Nachweispflicht für Aufwendungen bei der Bewirtung in einer Gaststätte

Der BFH hat in einem aktuellen Urteil Stellung zu den Nachweispflichten bei Bewirtungsaufwendungen bezogen und die strengen Vorgaben des EStG bekräftigt. Bei der Bewirtung in einer Gaststätte muss der Unternehmer oder Selbstständige zwingend dem FA eine Rechnung vorlegen, die auch den Namen des Bewirtenden enthält. Eigenbelege oder Kreditkartenabrechnungen sind als Nachweis nicht ausreichend.

Sollen zumindest gut zwei Drittel der Kosten für die Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass als Betriebsausgaben den Steuergewinn mindern, sind zum Nachweis der Höhe und der betrieblichen Veranlassung der Aufwendungen formale Anforderungen an die Rechnung zu beachten. Der BFH hat die strengen Vorgaben des EStG jetzt noch einmal bekräftigt und zudem klargestellt, dass bei der Bewirtung in einer Gaststätte eine ausgestellte Rechnung den Namen des bewirtenden Steuerpflichtigen enthalten muss. Eigenbelege oder Kreditkartenabrechnungen sind nicht ausreichend.

Aufwendungen für die Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass sind nämlich nur dann abziehbar, wenn sie nach der allgemeinen Verkehrsauffassung als angemessen anzusehen sind und Höhe und betriebliche Veranlassung nachgewiesen werden. Zum Nachweis hat der Steuerpflichtige schriftlich folgende Angaben zu machen:

• Ort, Tag, Teilnehmer und Anlass der Bewirtung;
• Höhe der Aufwendungen; 
• bei Bewirtung in einer Gaststätte genügen Angaben zu dem Anlass und den Teilnehmern der Bewirtung sowie die Rechnung über die Bewirtung. Diese kann nicht durch Eigenbelege ersetzt werden.

Das EStG verlangt ausdrücklich und ausnahmslos die Beifügung der Rechnung über die Bewirtung. Bei einer Bewirtung in einer Gaststätte ist also - im Gegensatz zu sonstigen Bewirtungen - zwingend die Rechnung über die Bewirtung den Buchhaltungsunterlagen beizufügen. Dies ist materiell-rechtliche Voraussetzung für den Betriebsausgabenabzug; das EStG stellt insoweit für den besonderen Fall der Gaststättenbewirtung ein weiteres Erfordernis auf.

Die Entstehungsgeschichte der Norm bestätigt dies. Grundsätzlich sollten die bestehenden gesetzlichen Nachweisanforderungen nach dem gesetzgeberischen Willen nur insoweit erleichtert werden, als dem Steuerpflichtigen freigestellt wurde, in welcher Form er die erforderlichen schriftlichen Angaben zur Erfüllung seiner Nachweispflicht macht. Auf das Ausfüllen eines amtlichen Vordrucks konnte so verzichtet werden. Bei einer Bewirtung in einer Gaststätte brauchten die Angaben zum Ort und Tag der Bewirtung sowie zur Höhe der Aufwendungen nicht mehr gemacht zu werden, da sich diese aus der Rechnung ergeben. An der Pflicht, die Rechnung bei Gaststättenbewirtungen beizufügen, wollte der Gesetzgeber hingegen festhalten. Schließlich spricht auch der Normzweck dafür, dass im Fall der Gaststättenbewirtung zwingend die Rechnung beizufügen ist. Der Gaststättenrechnung kommt als Fremdbeleg eine erhöhte Nachweisfunktion zu. Sie soll den Finanzämtern die Prüfung der Höhe und der betrieblichen Veranlassung von Bewirtungsaufwendungen erleichtern und zudem den Steuerpflichtigen den Abzug von nicht betrieblich veranlassten oder unangemessenen Bewirtungsaufwendungen als Betriebsausgaben erschweren.

Faustregel: Durch die Einreichung von Eigenbelegen wird die Pflicht zur schriftlichen Angabe des Anlasses und der Teilnehmer der Bewirtung zwar erfüllt, doch weder die entsprechende Angabe des Bewirtenden auf von ihm erstellten Eigenbelegen noch die eingereichten Kreditkartenabrechnungen machen die Angabe des bewirtenden Steuerpflichtigen auf den Rechnungen entbehrlich.

