kann die Buchhaltung umgehend erledigen.
Tipp: Zeigen Sie Ihrem Mandanten, mit welchen Einstellungen Eingangsrechnungen automatisch an die Buchhaltungssoftware weitergeleitet werden. Oftmals kann hier mit einer E-Mail-Weiterleitung gearbeitet werden. Dazu legt man eine Mailadresse an (rechnung@musterfirma.de) und lässt alle E-Mails in den Online-Belegpool weiterleiten. Oder sie nutzen Tools, um Rechnungen von Dienstleistern und Lieferanten automatisch abzuholen und an die Buchhaltung weiterzuleiten. Invoicefetcher oder GetMyInvoices sind dafür sehr gut geeignet.
2. Digitale Prozesse sparen Geld
Alleine durch verkürzte Suchzeiten von Belegen, kein Zusammenstellen mehr von Pendelordnern und mühsames Abtippen von Rechnungen ins Onlinebanking werden einige Stunden an Prozesskosten gespart. Wenn der Mandant jetzt noch seine Rechnungen per E-Mail verschickt, spart er Porto, Benzin für die Fahrten zur Post und auch Benzin für die Fahrten zum Steuerberater, denn eine Pendelordnerübergabe wird überflüssig.
Tipp: Schauen Sie, dass im Rechnungsprogramm des Mandanten E-Mail-Adressen der Kunden eingepflegt sind. Digitale Rechnungen können dann aus dem Programm verschickt werden. Meistens können Sie die Mailadresse unter dem Punkt „Stammdaten/Kunde“ hinterlegen bzw. ändern.
3. Gewinn an Rechtssicherheit
Durch die Verbuchung von digitalen Belegen fällt das Kontieren auf Papierbelegen weg. Mit einem automatischen Zeitstempel beim Eingang eines Belegs kann nachgewiesen werden, dass eine strukturierte Ablage innerhalb von zehn Tagen erledigt wurde. Außerdem werden digitale Rechnungen im Ursprungsformat vorgehalten. So besteht keine Gefahr mehr, dass Hardware gestohlen wird oder kaputtgeht und bei einer Prüfung deshalb der Vorsteuerabzug verlorengeht.
4. Daten und Belege immer und von überall im Zugriff
Buchhaltungsdaten mit Belegen liegen bei digitalen Lösungen meist in der Cloud oder auf Serversystemen. Deshalb kann von praktisch überall auf diese zugegriffen werden. Zudem können Mandanten Zahlungen schneller auslösen, weil wichtige Daten wie IBAN etc. schon vorgeschlagen werden und nur noch bestätigt werden müssen.
Auch die Vorbereitung einer Betriebsprüfung wird vereinfacht: Per Knopfdruck können alle Daten abgerufen und dem Finanzamt zur Verfügung gestellt werden. Sie müssen keine Ordner mehr nach bestimmten Belegen durchforsten, sondern können sie bzw. die Mandanten direkt mit der Suchfunktion aufrufen.
Autor: Stefan Homberg berät als Geschäftsführer der Agentur Die Kanzlei-Entwickler Kanzleien bei der Entwicklung und Umsetzung von Digitalisierungsprojekten sowie bei Datenschutzthemen (www.kanzlei-entwickler.de).
