Lohnextras 2021: Corona-Prämie und weitere neue Vergünstigungen

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Bis Ende Juni 2021 kann die Corona-Prämie noch steuerfrei ausgezahlt werden. Darüber hinaus bestehen auch weitere – zum Teil neue – Möglichkeiten der Nettolohnoptimierung. Interessante Gestaltungsmöglichkeiten wie die neue Pauschalbesteuerung für überlassene Fahrräder oder die Anhebung der Freigrenze für Sachbezüge erläutern wir in diesem Beitrag.

Steuerbefreiung von Corona-Sonderzahlungen

Die Steuerbefreiung von Corona-Sonderzahlungen nach § 3 Nr. 11a EStG, die zunächst bis zum 31.12.2020 befristet war, wurde bis zum 30.06.2021 verlängert. Die Fristverlängerung von sechs Monaten führt jedoch nicht dazu, dass im ersten Halbjahr 2021 nochmals 1.500 € – zusätzlich zu einem bereits im Jahr 2020 steuerfrei geleisteten Betrag von 1.500 € – steuerfrei ausgezahlt werden können. Lediglich der Zeitraum für die Gewährung von steuerfreien Corona-Sonderzahlungen wurde gestreckt. Voraussetzung für die Steuerfreiheit ist weiterhin, dass die Leistungen des Arbeitgebers in Form von Sachbezügen oder Zuschüssen zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erbracht werden.

Beachte: Eine Vereinbarung über Sonderzahlungen, die vor dem 01.03.2020 ohne einen Bezug zur Corona-Krise getroffen wurde, kann nicht nachträglich in eine steuerfreie Beihilfe oder Unterstützung zur Abmilderung der zusätzlichen Belastung durch die Corona-Krise umgewandelt werden (z.B. wenn für die Sonderzahlung in der Bilanz zum 31.12.2019 eine Rückstellung gebildet wurde oder die Arbeitnehmer bereits im Februar 2020 über die Gewährung einer Sonderzahlung im März 2020 informiert wurden).

Eine steuerfreie Zahlung bis zu 1.500 € ist auch an geringfügig entlohnte Beschäftigte möglich. Eine Angemessenheitsprüfung ist nicht vorzunehmen. Bei Arbeitsverhältnissen unter nahen Angehörigen muss die Gewährung einer solchen Beihilfe oder Unterstützung jedoch auch unter Fremden üblich sein (sogenannter Fremdvergleichsgrundsatz).

Es handelt sich um einen steuerlichen Freibetrag. Arbeitgebern steht es frei, auch höhere Sonderzahlungen zu leisten. Darüber hinausgehende Zahlungen sind jedoch grundsätzlich steuer- und beitragspflichtig. Der Betrag von insgesamt bis zu 1.500 € kann pro Dienstverhältnis steuerfrei gezahlt werden. Es ist daher nicht zu prüfen, ob aus anderen Dienstverhältnissen bereits eine steuerfreie Zahlung geleistet wurde.

Tipp: Arbeitgebern steht es frei, anstelle einer üblichen (steuerpflichtigen) Abfindung wegen des Verlusts des Arbeitsplatzes eine steuerfreie Corona-Prämie zu leisten. Allerdings ist es erforderlich, dass aus den vertraglichen Vereinbarungen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer erkennbar ist, dass es sich um steuerfreie Beihilfen und Unterstützungen zur Abmilderung der zusätzlichen Belastung durch die Corona-Krise handelt. Die coronabedingte Betroffenheit des Arbeitnehmers muss zudem in der Zeit begründet sein, in der das Beschäftigungsverhältnis bestand. Abfindungen, die sich auf Beschäftigungsverhältnisse beziehen, die vor dem 01.03. beendet wurden, können somit nicht in steuerfreie Beihilfen oder Unterstützungen umqualifiziert oder umgewandelt werden.

