Die meisten Kanzleimitarbeiter mussten durch Corona ganz plötzlich ins Homeoffice. Das birgt viele Probleme der Zusammenarbeit, die gelöst werden müssen. Wir stellen Ihnen drei nützliche Tools vor, die Ihnen dabei helfen, dass Teamarbeit von zu Hause aus nicht leiden muss.
Teambesprechung mit Microsoft Teams
Mit Microsoft Teams versammeln Sie alle Mitarbeiter in einem virtuellen Besprechungsraum. Hier ergeben sich Möglichkeiten des Austauschs per Videocall oder über eine Chatfunktion. Auch Dateien lassen sich für alle Mitarbeiter über einen Dateipool teilen. Sie richten Teams ein, indem Sie sich über die Microsoft-Seite registrieren und Ihre Arbeitskollegen per Mail-Adresse hinzufügen. In Microsoft Teams können verschiedene Teams/Gruppen mit verschiedenen Benutzern angelegt werden.
Beispiel: Das Lohnteam kann sich über ein eigenes Team zur Beantragung von Kurzarbeitergeld beraten und Dokumente dazu austauschen.
Tipp: Microsoft stellt Teams (übrigens das Nachfolgeprodukt von Skype for Business) derzeit kostenlos bis 2021 bereit. In der günstigsten Version zahlt man in kleinen Unternehmen ansonsten regulär ca. 4 € pro Mitarbeiter.
Fernwartung auf dem Rechner mit TeamViewer
Der Kollege hat eine Frage zu Einstellungen im Programm. Im Büro folgte ein Anruf und der Kollege kam eben vorbei und hat flott geholfen. Wenn jeder im Homeoffice sitzt, ist das nicht so einfach möglich. Dazu dienen Fernwartungstools. TeamViewer ist hier wohl am bekanntesten. Mit einer Fernwartung kann man sich einfach und schnell auf den Computer des Kollegen aufschalten, so dass man dessen Bildschirm sehen und sogar die Maus fernsteuern kann. Sie müssen also auch im Homeoffice nicht auf die Hilfe von Kollegen verzichten. Tools, die super funktionieren, sind TeamViewer, join.me und BlueJeans. In den meisten Fällen gibt es kostenlose Testzeiträume oder kostenlose Versionen mit beschränktem Funktionszugriff.
Tipp: Für alle DATEV-Anwender empfiehlt sich die DATEV Mandanten-Fernbetreuung, die auch unter den Mitarbeitern genutzt werden kann. Über den Link www.datev.de/mfb können Sie diese starten. Derjenige, der sich aufschalten will, startet das Beratermodul, derjenige, der Hilfe benötigt, startet das Kundenmodul.
Datenaustausch mit Mandanten und Mitarbeitern über DRACOON
Sind Sie bisher noch nicht digital unterwegs und benötigen eine schnelle Lösung, um Belege, Dokumente oder diverse Unterlagen vom Mandanten digital zu erhalten, ist DRACOON eine sehr gute Lösung, um Dateien rechtssicher und schnell auszutauschen. Erstellen Sie einen kostenfreien Datenraum und laden Ihre Mandanten in den jeweiligen Raum ein. Der Datenaustausch geht ganz einfach. Das Gleiche können Sie mit Post oder Buchhaltungsbelegen machen, die Ihnen in die Kanzlei geschickt werden. Das Office scannt und legt die Unterlagen in die jeweilige DRACOON-Box des Mitarbeiters ab. Sie können die Datenräume auch als „Laufwerk“ in Ihre Explorer-Struktur einbinden. So können Mandanten Buchhaltungsbelege einfach in ihrer gewohnten Umgebung in Ordnern ablegen und durch die Verknüpfung mit DRACOON landen die Belege bei Ihnen in der Kanzlei.
Tipp: DRACOON ist kostenlos erhältlich und ist mit der Ende-zu-Ende-Verschlüsselung – d.h., die Entschlüsselung findet nur am Endpunkt der Übertragung statt – sehr sicher.
Autor: Stefan Homberg berät als Geschäftsführer der Agentur Die Kanzlei-Entwickler Kanzleien bei der Entwicklung und Umsetzung von Digitalisierungsprojekten sowie bei Datenschutzthemen (www.kanzlei-entwickler.de).