Der BFH führt insoweit aus, dass sich dies aus dem Zweck ergibt. Durch die Vorschrift soll den Finanzämtern die Prüfung erleichtert und dadurch der Abzug von nicht betrieblich veranlassten oder unangemessenen Bewirtungsaufwendungen als Betriebsausgaben erschwert werden. Eine bloße Glaubhaftmachung der Höhe und der betrieblichen Veranlassung der Bewirtungsaufwendungen reicht daher für den Abzug nicht aus. Die alte BFH-Rechtsprechung ist auf aktuelle Fälle und die geltende Rechtslage übertragbar: Gaststättenrechnungen ohne Angabe des Namens des bewirtenden Steuerpflichtigen sind als Nachweis der Bewirtungsaufwendungen grundsätzlich ungeeignet, da sie nicht belegen, wem die Aufwendungen entstanden sind, und das Finanzamt weder die betriebliche Veranlassung noch die Angemessenheit der Bewirtungsaufwendungen prüfen kann. Ohne eine solche Angabe besteht grundsätzlich die Gefahr, dass fremde Dritte Rechnungen an sich nehmen und als eigene Belege verwenden.

Die Angabe im Eigenbeleg kann aufgrund der unterschiedlichen Nachweisfunktionen von Eigen- und Fremdbeleg die entsprechende Angabe in der Rechnung nicht ersetzen; der Gaststättenrechnung als Fremdbeleg kommt eine erhöhte Nachweisfunktion zu. Denn nur der Gaststätteninhaber darf den Namen des bewirtenden Steuerpflichtigen auf der Rechnung vermerken bzw. die Gaststättenrechnung nachträglich um den Namen des Bewirtenden ergänzen. Auch Kreditkartenabrechnungen können daran nichts ändern, denn sie weisen lediglich die Begleichung der Rechnung nach, beantworten jedoch nicht die Frage der betrieblichen Veranlassung, also wer zu der Bewirtung eingeladen hat.

Praxishinweis

Eine Bewirtung liegt vor, wenn die Beköstigung von Personen eindeutig im Vordergrund steht. Hierzu gehören die Aufwendungen für Speisen, Getränke, Genussmittel sowie Nebenkosten wie Trinkgeld oder Garderobengebühr. Hier ist grundsätzlich zu unterscheiden zwischen

• einer Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass: Sofern diese ordnungsgemäß nachgewiesen wird, gelten 70 % des Aufwands als Betriebsausgaben, der Rest darf den Gewinn nicht mindern;
• einer Bewirtung von eigenen Angestellten aus betrieblichen Gründen: Die Kosten mindern den Gewinn ohne besondere Aufzeichnungspflichten in voller Höhe;
• einer Bewirtung, die aus privaten Motiven erfolgt oder als unangemessen anzusehen ist: Diese stellt Kosten der Lebensführung dar und ist wie eine Privatentnahme zu behandeln;
• einer Bewirtung, die ihrer Art nach als Aufmerksamkeit gilt - etwa Kaffee, Tee, Erfrischungsgetränke oder Gebäck während einer Besprechung: Der Aufwand zählt unabhängig von der Höhe voll als Betriebsausgabe.

Der begrenzte Betriebsausgabenabzug umfasst alle Bewirtungen aus berufsbedingtem Anlass. Das betrifft die Bewirtung von Personen, zu denen Geschäftsbeziehungen bestehen oder angebahnt werden sollen, z.B. das Mittagessen mit einem Mitarbeiter und einem (potentiellen) Kunden. Von der Kürzung sind auch die Kosten betroffen, die auf den Betriebsinhaber selbst oder teilnehmende Mitarbeiter entfallen.

Bewirtet ein Unternehmen hingegen ausschließlich seine eigenen Arbeitnehmer, ist dies betrieblich veranlasst; der Aufwand mindert den Gewinn in voller Höhe. Das gilt für interne Geschäftsbesprechungen genauso wie für Sommerfeste oder Weihnachtsfeiern. An solchen Betriebsfesten dürfen sogar die Angehörigen der Mitarbeiter teilnehmen. Hier kann es jedoch je nach Umfang und Häufigkeit der Anlässe zu einem geldwerten Vorteil kommen, der bei den Angestellten Lohnsteuer auslöst.

BFH, Urt. v. 18.04.2012 - X R 57/09
BFH, Urt. v. 29.01.2009 - VI R 28/08, BStBl 2010 II 166
BFH, Urt. v. 26.02.2004 - IV R 50/01, BStBl 2004 II 502
Steuerreformgesetz 1990 (StRefG 1990) v. 25.07.1988, BGBl 1988 I 1093