Einem Terminkalender kann in Korrespondenz mit Eintragungen im Fahrtenbuch allenfalls erläuternde Bedeutung zukommen, weil ein Kalender keine Gewähr dafür bietet, dass nachträgliche Korrekturen unterblieben sind. Die Eintragungen im Fahrtenbuch müssen zum einen in sich schlüssig, lückenlos und abgeschlossen sein und dürfen zum anderen den übrigen die Kfz-Nutzung betreffenden Belegen nicht widersprechen. Kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch liegt vor, wenn Einzeleintragungen regelmäßig ähnliche Fehler und Widersprüche zu den übrigen Belegen aufweisen, die die Beweiskraft des Fahrtenbuchs in Bezug auf das Erfordernis der zeitnahen Erstellung und Authentizität erheblich in Zweifel ziehen und auch die Unrichtigkeit der übrigen Eintragungen befürchten lassen.
Die private Nutzung eines betrieblichen Kfz ist mit 1 % des inländischen Listenpreises anzusetzen (§ 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 2 EStG). Abweichend hiervon kann die private Nutzung aufgrund der tatsächlichen Aufwendungen nur angesetzt werden, wenn die Aufwendungen durch Belege und das Verhältnis der privaten zu den übrigen Fahrten durch ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch nachgewiesen werden (§ 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 3 EStG).
Der Begriff des ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs ist gesetzlich zwar nicht näher bestimmt, durch die Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs (BFH)sind die Voraussetzungen jedoch im Wesentlichen geklärt (BFH, Urt. v. 10.04.2008 - VI R 38/06, BStBl II 2008, 768; BFH, Urt. v. 09.11.2005 - VI R 27/05, BStBl II 2006, 408). Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch muss zeitnah und in geschlossener Form geführt und die Fahrten vollständig und in ihrem fortlaufenden Zusammenhang wiedergegeben werden. Dabei ist jede einzelne berufliche Verwendung grundsätzlich für sich und mit dem bei Abschluss der Fahrt erreichten Gesamtkilometerstand des Fahrzeugs aufzuzeichnen.
Die Aufzeichnungen im Fahrtenbuch müssen außerdem eine hinreichende Gewähr für ihre Vollständigkeit und Richtigkeit bieten. Sie müssen mit vertretbarem Aufwand auf ihre materielle Richtigkeit hin überprüfbar sein. Weisen die Fahrtenbücher inhaltliche Unregelmäßigkeiten auf, kann dies die materielle Richtigkeit der Kilometerangaben in Frage stellen. Die erforderlichen Angaben müssen sich dem Fahrtenbuch selbst entnehmen lassen. Ein Verweis auf ergänzende Unterlagen ist nur zulässig, wenn der geschlossene Charakter der Fahrtenbuchaufzeichnungen dadurch nicht beeinträchtigt wird (BFH, Urt. v. 16.03.2006 - VI R 87/04, BStBl II 2006, 625).
Ebenso wie eine Buchführung trotz einiger formeller Mängel aufgrund der Gesamtbewertung noch als formell ordnungsgemäß erscheinen kann, führen auch kleinere Mängel nicht zur Verwerfung des Fahrtenbuchs und nicht zur Anwendung der 1-%-Regelung, wenn die Angaben insgesamt plausibel sind. Maßgeblich ist, ob trotz der Mängel noch eine hinreichende Gewähr für die Vollständigkeit und Richtigkeit der Angaben gegeben ist.
Werden jedoch nur die Tagesdaten vermerkt und keine genauen Aufzeichnungen über den jeweiligen Fahrtzweck und die besuchten Personen gemacht, kann ein Terminkalender keine ergänzenden Hinweise bringen. Er bietet keine Gewähr dafür, dass nachträgliche Korrekturen oder Ergänzungen unterblieben sind. Weisen Einzeleintragungen in einer gewissen Regelmäßigkeit und Ähnlichkeit Fehler und Widersprüche zu den übrigen Belegen auf, zieht dies die Beweiskraft des Fahrtenbuchs in Bezug auf die Authentizität in erheblichem Maße in Zweifel und lässt die Unrichtigkeit auch der übrigen Eintragungen befürchten. Das gilt insbesondere, wenn die im Fahrtenbuch angegebenen Zielorte regional erheblich von den Orten abweichen, von denen die zeitgleich ausgestellten Tankquittungen stammen.
Die Fahrtenbücher können deshalb der Besteuerung nicht zugrunde gelegt werden, auch wenn der Selbständige bedingt durch die regionale Lage seiner Steuerkanzlei und seines Wohnsitzes zumeist Fahrten zwischen Wohnung und Büro zurückgelegt haben dürfte. Sind die Fahrtenbücher nicht hinreichend ordnungsgemäß, so ist auch eine realistische Schätzung der privaten Nutzung des betrieblichen Kfz nicht mehr zulässig, so dass die Listenpreisregelung zwingend anzuwenden ist.
Hinweis: Das Bundesministerium der Finanzen hat sich im Schreiben vom 18.11.2009 - IV C 6 - S 2177/07/10004 zu den Voraussetzungen der Ordnungsmäßigkeit eines Fahrtenbuchs geäußert.
Quelle: FG München - Urteil vom 14.05.09