Der Antrag auf Vergütung der ausländischen Umsatzsteuer fällt in der Regel nur einmal jährlich an: Steuerberater, Arbeitgeber und Betriebe laufen Gefahr, die Ausschlussfrist zu vergessen. Für den Antrag 2011 bleibt nur noch im laufenden Monat Zeit, um vor der Erstattung formale Hindernisse aus dem Weg zu räumen. Deadline für die Datenfernübertragung ans Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) ist Ende September für 2011 im Gemeinschaftsgebiet bezahlte Vorsteuer. Dabei handelt es sich um eine Ausschlussfrist, die nicht rückwirkend verlängert werden kann.
Grundsatz: Unternehmen, die sich ausländische Umsatzsteuer aus dem Vorjahr - entstanden etwa beim Tanken anlässlich eines Kundenbesuchs, bei einer Übernachtung auf einer grenzüberschreitenden Geschäftsreise oder bei Reisekosten der Arbeitnehmer mit auf den Unternehmer ausgestellten Rechnungen - erstatten lassen möchten, die in einem anderen EU-Staat in Rechnung gestellt worden ist, müssen ihre Anträge bis spätestens 30.09.2012 nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz durch Datenfernübertragung dem BZSt einreichen - für jeden Mitgliedstaat gesondert. Für die Einhaltung der Frist reicht der rechtzeitige Eingang beim BZSt.
Hinweis: Das EDV-Verfahren betrifft nicht die Erstattung der Umsatzsteuer, die im Inland ansässige Unternehmen in Drittländern gezahlt haben. Für die Erstattung dieser Umsatzsteuer sind Erstattungsanträge an die jeweiligen Erstattungsbehörden im Drittland binnen sechs Monaten nach Ablauf des Kalenderjahres zu stellen, also schon bis Ende Juni 2012. Das BZSt ist in das Erstattungsverfahren nicht eingebunden.
Grundsätzliche Bedingung für den Antrag ist, dass ein inländischer Unternehmer im betreffenden Staat nicht ansässig ist und dort auch selbst im Vergütungszeitraum keine steuerbaren Umsätze getätigt hat. Dabei wird auf Wohnsitz, Sitz, Geschäftsleitung oder eine Betriebsstätte abgestellt. Vor der Erstattung erfolgen die Anmeldung beim BZSt sowie der Nachweis der bezahlten Umsatzsteuer. Der Unternehmer hat die Vergütung dabei selbst zu berechnen. Er muss im Vergütungsantrag diverse Informationen angeben, etwa Name und vollständige Anschrift, Adresse für die elektronische Kommunikation, eine Beschreibung der Geschäftstätigkeit, für die die Gegenstände bzw. Dienstleistungen erworben wurden, auf die sich der Antrag bezieht, sowie eine Erklärung, dass er während des Vergütungszeitraums im Inland keine Lieferungen und Dienstleistungen erbracht hat.
Tipp: Der zu vergütende Betrag wird verzinst. Die Frist beginnt mit Ablauf von vier Monaten und zehn Werktagen nach Eingang des Vergütungsantrags beim BZSt oder mit einem späteren Zeitpunkt, wenn Rechnungen erst später nachgesandt werden.
Im Bereich des Vorsteuer-Vergütungsverfahrens bestand durch eine entsprechende EU-Richtlinie Änderungsbedarf. Daher erfolgte für Anträge ab 2010 eine gravierende Umstellung, die auch jetzt noch gültig ist. So wurde das vorherige Papierverfahren auf ein elektronisches Verfahren umgestellt. Die Anträge auf Umsatzsteuervergütung werden nicht mehr an den anderen Mitgliedstaat gesandt, sondern im Ansässigkeitsstaat des Unternehmers an das elektronische Portal des BZSt.
Hinweis: Zur Nutzung des Portals ist keine besondere Software erforderlich. Der Antragsteller muss authentifiziert sein.
Das BZSt prüft lediglich die Unternehmereigenschaft des Antragstellers (USt-IdNr. bzw. Steuernummer, zum Vorsteuerabzug berechtigt, Antrag enthält alle sonstigen erforderlichen Angaben) und leitet den Antrag dann an den EU-Mitgliedstaat weiter, in dem die Umsatzsteuer erhoben wurde. Dieser EU-Mitgliedstaat bearbeitet die Anträge, erstattet die gezahlte Umsatzsteuer und führt jede weitere Kommunikation mit dem Antragsteller durch. Deutsche Behörden sind nicht eingebunden.
Der Mindestbetrag für einen Jahresantrag liegt bei 50 €. Der Unternehmer kann auch im Laufe eines Kalenderjahres alternativ einen Antrag für einen Zeitraum von mindestens drei Monaten stellen; hierbei muss die Antragssumme mindestens 400 € betragen. Originalrechnungen bzw. Einfuhrdokumente müssen nicht vorgelegt werden, sie sind aber einzeln in die Aufstellung einzutragen. Ab einem Betrag von 1.000 € ist aber eine elektronische Rechnungskopie nötig (bei Kraftstoffen 250 €). Der Bescheid über die Vergütung der Vorsteuer wird dem Antragsteller auf elektronischem Weg regelmäßig durch eine Übermittlung per E-Mail mitgeteilt.
Praxishinweis
Das BZSt leitet die im Onlineportal gemachten Angaben nicht generell und automatisch an den Ansässigkeitsstaat weiter. Ausschlussgründe sind - neben formalen Fehlern oder fehlenden Angaben bzw. Belegen - vor allem, wenn der Antragsteller
- kein Unternehmer ist,
- nicht für Zwecke der Mehrwertsteuer registriert ist,
- Kleinunternehmer ist,
- als Land- und Forstwirt seine Umsätze pauschaliert,
- nur vorsteuerschädliche Umsätze tätigt, oder
- Umsätze erbringt, die nach dem UStG ohne Vorsteuerabzug steuerfrei sind.
BMF-Schreiben v. 03.12.2009 - IV B 9 - S-7359/09/10001, BStBl 2009 I 1520
BMF-Schreiben v. 14.05.2010 - IV D 3 - S-7359/10/10002, BStBl 2010 I 517
BMF-Schreiben v. 07.06.2011 - IV D 3 - S-7359/11/10001, BStBl 2011 I 581
OFD Frankfurt, Schreiben v. 16.03.2011 - S-7359 A - 37 - St 113
OFD Magdeburg, Schreiben v. 18.06.2010 - S-7359 - 30 - St 242
BMF-Schreiben v. 23.07.2010 - IV D 3 - S-7359/07/10009, BStBl 2010 I 636
Quelle: Dipl.-Finanzwirt Robert Kracht - vom 18.09.12