Steuerbefreiung von Kurzarbeitergeldzuschüssen

Aufgrund der in der Corona-Krise strukturell flächendeckenden Gewährung von Kurzarbeitergeld und zur Vermeidung von sozialen Härten wurde eine Aufstockung des Kurzarbeitergeldes und des Saison-Kurzarbeitergeldes bis 80 % des Unterschiedsbetrags zwischen dem sozialversicherungsrechtlichen Soll-Entgelt und dem Ist-Entgelt durch den Arbeitgeber nicht nur sozialversicherungsfrei, sondern auch steuerfrei gestellt (§ 3 Nr. 28a EStG).

Die Steuerbefreiung, die zunächst bis zum 31.12.2020 befristet war, wurde bis zum 31.12.2021 verlängert. Sie gilt damit für Lohnzahlungszeiträume, die nach dem 29.02.2020 beginnen und vor dem 01.01.2022 enden.

Überlassung von betrieblichen Fahrrädern zur privaten Nutzung

Der geldwerte Vorteil aus vom Arbeitgeber zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn zur Nutzung überlassenen Fahrrädern und Pedelecs wird seit dem 01.01.2019 über § 3 Nr. 37 EStG ausdrücklich steuerfrei gestellt.

Die Steuerbefreiung gilt nur für die Überlassung zur Nutzung, nicht hingegen für die Übertragung des Eigentums an den Fahrrädern/Pedelecs auf den Arbeitnehmer.

Beachte: Auch die Überlassung mehrerer Fahrräder/Pedelecs an einen Arbeitnehmer ist begünstigt.

Eine Anrechnung des steuerfreien geldwerten Vorteils aus der Überlassung des Fahrrads/Pedelecs auf die Entfernungspauschale wird in § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4 Satz 7 EStG ausdrücklich ausgeschlossen. Da die Anwendung des § 3 Nr. 37 EStG voraussetzt, dass der geldwerte Vorteil zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt wird, führt eine Gehaltsumwandlung nicht zur Steuerbefreiung des geldwerten Vorteils aus der Privatnutzung des Fahrrads/Pedelecs. In diesen Fällen ist der geldwerte Vorteil nach der bundeseinheitlichen Regelung zur steuerlichen Behandlung der Überlassung von (Elektro-)Fahrrädern zu ermitteln.

Die Steuerbefreiung des § 3 Nr. 37 EStG war zunächst auf vor dem 01.01.2022 endende Lohnzahlungszeiträume befristet. Durch das Gesetz zur weiteren steuerlichen Förderung der Elektromobilität und zur Änderung weiterer steuerlicher Vorschriften wurde die Steuerbefreiung bis zum 31.12.2030 verlängert.

Neu seit 2020: Pauschalbesteuerung mit 25 %

Außerdem hat der Arbeitgeber seit 2020 die Möglichkeit, geldwerte Vorteile aus der unentgeltlichen oder verbilligten Übereignung von betrieblichen Fahrrädern an den Arbeitnehmer pauschal mit 25 % Lohnsteuer zu besteuern (§ 40 Abs. 2 Nr. 7 EStG). Die Pauschalbesteuerungsmöglichkeit gilt sowohl für Elektrofahrräder als auch für Fahrräder. Ist ein Elektrofahrrad jedoch verkehrsrechtlich als Kfz einzuordnen, sind die Regelungen der Dienstwagenbesteuerung anzuwenden.

Voraussetzung für die Pauschalierung der Lohnsteuer ist, dass die Übereignung von betrieblichen Fahrrädern zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erfolgt. Die Pauschalbesteuerungsmöglichkeit erfasst somit Fälle einer Entgeltumwandlung nicht.

Tipp: Auch die Übereignung mehrerer Fahrräder/Pedelecs an einen Arbeitnehmer kann pauschaliert werden.

Kostenerstattung im Homeoffice

Überlässt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer Arbeitsmittel (z.B. Laptop, Ordner, Locher) unentgeltlich zur Nutzung und ist die private Mitbenutzung ausgeschlossen, liegt kein Arbeitslohn vor (R 19.3 Abs. 2 Nr. 1 LStR).

