Ab dem 01.01.2014 tritt die Reform des Reisekostenrechts in Kraft. Das BMF hat jetzt hierzu den Entwurf eines ausführlichen Einführungsschreibens veröffentlicht. Die wichtigsten Eckpunkte werden nachfolgend für Unternehmen, Beschäftigte und die steuerliche Beratungspraxis zusammengestellt.
Ab dem 01.01.2014 ändert sich das steuerliche Reisekostenrecht. Die Finanzverwaltung plant dazu eine Verwaltungsanweisung. Bereits jetzt hat sie dazu einen umfangreichen Entwurf mit zahlreichen Beispielen veröffentlicht. Die für die Beratungspraxis und das Lohnbüro wichtigsten Eckpunkte aus dem Entwurf des Anwendungserlasses werden nachfolgend dargestellt.
Ausführlich wird die Ablösung des bisherigen Begriffs der „regelmäßigen Arbeitsstätte" durch den neuen Begriff der „ersten Tätigkeitsstätte" behandelt.
Hierbei muss es sich um eine ortsfeste betriebliche Einrichtung bei einem Arbeitgeber, einem verbundenen Unternehmen oder einem Dritten (z.B. Kunden) handeln. Im Gegensatz dazu sind Fahrzeuge, Flugzeuge, Schiffe oder Tätigkeitsgebiete ohne ortsfeste betriebliche Einrichtungen keine Tätigkeitsstätten. Das gilt nach Ansicht der Verwaltung auch für das häusliche Arbeitszimmer, selbst wenn es sich um ein „Home-Office" handeln sollte.
Entscheidend ist in diesem Zusammenhang die arbeits- bzw. dienstrechtliche Festlegung durch den Arbeitgeber. Nur wenn der Chef keine Festlegung vornimmt oder diese nicht eindeutig ist, greifen die rein quantitativen Merkmale der gesetzlichen Regelung. Dann ist allein der Umfang der Tätigkeit entscheidend.
Ist die Zuordnungsentscheidung durch den Arbeitgeber hingegen dauerhaft für eine bestimmte Tätigkeitsstätte erfolgt, ist der tatsächliche Umfang der dortigen Tätigkeit (im Vergleich zu weiteren Dienststätten) unerheblich.
Für die Ausübung des Zuordnungsrechts bestehen zwar keine speziellen Formvorschriften, allerdings erwartet die Finanzverwaltung einen dokumentierten Nachweis der ersten Tätigkeitsstätte. In Betracht kommen nach dem Anwendungserlass z.B.
- Regelungen im Arbeits- oder Tarifvertrag,
- entsprechende Protokollnotizen,
- dienstrechtliche Verfügungen,
- Reisekostenabrechnungen,
- Ansatz des geldwerten Vorteils für die Nutzung eines Dienstwagens bzgl. Fahrten zwischen Wohnung und erster Arbeitsstätte,
- Organigramme des Arbeitgebers als Nachweis seiner Zuordnungsentscheidung.
Wenn es mangels einer (eindeutigen) Zuordnungsentscheidung des Arbeitgebers zur Anwendung der quantitativen Abgrenzungsmerkmale kommt, ist Folgendes zu beachten:
Ein regelmäßiges Aufsuchen der betrieblichen Einrichtung an einem bestimmten Ortes führt nicht automatisch zu einer Einordnung als „erster Tätigkeitsstätte". Wenn dies (insbesondere bei Außendienstmitarbeitern) nur geschieht, um ein Kundendienstfahrzeug, Material oder einen Auftrag zu übernehmen, liegt i. d. R. noch keine „erste Tätigkeitsstätte" vor.
Bei der Zuordnung der ersten Tätigkeitsstätte achtet der Fiskus auch auf einen möglichen Gestaltungsmissbrauch. Insbesondere bei Gesellschafter-Geschäftsführern, Arbeitnehmer-Ehegatten und sonstigen mitarbeitenden Familienangehörigen liegt ein solcher Verdacht nahe. Maßgebend ist in diesem Zusammenhang, ob die Vereinbarungen einem Fremdvergleich standhalten.
Eine Sonderregelung gibt es bei grenzüberschreitenden Arbeitnehmerentsendungen zwischen verbundenen Unternehmen. Hier kommt es für die erste Tätigkeitsstätte u.a. darauf an, ob der Arbeitnehmer mit dem aufnehmenden Unternehmen einen eigenständigen Arbeitsvertrag abschließt.
Neu ist die im EStG ab 2014 vorgegebene 48-Monatsgrenze als Kriterium für die Dauerhaftigkeit der Tätigkeit. Liegt der Beginn der Tätigkeit bereits vor dem 01.01.2014 und hat der Arbeitgeber damals keine (eindeutige) Prognose getroffen oder dies nicht dokumentiert, kann er dies spätestens bis zum 01.01.2014 nachholen.
