Mit "MS Teams" können Sie gemeinsam mit Ihren Kolleg*innen Dokumente bearbeiten

Wenn Texte, Präsentationen und andere Dokumente bearbeitet werden, sind oft mehrere Personen beteiligt. Dann kursieren schnell mehrere Versionen und es ist unsicher, welche davon die aktuelle ist. Dank Cloud-Anwendungen ist gemeinsames Arbeiten an einem Dokument möglich. Hier erfahren Sie am Beispiel von Microsoft Teams, wie Sie die Online-Zusammenarbeit im Alltag nutzen.

 

Zusammenarbeit im Team mit MS Teams

Die Office-Pakete von Microsoft sind die am weitesten verbreitete Bürosoftware. In der Version Office 365 gibt es die bekannten Programme Word, Excel und PowerPoint als Cloud-Dienste. Ergänzt werden sie u.a. durch die Anwendung Teams, die speziell die Kommunikation und Zusammenarbeit unterstützen soll.

 

So legen Sie ein Team an

Erster Schritt für die gemeinsame Bearbeitung eines Dokuments ist die Anlage eines Teams, über das Bearbeiter Zugriff auf das Dokument bekommen. Öffnen Sie hierfür Teams und klicken Sie auf den Reiter „Teams“ im linken Bildrand. Anschließend klicken Sie auf „Team erstellen“.

Nun können Sie wählen, ob Ihr Team „Privat“ oder „Öffentlich“ sein soll, sprich, ob jeder in Ihrer Organisation – Ihrer Kanzlei – in das Team eintreten kann oder ob man eine Berechtigung für das Team benötigt. Nachdem Sie diese Auswahl getroffen haben, vergeben Sie einen Namen für das Team und fügen im nächsten Schritt die Mitglieder hinzu.

Beachte: MS Teams bietet die Möglichkeit, auch externe Personen in Teams aufzunehmen. Dafür geben Sie deren E-Mail-Adresse in Teams ein. Die Personen haben dann Zugriff auf alle Dokumente und Informationen, die in diesem Team geteilt werden.

 

Laden Sie ein Dokument

Um ein Dokument in Teams zu bearbeiten, öffnen Sie die Lasche „Dateien“ in Ihrem Team. Nun können Sie über die Schaltfläche „Neu“ ein neues Dokument erstellen oder über die Schaltfläche „Hochladen“ ein Dokument von einem beliebigen Speicherplatz auf Ihrem PC in Teams hochladen.

 

 

Tipp: Nutzen Sie alternativ die Drag-and-drop-Funktion, um ein Dokument schnell in Teams hochzuladen. Ziehen Sie also das Dokumentensymbol mit der Maus in den entsprechenden Ordner in Teams.

 

Bearbeiten Sie das Dokument alleine oder gemeinsam

Um das Dokument zu bearbeiten, haben Sie verschiedene Möglichkeiten. Klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie „Öffnen“. Nun können Sie wählen, ob Sie das Dokument

• direkt in Teams,
• in der App (z.B. WordApp) oder
• im Browser

öffnen und bearbeiten möchten. Sie können das Dokument auch herunterladen und zum Bearbeiten auf Ihrem Desktop speichern.

Beachte: Laden Sie das Dokument auf Ihren Desktop, können natürlich nur noch Sie auf dieses Dokument zugreifen. Damit alle im Team die Änderungen usw. sehen können, müssen Sie das Dokument wieder in Teams hochladen.

 

Teilen Sie das Dokument

Sie können das Dokument auch teilen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen „Link kopieren“. Diesen Link können Sie an andere Bearbeiter verschicken.

 

Autorin: Barbara Benninghoven berät als Consultant bei der Agentur Die Kanzlei Entwickler GmbH Kanzleien bei der Entwicklung und Umsetzung von Digitalisierungsprojekten und organisiert unterschiedliche Veranstaltungen rund um das Thema Digitalisierung für Steuerberater und deren Mandanten (www.kanzlei-entwickler.de).