Unerheblich ist hierbei, ob der Arbeitgeber die Arbeitsmittel anschafft und dem Arbeitnehmer zur betrieblichen Nutzung im Homeoffice zur Verfügung stellt oder ob der Arbeitnehmer die Arbeitsmittel selbst anschafft und der Arbeitgeber ihm die Kosten erstattet (steuerfreier Ersatz gem. § 3 Nr. 50 EStG). Wichtig ist nur,

• dass die Arbeitsmittel regelmäßig im Eigentum des Arbeitgebers verbleiben und
• eine private Mitbenutzung durch den Arbeitnehmer ausgeschlossen ist.

Beachte: Ist hingegen eine private Mitnutzung gegeben, liegt regelmäßig Arbeitslohn vor. Allerdings kann bei der privaten Mitnutzung von betrieblichen Telekommunikations- und Datenverarbeitungsgeräten Steuerfreiheit nach § 3 Nr. 45 EStG vorliegen.

Tipp: Einzelheiten zur Überlassung von Arbeitsmitteln und zu Kostenerstattungen sollten vertraglich geregelt werden. Neben der Transparenz für Arbeitgeber und Arbeitnehmer dienen schriftliche Vereinbarungen auch dem Nachweis eines Ausschlusses der privaten Nutzung und damit der Steuerfreiheit der Leistungen.

Erstattungen für Telefonkosten sind ohne Einzelnachweis steuerfrei möglich, soweit eine berufliche Veranlassung gegeben ist. Von dieser kann bei regelmäßiger bzw. dauerhafter Homeoffice-Nutzung ausgegangen werden. Hierbei gilt: Telefonkosten können bei beruflicher Veranlassung ohne Einzelnachweis bis zu 20 % des Rechnungsbetrags, maximal 20 € im Monat, steuerfrei ersetzt werden (R 3.50 Abs. 2 Satz 4 LStR).

Auch Barzuschüsse für Internetkosten kann der Arbeitgeber leisten. Diese sind jedoch nicht steuerfrei. Vielmehr kann hierfür die Pauschalbesteuerung i.H.v. 25 % in Anspruch genommen werden. Voraussetzung für die Pauschalbesteuerung der Kostenübernahmen ist, dass der Arbeitnehmer eine Erklärung abgibt, aus welcher die tatsächlichen Kosten ersichtlich sind. Diese Erklärung muss regelmäßig zum Lohnkonto genommen werden.

Die Übernahme sonstiger Kosten durch den Arbeitgeber ist regelmäßig Arbeitslohn und damit grundsätzlich steuerpflichtig. Ersetzt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer etwa die Kosten für ein Arbeitszimmer in der Wohnung des Arbeitnehmers, handelt es sich um steuer- und beitragspflichtigen Arbeitslohn. Ergänzend hierzu steht dem Arbeitnehmer aber ggf. ein Werbungskostenabzug im Rahmen seiner privaten Steuererklärung zu, so z.B. Werbungskosten für ein häusliches Arbeitszimmer.

Sonderfall: Vermietung des Homeoffice an den Arbeitgeber

Vereinbaren Arbeitgeber und Arbeitnehmer vertraglich die Vermietung des als Homeoffice genutzten Arbeitszimmers an den Arbeitgeber, liegt für den Arbeitnehmer mit Zufluss der Mieterlöse regelmäßig steuerpflichtiges Entgelt vor. Lediglich bei der Einordnung zu den einkommensteuerlichen Einkunftsarten kommt es gemäß laufender Rechtsprechung und nach Ansicht der Finanzverwaltung im Wesentlichen auf die Interessenszuordnung der Vereinbarung an.

