Digitaler Kalender: Mit geteilten Kalendern Termine ganz einfach koordinieren

Zeitplanung ist unabdingbar, um seinen Tag oder den Kanzleialltag effizient zu planen und Termine oder Fristen nicht zu versäumen. Daher benötigt man mindestens einen Kalender, der die Möglichkeit bietet, schnell und unkompliziert Termine für sich und das Team zu planen und zu organisieren. Im folgenden Artikel erfahren Sie, wie Sie am Beispiel von Outlook 365 Zugriff auf den Kalender ihrer Kollegen bekommen und Termine somit ganz einfach abstimmen können.

Teilen Sie Ihren Kalender

Um Termine schnell und effizient abstimmen zu können, bietet Outlook die Möglichkeit, sich Kalender von Vorgesetzten und Kollegen anzeigen zu lassen. So sehen Sie auf einen Blick, wann Ansprechpartner verfügbar sind.

Um Ihren Kalender für andere Personen freizugeben, klicken Sie in der Menüleiste auf „Kalender teilen“ und wählen Sie den Kalender aus, den Sie teilen möchten:

Anschließend klicken Sie auf „Hinzufügen“ und wählen den Kollegen aus, dem Sie Zugriff auf Ihren Kalender gewähren möchten. Klicken Sie auf „OK“ und vergeben Sie im nächsten Schritt die Berechtigungen, die die gewählte Person erhalten soll.

Beachte: Diese Einstellung muss von jedem Nutzer für seinen Kalender persönlich vorgenommen werden und kann grundsätzlich nicht für ihn erledigt werden. 

Lassen Sie sich verschiedene Kalender anzeigen

Um sich die Kalender der Kollegen anzeigen zu lassen, klicken Sie auf „Kalender hinzufügen“. Sie können die Kalender nun auf zwei Arten hinzufügen – entweder über „Aus Adressbuch“ oder über „Freigegebenen Kalender öffnen“.

In beiden Fällen öffnet sich nun ein Feld, in dem Sie den Namen des Kollegen eintragen können.

Beachte: Über „Aus Adressbuch“ können Sie jeden beliebigen Kollegen auswählen. Die Kalendereinträge werden aber nur angezeigt, wenn der Kalender für Sie freigegeben wurde.

Koordinieren Sie Termine

Wenn Sie einen Termin eintragen, können Sie Ihre Termine und die Termine Ihrer Kollegen auf einen Blick nebeneinander sehen. Als Alternative können Sie auch den Terminplanungsassistenten nutzen. Hierfür öffnen Sie wie gewohnt einen Termin und klicken im Reiter auf „Terminplanungs-Assistent“ und anschließend auf „Teilnehmer hinzufügen“.

Wählen Sie den oder die gewünschten Teilnehmer aus, bekommen Sie die Kalender untereinander angezeigt. Sie sehen, welcher Termin für alle Teilnehmer passt, und können den Termin wie gewohnt einstellen.

Tipp: Sie können auch Personen außerhalb Ihrer Kanzlei in den Terminplanungs-Assistenten einbinden. Allerdings müssen diese zunächst ihren Kalender mit Ihnen teilen.

Autorin: Barbara Benninghoven berät als Consultant bei der Agentur Die Kanzlei Entwickler GmbH Kanzleien bei der Entwicklung und Umsetzung von Digitalisierungsprojekten und organisiert unterschiedliche Veranstaltungen rund um das Thema Digitalisierung für Steuerberater und deren Mandanten (www.kanzlei-entwickler.de).