Bestehen für ein und dasselbe Dienstverhältnis mehrere Tätigkeitsstätten, kann der Arbeitgeber die erste Tätigkeitsstätte bestimmen. Passiert dies nicht oder ist die Zuordnung nicht eindeutig, ist die der Wohnung des Arbeitnehmers am nächsten gelegene Tätigkeitsstätte maßgebend. Folge: Die Fahrten zu weiter entfernten Tätigkeitsstätten werden (ohne Entfernungspauschale) als Auswärtstätigkeit qualifiziert.
Bei Fahrten zu Sammelpunkten und weiträumigen Tätigkeitsgebieten gibt es eine gesetzliche Sonderregelung: Für solche Touren ist i.d.R. die Entfernungspauschale maßgeblich. Es kann sich aber dennoch um eine Auswärtstätigkeit handeln. Dies ist dann für den Verpflegungsmehraufwand und die Unterkunftskosten von Bedeutung.
Grundsätzlich werden ab dem kommenden Jahr die Regeln zu den Verpflegungsmehraufwendungen vereinfacht: Es werden die Verpflegungspauschalen für die Gestellung von Mahlzeiten gekürzt. Allerdings gibt es Ausnahmen, z.B. für Zuzahlungen durch die Arbeitnehmer. Bei den „üblichen Mahlzeiten" gilt die neue 60-€-Grenze. Hier bestehen Pauschalierungsmöglichkeiten im Rahmen der Lohnsteuer. Zu beachten ist, dass diese Beträge künftig nicht unter die steuerfreien Verpflegungspauschalen fallen.
Ausführlich geht der Erlass auf die gesetzlichen Änderungen im Zusammenhang mit der Anerkennung von eigenen Hausständen bei doppelter Haushaltsführung ein. Das betrifft auch die neue Angemessenheitsgrenze von 1.000 € pro Monat. Dafür gibt es bei Unterkunftskosten im Rahmen einer Auswärtstätigkeit ab 2014 grundsätzlich keine Angemessenheitsprüfung der Aufwendungen mehr. Ausnahme: Die Auswärtstätigkeit dauert länger als 48 Monate.
Praxishinweis
Das neue Reisekostenrecht führt in erster Linie zu einer Definition der „ersten Tätigkeitsstätte". Der bisherige Begriff der „regelmäßigen Arbeitsstätte" wird damit an die geänderte BFH-Rechtsprechung angepasst. Dementsprechend kann es je Dienstverhältnis nur eine erste Tätigkeitsstätte geben. Denn der ortsgebundene Mittelpunkt der beruflichen Tätigkeit des Arbeitnehmers kann nur an einem Ort liegen, selbst wenn fortdauernd verschiedene Betriebsstätten des Arbeitgebers aufgesucht werden.
Die erste Tätigkeitsstätte ist vorrangig anhand der arbeits- oder dienstrechtlichen Festlegungen zu bestimmen, und nur hilfsweise können quantitative Kriterien (z.B. Umfang der zu leistenden Arbeitszeit) herangezogen werden. Für die Fahrt bis zur ersten Tätigkeitsstätte gilt lediglich der beschränkte Werbungskostenabzug (Entfernungspauschale, keine Verpflegungspauschale, zusätzlicher geldwerter Vorteil bei der Dienstwagennutzung für die Fahrten dorthin).
Fahrten zu allen anderen Tätigkeitsstätten sind als Auswärtstätigkeit zu qualifizieren und die tatsächlichen Kosten sind zu berücksichtigen.
Fehlt eine dauerhafte Zuordnung eines Arbeitnehmers zu einer Tätigkeitsstätte oder ist sie nicht eindeutig, wird darauf abgestellt, ob ein Arbeitnehmer in einer bestimmten betrieblichen Einrichtung
- typischerweise täglich oder
- je Arbeitswoche zwei volle Arbeitstage oder
- mindestens zu einem Drittel seiner vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit tätig werden soll.
BMF, Entwurf-Schreiben v. 26.07.2013 - IV C 5 - S 2353/13/10004
Gesetz zur Änderung und Vereinfachung der Unternehmensbesteuerung und des steuerlichen Reisekostenrechts v. 20.02.2013, BGBl 2013 I 285
BFH, Urt. v. 19.01.2012 - VI R 32/11
BFH, Urt. v. 09.06.2011- VI R 58/09, BStBl 2012 II 34
BFH, Urt. v. 09.06.2011- VI R 36/10, BStBl 2012 II 36
BFH, Urt. v. 09.06.2011- VI R 55/10, BStBl 2012 II 38
Quelle: Dipl.-Finanzwirt Robert Kracht - vom 27.08.13