Personalgespräche, Mandantengespräche oder Projektbesprechungen werden persönlich geführt. Ohne direkten Kontakt geht das auch mit Webmeetings. Aber die haben einige Tücken. Angefangen mit der Technik bis zu Verständnisschwierigkeiten, weil alle durcheinandersprechen. Lesen Sie hier, wie Sie Webmeetings ganz einfach erfolgreich organisieren und durchführen.
Software für Videokonferenzen
Der Videokonferenzdienst Zoom ist in der Corona-Krise sehr bekannt geworden. Der Dienst kann für Besprechungen, Videowebinare oder virtuelle Konferenzräume für die Kommunikation innerhalb der Kanzlei oder mit Mandanten genutzt werden. In der Basic Version ist der Dienst kostenlos. Damit können Sie beliebig viele Gruppenmeetings (3–100 Personen) bis zu einer Dauer von jeweils 40 Minuten oder zu zweit unbegrenzt Besprechungen abhalten. Webmeetings lassen sich in wenigen Schritten organisieren. Vorab sind lediglich einige Grundeinstellungen vorzunehmen. Zum Beispiel ist es erforderlich, Audio- und Videooptionen für die Teilnehmer festzulegen und die Zeitzonen einzustellen.
Beachte: Die Einstellung der Zeitzone ist essentiell, da sie bei der Planung von Webmeetings übernommen wird. Achten Sie darauf, dass die Uhrzeit des Meetings korrekt angegeben wird.
Tipps und Tricks für ein erfolgreiches Webmeeting:
Webmeeting planen: Legen Sie fest, wer an dem Termin teilnehmen soll und welche Themen besprochen werden. Laden Sie die Teilnehmer mit einer E-Mail ein.
Aussagekräftiger Name: Hier empfiehlt es sich, kurze, prägnante Titel zu wählen, die sofort erkennen lassen, welche Themen besprochen werden sollen, z.B. „Herr Mustermann – Einkommensteuer 2019“; „Firma XYZ – Jahresabschluss 2019“; „Mitarbeiter XYZ – Feedback-Gespräch“.
Vorbereitet sein: Wie in einem persönlichen Meeting ist es auch in Webmeetings wichtig, gut auf die Besprechung vorbereitet zu sein, um diese erfolgreich führen zu können. Machen Sie sich einen kurzen Ablaufplan und halten Sie fest, welche Themen besprochen werden sollen. Auch sollten Sie sich vorab mit der Technik vertraut machen. Machen Sie hierfür einen Probelauf des Termins.
Start des Meetings organisieren: Die ersten Minuten eines Webmeetings sind oft turbulent, da oftmals alle Teilnehmer durcheinanderreden oder mental noch nicht in dem Gespräch angekommen sind. Schalten Sie als Moderator zu Beginn des Webmeetings die Mikrofone der Teilnehmer stumm. Fassen Sie in den ersten Minuten den Grund des Gesprächs zusammen, um sicherzustellen, dass alle Teilnehmer dies verstanden haben.
Gesprächsregeln festlegen: In einem Webmeeting ist es aufgrund der physischen Distanz umso wichtiger, vorab Gesprächsregeln festzulegen, die von den Teilnehmern einzuhalten sind. Zu den wichtigsten Gesprächsregeln gehören: einander ausreden zu lassen, zuzuhören, Wortbeiträge kurz zu halten, beim Thema zu bleiben und offen für andere Meinungen oder Ansichten zu sein. Weisen Sie darauf zu Beginn hin.
Aufgaben verteilen: Ergeben sich aus einem Termin weitere Aufgaben oder ist eine Nachbearbeitung erforderlich, besprechen Sie dies zum Abschluss des Termins und legen Sie Verantwortlichkeiten fest. Halten Sie die Erledigung der Aufgaben nach.
Autor: Stefan Homberg berät als Geschäftsführer der Agentur Die Kanzlei-Entwickler Kanzleien bei der Entwicklung und Umsetzung von Digitalisierungsprojekten sowie bei Datenschutzthemen (www.kanzlei-entwickler.de).
