Steuerliche Änderungen zum Jahresende: Was Unternehmen jetzt erledigen müssen

Der Jahreswechsel bringt zahlreiche steuerliche Änderungen. Neben dem Auslaufen der Übergangsfrist für die Einführung der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) sorgt insbesondere die Reisekostenreform 2014 für Handlungsbedarf in den Unternehmen. Die folgende Übersicht fasst zusammen, was Unternehmen, ihre Berater bzw. das Lohnbüro in den verbleibenden Wochen bis zum Jahresende beachten müssen.

Zunächst einmal müssen Unternehmen, ihre Berater bzw. das Lohnbüro endgültig auf die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) umstellen. Die Steuerverwaltung hat nur bis Ende 2013 eine Übergangsfrist gewährt, während der jeder Arbeitgeber entscheiden kann, wann er von der Lohnsteuerkarte oder der Ersatzbescheinigung auf ELStAM umstellt.

Ab der Dezember-Abrechnung 2013 ist jedenfalls für alle Arbeitgeber ELStAM verpflichtend. Die für die Lohnabrechnung zwingend notwendigen Daten erhalten Arbeitgeber dann nur noch über die ELStAM-Datenbank.

Neben der ELStAM-Umstellung haben ab 2014 Arbeitgeber, Arbeitnehmer, Berater, Lohnbüro insbesondere die grundlegenden und umfangreichen Änderungen im Reisekostenrecht zu beachten:

• Die Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen haben weniger Mindestabwesenheitszeiten. Dabei ersetzt eine zweistufige die bisherige dreistufige Staffelung der abziehbaren Pauschalen und Mindestabwesenheitszeiten. Vorteil: Die Prüfung von Mindestabwesenheitszeiten bei mehrtägigen Auswärtstätigkeiten fällt für den An- und Abreisetag weg.
• Für Fahrten zur regelmäßigen Arbeitsstätte gibt es künftig nur noch eine Tätigkeitsstätte je Dienstverhältnis.
• Als zeitliches Kriterium zur Bestimmung der ersten Tätigkeitsstätte können zwei volle Arbeitstage oder mindestens ein Drittel der vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit relevant werden.
• Die Berücksichtigung von Unterkunftskosten im Rahmen der doppelten Haushaltsführung wird vereinfacht.
• Die vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellte Verpflegung anlässlich einer auswärtigen beruflichen Tätigkeit wird steuerlich neu geregelt.

Die Reform soll insgesamt das steuerliche Reisekostenrecht ab dem kommenden Jahr vereinfachen. Doch die Umstellung bringt erst einmal für viele Arbeitgeber und das Lohnbüro Mehrarbeit mit sich. Bis Jahresende müssen oft interne Reisekostenrichtlinien, Arbeitsabläufe und Schnittstellen überprüft und angepasst werden.

Hilfreich sind hierbei die klarstellenden Erläuterungen mit vielen Praxisbeispielen in dem 52-seitigen Einführungsschreiben des BMF vom 30.09.2013. Davon abweichende Regelungen der Lohnsteuer-Richtlinien 2013 sind insoweit nicht mehr anwendbar.

Bei der Reisekostenreform geht es insbesondere um die Einführung der „ersten Tätigkeitsstätte". Dieser Begriff ist jetzt von zentraler Bedeutung bei Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstelle, der Fahrtkostenerstattung und der Firmenwagenbesteuerung. Faustregel: Der Arbeitnehmer kann je Dienstverhältnis höchstens eine erste Tätigkeitsstätte haben. Hat der Arbeitnehmer keine erste Tätigkeitsstätte, hat er dementsprechend nur auswärtige Tätigkeitsstätten.

Die Festlegung der ersten Tätigkeitsstätte hat folgende steuerliche Auswirkungen:

Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte

• Sie können mit der Pendlerpauschale von 0,30 € je Entfernungskilometer als Werbungskosten abgesetzt werden.
• Wird ein Dienstwagen genutzt, ist der anteilige Nutzungsvorteil mit 0,03 % des Bruttolistenpreises des Dienstwagens zu versteuern.

