Aktuelles zum Fahrtenbuch

Nutzen Selbständige den Betriebs-Pkw, müssen sie für ihre Privatfahrten einen Gewinnaufschlag versteuern. Privatfahrten von Arbeitnehmern mit einem von der Firma überlassenen Wagen führen als geldwerter Vorteil zu einer höheren Lohnsteuer. Der Aufschlag lässt sich einfach und pauschal mit monatlich 1 % vom Listenpreis des Fahrzeugs plus Extras ermitteln. Da diese Methode zwar einfach, aber oftmals ungünstig ist, können berufstätige Steuerzahler dem Finanzamt jederzeit ein Fahrtenbuch präsentieren und dadurch zu günstigeren Ergebnissen kommen.

Die Einladung zum Führen eines Fahrtenbuchs steht Arbeitnehmern und Selbständigen gleichermaßen offen. Doch der Nachweis der tatsächlich angefallenen Kosten und Fahrten ist lästig und bedarf der Beachtung vieler strenger Formalien. Hierzu müssen Steuerzahler über das ganze Jahr hinweg alle Kosten und Touren täglich mühsam auflisten, sämtliche Belege sammeln sowie die beruflichen Fahrziele und Umwege exakt angeben. Dafür greifen sie zunehmend auf elektronische Fahrtenbücher bzw. elektronische Fahrtenbuchprogramme zurück.

Da diese aber von der Finanzverwaltung weder zertifiziert noch offiziell zugelassen werden, muss der Pkw-Nutzer nicht nur die technischen Voraussetzungen für die Führung eines ordnungsgemäßen elektronischen Fahrtenbuchs erfüllen, um die Anerkennung eines elektronischen Fahrtenbuchs als ordnungsgemäß zu erreichen; er hat auch die Hard- und Software ordnungsgemäß zu bedienen und muss darauf achten, dass das Fahrtenbuch hinterher alle von der BFH-Rechtsprechung und der Finanzverwaltung geforderten Angaben enthält. Das prüfen Finanzbeamte immer für den jeweiligen Einzelfall.

Nach den Vorgaben des BFH dienen Fahrtenbücher zum Nachweis des zu versteuernden Privatanteils an der Gesamtfahrleistung. Die Aufzeichnungen müssen eine hinreichende Gewähr für ihre Vollständigkeit und Richtigkeit bieten und mit vertretbarem Aufwand auf ihre materielle Richtigkeit hin überprüfbar sein. Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch muss zeitnah und in geschlossener Form geführt werden, um nachträgliche Einfügungen oder Änderungen auszuschließen oder als solche erkennbar zu machen. Deswegen muss das Fahrtenbuch neben dem Datum und den Fahrtzielen grundsätzlich auch den jeweils aufgesuchten Kunden oder Geschäftspartner oder den konkreten dienstlichen Anlass aufführen.

Dementsprechend sind die zu erfassenden Fahrten im Fahrtenbuch vollständig und in ihrem fortlaufenden Zusammenhang wiederzugeben - jede einzelne berufliche Verwendung für sich und mit dem bei Abschluss der Fahrt erreichten Gesamtkilometerstand. Wird der berufliche Einsatz des Fahrzeugs für eine private Verwendung unterbrochen, stellt diese Nutzungsänderung als Einschnitt den Abschluss der beruflichen Fahrt dar. Daher ist der erreichte Kilometerstand zu dokumentieren.

Als Faustregel gilt: Das elektronische Fahrtenbuch ist anzuerkennen, wenn sich daraus dieselben Erkenntnisse wie aus einem manuell geführten Fahrtenbuch gewinnen lassen.

Um diese Anforderungen zu erfüllen, müssen beim Ausdrucken nachträgliche Veränderungen der aufgezeichneten Angaben technisch ausgeschlossen, zumindest aber dokumentiert werden. Zudem genügt eine mit Hilfe eines Computerprogramms erzeugte Datei den Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch nur dann, wenn nachträgliche Veränderungen an den eingegebenen Daten nach der Funktionsweise des verwendeten Programms technisch ausgeschlossen sind oder in der Datei selbst dokumentiert und offengelegt werden. Insoweit ist die eindeutige Kennzeichnung einer geänderten Eingabe - sowohl in der Anzeige des elektronischen Fahrtenbuchs am Bildschirm als auch in seinem Ausdruck - unverzichtbare Voraussetzung für die Anerkennung. Nur dann ist eine hinreichende Gewähr für die Vollständigkeit und Richtigkeit gegeben. Nicht vergessen werden sollte, dass darüber hinaus auch sichergestellt sein muss, dass die Daten des elektronischen Fahrtenbuchs bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist unveränderlich archiviert und wieder unverändert lesbar gemacht werden können und eventuelle Änderungen mit Datum und ursprünglichem Inhalt ersichtlich sein müssen.

Praxishinweis

1. Bestehen (außer)steuerliche Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten und sind die aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Unterlagen mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems wie z.B. eines elektronischen Fahrtenbuchs erstellt worden, so hat die Finanzverwaltung ein Datenzugriffsrecht auf diese digitalen Unterlagen. Besteht ein Datenzugriffsrecht auf ein elektronisches Fahrtenbuch, muss auch die maschinelle Auswertbarkeit der Fahrtenbuchdaten gewährleistet sein.
2. Bei einem elektronischen Fahrtenbuch hält die Finanzverwaltung die GPS-Ermittlung der Fahrtstrecken und die dadurch entstehende Abweichung vom Tachostand grundsätzlich für unbedenklich. Allerdings sollte der tatsächliche Tachostand im Halbjahres- oder Jahresabstand dokumentiert werden.

OFD Rheinland, Kurzinfo LSt-Außendienst 2/2013 v. 18.02.2013
OFD Münster, Kurzinfo LSt-Außendienst 2/2013 v. 18.02.2013
BFH, Urt. v. 01.03.2012 - VI R 33/10, BStBl 2012 II 505
BFH, Urt. v. 16.11.2005 - VI R 64/04, BStBl 2006 II 410