Demnach gilt: Wird die Vereinbarung im Wesentlichen im Interesse des Arbeitnehmers abgeschlossen mit dem Ziel, die Fahrzeiten einzusparen, ist die Erstattung der Kosten für die Miete durch den Arbeitgeber eine Gegenleistung für die durch den Arbeitnehmer zur Verfügung gestellte Arbeitskraft. Die Einnahmen aus der Erstattung der Miete stellen damit beim Arbeitnehmer Arbeitslohn (§ 19 EStG) dar und sind im Rahmen der Lohnabrechnung durch den Arbeitgeber entsprechend zu berücksichtigen und dem Lohnsteuerabzug zu unterwerfen. Hingegen ist eine Vereinbarung, welche im überwiegenden Interesse des Arbeitgebers geschlossen wird, beispielsweise damit Arbeitsplätze vor Ort im Unternehmen eingespart werden, regelmäßig ausschlaggebend dafür, dass die Mietvereinbarung für den Arbeitnehmer zu Einkünften aus Vermietung und Verpachtung (§ 21 EStG) führt.

Gutscheine und Geldkarten – Abgrenzung zwischen Geldleistung und Sachbezug

Mit Wirkung ab dem 01.01.2020 hat der Gesetzgeber den insbesondere für die monatliche 44-€-Freigrenze sowie die 30%ige Pauschalbesteuerung von Sach- und Dienstleistungen bedeutsamen Begriff der Sachbezüge im EStG selbst definiert.

Nunmehr ist gesetzlich festgeschrieben, dass zweckgebundene Geldleistungen, nachträgliche Kostenerstattungen, Geldsurrogate und andere Vorteile, die auf einen Geldbetrag lauten, grundsätzlich keine Sachbezüge, sondern Geldleistungen sind.

Andererseits werden zweckgebundene Gutscheine (einschließlich entsprechender Gutscheinkarten, digitaler Gutscheine, Gutscheincodes oder Gutscheinapplikationen/-Apps) sowie entsprechende Geldkarten (einschließlich Wertguthabenkarten in Form von Prepaid-Karten) ausdrücklich als Sachbezug definiert. Voraussetzung für die Annahme eines Sachbezugs ist, dass die Gutscheine oder Geldkarten ausschließlich zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen beim Arbeitgeber oder einem Dritten berechtigen. Außerdem müssen sie bestimmte Kriterien des Zahlungsdiensteaufsichtsgesetzes (ZAG) erfüllen.

Die Neuregelung hat in der Praxis für erhebliche Verunsicherung gesorgt. Im Vorgriff auf eine bundeseinheitliche Regelung hat das Finanzministerium Sachsen-Anhalt nunmehr Folgendes geregelt (FinMin Sachsen-Anhalt, Schreiben v. 26.02.2021 – 45 - S 2334-331/4/13848/2021):

Für die Berücksichtigung der Voraussetzungen des § 2 Abs. 1 Nr. 10 ZAG ist nunmehr eine Nichtbeanstandungsregelung für die Jahre 2020 und 2021 beschlossen worden. Abweichend von § 8 Abs. 1 Satz 3 EStG ist es nicht zu beanstanden, wenn Gutscheine und Geldkarten, die ausschließlich zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen berechtigen, jedoch die Kriterien des § 2 Abs. 1 Nr. 10 ZAG nicht erfüllen, noch bis zum 31.12.2021 als Sachbezug anerkannt werden.

Gutscheine oder Geldkarten sind hingegen als Geldleistung zu behandeln, wenn sie

über eine Bezahlungsfunktion verfügen (es ist nicht zu beanstanden, wenn verbleibende Restguthaben bis zu 1 € ausgezahlt werden können),

• über eine eigene IBAN verfügen,
• für Überweisungen (z.B. PayPal) verwendet werden können,
• für den Erwerb von Devisen (z.B. Pfund, US-Dollar, Schweizer Franken) verwendet werden können oder
• als generelles Zahlungsinstrument hinterlegt werden können.

Anhebung der 44-€-Freigrenze ab 2022

Die monatliche Freigrenze für Sachbezüge beträgt seit 2004 unverändert 44 €. Ab dem 01.01.2022 wird die monatliche Freigrenze für Sachbezüge auf 50 € angehoben.