Fahrten zu einem beruflichen Tätigkeitsort, der keine erste Tätigkeitsstätte ist

• Als zurückgelegte Strecken können die tatsächlich entstandenen Aufwendungen als Reisekosten steuerlich geltend gemacht werden. Pro gefahrenem Kilometer (Hin- und Rückfahrt) sind 0,30 € als Werbungskosten abzugsfähig.
• Der geldwerte Vorteil für die Nutzung des Dienstwagens ist nicht zu erfassen.

Arbeitgeber sollten jetzt prüfen, welche Änderungen sich ab 2014 bei Fahrtkostenerstattung, Firmenwagen und Lohnabrechnung ergeben. Dabei ist die Zuordnung durch den Arbeitgeber das entscheidende Merkmal für die Bestimmung der ersten Tätigkeitsstätte. Es stellt sich folgende Frage: Wo soll der Mitarbeiter dauerhaft seine Arbeitsleistung erbringen bzw. wo ist er überwiegend tätig?

Wenn der Arbeitnehmer einer bestimmten Tätigkeitsstätte arbeits- bzw. dienstrechtlich dauerhaft zugeordnet ist, handelt es sich hierbei um die erste Tätigkeitsstätte. Dann bedarf es keiner Anpassung.

Ist die erste Tätigkeitsstätte nicht durch die Zuordnungsentscheidung des Arbeitgebers festgelegt bzw. in den kommenden Wochen auf diesem Weg nicht zu ermitteln, helfen hilfsweise quantitative Kriterien. In diesem Fall ist von einer ersten Tätigkeitsstätte auszugehen, wenn der Arbeitnehmer

• arbeitstäglich oder
• je Arbeitswoche an zwei vollen Arbeitstagen oder
• mindestens zu einem Drittel seiner vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit tätig wird.

Die Festlegung der ersten Tätigkeitsstätte erfolgt im Rahmen einer Prognoseentscheidung. Die Zuordnungsentscheidung des Arbeitgebers ist also in die Zukunft gerichtet und sollte dokumentiert werden, um Auseinandersetzungen mit den Finanzbehörden zu vermeiden.

Beachten sollten Arbeitgeber und Arbeitnehmer auch die neue 48-Monatsfrist. Durch sie ist die Berücksichtigung von Kosten im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung und für Übernachtungskosten begrenzt. Für den Arbeitgeber kann die neue 48-Monatsfrist bei großer Belegschaft zu hohem administrativem Aufwand führen. Das Lohnbüro muss über einen langen Zeitraum hinweg prüfen bzw. nachhalten, ob die jeweilige Tätigkeitsstätte unverändert bleibt.

Komplett umstellen muss sich die Firma bei Verpflegungsmehraufwendungen im Rahmen von auswärtigen beruflichen Tätigkeiten und bei der Kürzung der Verpflegungspauschalen für die Gestellung von Mahlzeiten. Hier muss insbesondere die Software aktualisiert werden. Bislang durften Verpflegungspauschalen auch dann steuerfrei gezahlt werden, wenn der Mitarbeiter auf Veranlassung des Arbeitgebers eine Mahlzeit un- oder teilentgeltlich erhalten hat.

Im Gegenzug ist der Wert der Mahlzeit als geldwerter Vorteil zu versteuern. Ab dem neuen Jahr werden die Verpflegungspauschalen gekürzt: bei auswärtigen beruflichen Tätigkeiten im Inland um 4,80 € für ein Frühstück und um 9,60 € für ein Mittag- oder Abendessen. Bei Auslandsreisen ist der jeweilige Prozentsatz der Verpflegungspauschale für den ausländischen Tätigkeitsort relevant.

Bei der Verpflegungspauschale ist es unerheblich, ob dem Mitarbeiter tatsächlich so hohe oder überhaupt Mehraufwendungen entstanden sind. Die Aufwendungen werden allein aufgrund der Dauer der Abwesenheit unterstellt.

Hinweis: Außen vor bleiben Mahlzeiten im ganz überwiegenden betrieblichen Interesse des Arbeitgebers. Dazu gehören z.B.

• geschäftlich veranlasste Bewirtungen,
• Arbeitsessen anlässlich eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes,
• Snacks während Besprechungen oder
• Mahlzeiten, die mit dem Sachbezugswert bewertet werden können, wenn der Mitarbeiter für die jeweilige Auswärtstätigkeit eine Verpflegungspauschale geltend machen könnte - also bei mehr als acht Stunden Abwesenheit oder mehrtägiger Reise.

