Verkürzung der Aufbewahrungsfristen durch das Jahressteuergesetz 2013

Der Regierungsentwurf eines Jahressteuergesetzes 2013 (JStG 2013) beinhaltet im Vergleich zum vorherigen Referentenentwurf des BMF die wesentliche Neuregelung, dass Unternehmen ab 2013 Rechnungen und Belege nach der AO, dem HGB und dem UStG nicht mehr zehn Jahre aufbewahren müssen. Der Kabinettsbeschluss war verschoben worden, weil es - neben dem Streit über die Wehrsoldbesteuerung - zu einer Meinungsdiskussion um die von der FDP geforderte Steuervereinfachung für Selbständige gekommen war. Die FDP hatte angeregt, dass Selbständige Rechnungen und Belege künftig nur noch fünf Jahre lang aufbewahren müssen.

Laut Gesetzentwurf sollen nunmehr tatsächlich die Aufbewahrungsfristen nach AO, UStG und HGB verkürzt werden. Sollte die Fristverkürzung endgültig im BStBl verkündet werden, würde Deutschland mit der Mehrzahl der übrigen EU-Mitgliedsstaaten gleichziehen. Die Wirtschaft würde jährlich um 600 bis zu 800 Mio. € entlastet. Das ergibt sich aus der Gesetzbegründung der Bundesregierung zu diesem Änderungspunkt.

Die Verkürzung der Aufbewahrungsfrist auf zunächst acht (in den Jahren 2013 bis 2015) und anschließend dauerhaft sieben Jahre (ab 2015) betrifft folgende Unterlagen:

• Bücher, Aufzeichnungen, Inventare,
• Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanz,
• zum Verständnis der vorgenannten Unterlagen erforderliche Arbeitsanweisungen und sonstige Organisationsunterlagen,
• Buchungsbelege,
• Unterlagen, die einer mit Datenverarbeitungsmitteln abzugebenden Zollanmeldung beizufügen sind. Das gilt, sofern die Zollbehörden auf ihre Vorlage verzichtet oder die Belege nach erfolgter Vorlage zurückgegeben hatten.

Hinweise:

• Soweit Unterlagen bereits nach bisherigem Rechtsstand nur sechs Jahre aufzubewahren sind, gilt diese Frist weiter. Dies gilt z.B. für empfangene oder abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe und alle sonstigen Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind. 
• Abweichend von der steuerlich geplanten Regelung gibt es im HGB Einschränkungen: Da die Unterlagen handels- und gesellschaftsrechtlich bedeutend sein können, sind bestimmte Materialien von der vorgesehenen Fristverkürzung ausgenommen, so dass weiterhin eine Frist von zehn Jahren gilt. Dies betrifft Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Einzelabschlüsse, Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen.

Praxishinweis

Derzeit gilt: Nach dem Handels- und Steuerrecht müssen Kaufleute und Unternehmer Geschäftsunterlagen je nach Art sechs oder zehn Jahre lang aufbewahren. Die Verpflichtung zur Aufbewahrung ihrer Geschäftsunterlagen haben auch Freiberufler und Berufsgesellschaften, wenn sie freiwillig bilanzieren oder aufgrund ihrer Rechtsform hierzu verpflichtet sind.

Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in das Handelsbuch gemacht, das Inventar aufgestellt, die Eröffnungsbilanz oder der Jahresabschluss festgestellt, der Einzel- oder Konzernabschluss aufgestellt, der Handelsbrief empfangen oder abgesandt worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist.

Da die letzten Aufzeichnungen und Eintragungen i.d.R. erst im folgenden Kalenderjahr gemacht werden, beginnt die Aufbewahrungsfrist in den meisten Fällen erst mit Ablauf des Folgejahres und nicht des Geschäftsjahres. Lediglich für die während des Geschäftsjahres entstehenden Aufzeichnungen und Buchungsbelege beginnt die Aufbewahrungsfrist mit dem Bilanzstichtag des Kalenderjahres, zu dem sie gehören.

Beispiel: Die Frist für unterjährig in 2012 erhaltene Eingangsrechnungen beginnt am 31.12.2012, während die Aufbewahrungsfrist des Jahresabschlusses für den Bilanzstichtag 31.12.2012 erst mit Ablauf des Kalenderjahres 2013 beginnt, da die Abschlussbuchungen erst nach Silvester in 2013 vorgenommen werden.

Mit Ausnahme der Eröffnungsbilanzen und Abschlüsse können die Unterlagen auch als Wiedergabe auf Datenträgern aufbewahrt werden, wenn dies den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) entspricht und sichergestellt ist, dass die Wiedergabe möglich ist oder die Daten

• mit den empfangenen Handelsbriefen und den Buchungsbelegen bildlich und mit den anderen Unterlagen inhaltlich übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden, 
• während der Dauer der Aufbewahrungsfrist verfügbar sind und jederzeit innerhalb angemessener Frist lesbar gemacht werden können.

Beachten Sie: Neben den Aufbewahrungspflichten für Jahresabschlüsse und Buchhaltungsunterlagen können zusätzlich Aufbewahrungsverpflichtungen aufgrund branchenspezifischer Regelungen existieren. Dies sind etwa Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten gemäß der Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB) bei Architekten oder bei Wirtschaftsprüfern und Steuerberatern gemäß der Wirtschaftsprüferordnung (WPO) und dem Steuerberatungsgesetz (StBerG).

Tipp: In Höhe der zu erwartenden Kosten für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen ist im Jahresabschluss eine Rückstellung für ungewisse Verbindlichkeiten zu bilden. Der BFH hatte diese handelsrechtliche Verpflichtung hinsichtlich der gewinnmindernden Position bereits 2002 auch für die Steuerrechnung als verbindlich eingestuft. Die Verpflichtung ist wirtschaftlich nämlich bereits mit Entstehung der Unterlagen entstanden, es besteht eine hinreichende Konkretisierung mit Bezug auf einen bestimmten Zeitraum und es gibt Sanktionen bei einem Rechtsverstoß gegen die Vorschriften. Werden Unterlagen freiwillig länger als gesetzlich vorgesehen aufbewahrt, fehlt es an der rechtlichen Verpflichtung. Eine Rückstellung kommt insoweit daher nicht in Betracht.

Entwurf eines Jahressteuergesetzes 2013, Gesetzentwurf der Bundesregierung v. 23.05.2012
BFH, Urt. v. 19.08.2002 - VIII R 30/01, BStBl 2003 II 131
BFH, Urt. v. 18.01.2011 - X R 14/09