Das BMF hat ein aktualisiertes Muster für Zuwendungsbestätigungen veröffentlicht, das zwingend ab Neujahr 2013 zu verwenden ist. Das neue Muster kann bereits vorher verwendet werden, die Finanzverwaltung beanstandet es jedoch nicht, wenn bis Silvester 2012 das bisherige Muster für Zuwendungsbestätigungen verwendet wird. Die Zuwendungsbestätigungen können auch selbst hergestellt werden, wenn in den Eigenproduktionen nur die Angaben aus den veröffentlichten Mustern übernommen werden, die im Einzelfall der Spende relevant sind. Das gilt auch für die Hinweise in den Mustern zu Haftungsfolgen bei Ausstellung einer unrichtigen Bestätigung und zur steuerlichen Anerkennung.
"Individuell" heißt aber nicht, dass Umformulierungen, Danksagungen oder Werbung zulässig sind. Denn Wortwahl und Reihenfolge der in den Mustern vorgegebenen Textpassagen sind beizubehalten. Entsprechende variable Texte etwa zur eigenen Tätigkeit des gemeinnützigen Vereins sind jedoch auf der Rückseite zulässig.
Damit die Geld- oder Sachspende für Zuwendenden und Empfänger erfolgreich ist, nachfolgend die wichtigsten Eckpunkte des Verwaltungserlasses im Überblick:
- Geldspende: Der zugewendete Betrag ist sowohl in Ziffern als auch in Buchstaben zu benennen.
- Sachspende: Die Zuwendungsbestätigung muss genaue Angaben über den zugewendeten Gegenstand enthalten - etwa Alter, Zustand, historischer Kaufpreis.
- Entnahme betrieblich: Stammt eine Sachspende aus dem Betriebsvermögen, ist sie mit dem Entnahmewert (= grundsätzlich der Teilwert) zuzüglich Umsatzsteuer anzusetzen. Im Gegenzug braucht der Empfänger keine Zusatzunterlagen in seine Buchführung aufzunehmen, auch Angaben zur Wertermittlung sind nicht erforderlich. Der Entnahmewert kann auch der Buchwert sein, wenn das Wirtschaftsgut für steuerbegünstigte Zwecke gespendet wird. Bei diesem sogenannten Buchwertprivileg darf der ausgewiesene Betrag den bei der Entnahme angesetzten Wert nicht überschreiten.
- Entnahmen privat: Bei Sachspenden aus dem Privatvermögen ist der gemeine Wert des gespendeten Wirtschaftsguts maßgebend. Das gilt aber nur, wenn dessen alternative Veräußerung im Zeitpunkt der Zuwendung keinen Besteuerungstatbestand erfüllen würde, etwa
- eine mindestens 1-%-ige Beteiligung an einer Kapitalgesellschaft,
- eine Immobilie, die sich weniger als zehn Jahre im Eigentum des Spenders befindet,
- ein anderes Wirtschaftsgut mit einer Eigentumsdauer von nicht mehr als einem Jahr (Spekulationsfrist).
In diesen Fällen sind die fortgeführten Anschaffungs- oder Herstellungskosten als Wert der Zuwendung relevant. Als Nachweis in Betracht kommt in diesem Zusammenhang z.B. ein Gutachten über den aktuellen Wert der Zuwendung oder der sich aus der Ursprungsrechnung ergebende historische Kaufpreis abzüglich der Absetzung für Abnutzung. Diese Unterlagen hat der Empfänger in seine Buchführung aufzunehmen.
- Weiterleitung: Sofern Zuwendungen an eine juristische Person des öffentlichen Rechts weitergeleitet und erst dort die steuerbegünstigten Zwecke verwirklicht werden, so muss der Erstempfänger das im amtlichen Vordruck vermerken. Die steuerbegünstigte Körperschaft hat eine Kopie der Zuwendungsbestätigung aufzubewahren oder in elektronischer Form zu speichern - unter Beachtung der Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme.
Praxishinweis
Die neuen Muster für Zuwendungsbestätigungen 2013 stellt die Verwaltung auf dem Formularserver zur Verfügung.
Für den Abzug steuerbegünstigter Auslandsspenden (Zuwendungen an nicht im Inland ansässige Empfänger) sind besondere Formulare nötig: Durch das Gesetz zur Umsetzung steuerrechtlicher EU-Vorgaben sowie zur Änderung steuerlicher Vorschriften aus dem Jahre 2010 können Spenden und Mitgliedsbeiträge zur Förderung steuerbegünstigter Zwecke in allen noch nicht bestandskräftig veranlagten Einkommensteuerfällen auch dann als Sonderausgaben abgesetzt werden, wenn sie an Einrichtungen gehen, die in einem anderen EU- oder EWR-Staat belegen sind.
Für den Nachweis der steuerbegünstigten Zuwendung als Geld- oder Sachspende können Finanzämter alle Belege verlangen, die ihnen für die Beurteilung der Frage notwendig erscheinen, ob die Voraussetzungen für die Abziehbarkeit der Ausgaben erfüllt sind. Das betrifft insbesondere Fragen für die Feststellung, ob der ausländische Zuwendungsempfänger die gesetzlichen Voraussetzungen für den inländischen Sonderausgabenabzug erfüllt: Der ausländische Zuwendungsempfänger muss nach der Satzung, dem Stiftungsgeschäft oder nach der tatsächlichen Geschäftsführung ausschließlich und unmittelbar gemeinnützigen, mildtätigen oder kirchlichen Zwecken dienen.
Den Nachweis, dass der ausländische Empfänger die deutschen gemeinnützigkeitsrechtlichen Vorgaben erfüllt, hat der inländische Spender gegenüber dem für ihn zuständigen Finanzamt durch Vorlage geeigneter Belege im Rahmen seiner Einkommensteuererklärung zu erbringen. Hierzu dienen insbesondere:
- Satzung,
- Tätigkeitsbericht,
- Aufstellung der Einnahmen und Ausgaben,
- Kassenbericht,
- Vermögensübersicht mit Nachweisen über die Bildung und Entwicklung der Rücklagen,
- Aufzeichnung über die Vereinnahmung von Zuwendungen und deren zweckgerechte Verwendung sowie
- Vorstandsprotokolle.
BMF-Schreiben v. 30.08.2012 - IV C 4 - S-2223/07/0018 :005
BMF-Schreiben v. 17.06.2011 - IV C 4 - S-2223/07/0018 :004, 2011/0474108, BStBl 2011 I 623
BMF-Schreiben v. 16.05.2011 - IV C 4 - S-2223/07/0005 :008, 2011/0381377, BStBl 2011 I 559