Auch im kommenden Jahr werden Lohnsteuer-Außenprüfer wieder die Bescheinigungspflichten im Lohnkonto, z.B. für steuerfrei gezahlte Verpflegungszuschüsse, kontrollieren. Neben der weiterbestehenden Bescheinigungspflicht muss zusätzlich in der Lohnsteuerbescheinigung der Großbuchstabe „M" bescheinigt werden, wenn der Mitarbeiter eine Mahlzeit bis zum Preis von 60 € erhalten hat. War das Essen teurer, muss kein „M" bescheinigt werden. Durch diese Bescheinigung kann das Wohnsitzfinanzamt bei der Einkommensteuerveranlagung erkennen, ob der Mitarbeiter nur eine gekürzte Verpflegungspauschale beanspruchen darf.

Hinweis: Um die steuerfreien Leistungen zu ermitteln, erlaubt die Finanzverwaltung, dass einzelne Aufwendungsarten bei Reisekosten zusammengefasst werden. Erstattungen sind steuerfrei, wenn sie die Summe der zulässigen steuerfreien Leistungen nicht übersteigen. Dabei können mehrere Reisen zusammengefasst abgerechnet werden. Dies gilt entsprechend auch für Mehraufwendungen bei einer doppelten Haushaltsführung.

Die firmeninternen Reisekostenrichtlinien zur Zahlung von Verpflegungspauschalen und zur Behandlung von Mahlzeiten sollten im Rahmen der Jahresendarbeiten überprüft werden. So sollten Regelungen angepasst werden, wonach Mitarbeiter für gestellte Mahlzeiten den Sachbezugswert zahlen müssen, weil dieser vom Auszahlungsbetrag der Reisekostenabrechnung einbehalten wird. Hier wird ab 2014 durch die Kürzung anders gerechnet. Zudem besteht kein Wahlrecht mehr, arbeitgebergestellte Mahlzeiten mit dem amtlichen Sachbezugswert zu bewerten oder den tatsächlichen Wert bis zur Höhe der steuerlich möglichen Verpflegungspauschale steuerfrei zu belassen. Die Bewertung mit dem amtlichen Sachbezugswert ist dann zwingend vorgeschrieben.

Bei der beruflich veranlassten doppelten Haushaltsführung können die Kosten, die auf eine Unterkunft entfallen, künftig bis zur Höhe von 1.000 € monatlich steuerfrei erstattet werden. Mit dieser Begrenzung der erstattungsfähigen Kosten für die Unterkunft am Ort der Tätigkeitsstätte auf 1.000 € im Monat ist zumindest eine Vereinfachung verbunden. Durch diese Obergrenze sind alle entstehenden Aufwendungen wie Miete, Betriebskosten oder Garagen abgegolten.

Praxishinweis

Mit der Reisekostenreform ergeben sich ab 01.01.2014 auch Änderungen bei den Entfernungspauschalen. Der wichtigste Punkt ist hierbei die gesetzliche Definition der „ersten Tätigkeitsstätte" anstelle der bisherigen „regelmäßigen Arbeitsstätte". Die Entfernungspauschale gilt nun insbesondere für

• Wege zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte,
• Fahrten zwischen Wohnung und einem sog. Sammelpunkt (Treffpunkt für einen betrieblichen Sammeltransport, z.B. ein Busdepot),
• Fahrten zwischen Wohnung und dem nächstgelegenen Zugang eines weiträumigen Tätigkeitsgebiets (z.B. bei Zustellern, Hafen- und Forstarbeitern).

Das alte BMF-Schreiben zu den Entfernungspauschalen vom Januar 2013 ist letztmals für den Veranlagungszeitraum 2013 anzuwenden, also noch für die kommende Einkommensteuererklärung.

Gesetz zur Änderung und Vereinfachung der Unternehmensbesteuerung und des steuerlichen Reisekostenrechts v. 20.02.2013, BGBl 2013 I 285
BMF, Schreiben v. 31.10.2013 - IV C 5 - S-2351/09/10002 :002
BMF, Schreiben v. 30.09.2013 - IV C 5 - S-2353/13/10004, BStBl 2013 I 1279
BMF, Schreiben v. 03.01.2013 - IV C 5 - S-2351/09/10002, BStBl 2013 I 215