Wie ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch aussehen muss

Nutzen Selbstständige den Betriebs-Pkw, muss für die Privatfahrten ein Gewinnaufschlag versteuert werden. Nicht besser geht es Arbeitnehmern mit einem von der Firma überlassenen Wagen; dieser führt als geldwerter Vorteil zu einer höheren Lohnsteuer. Das ist zwar ärgerlich, macht aber immerhin wenig Mühe für die Buchhaltung. Denn der Aufschlag lässt sich einfach und pauschal mit monatlich 1 % vom Bruttolistenpreis des Fahrzeugs plus Extras bei Erstzulassung ermitteln. Diese Regel zur Arbeitserleichterung ist nach Ansicht des Bundesverfassungsgerichts zulässig, aber oftmals ungünstig. Steuerzahler können dem Finanzamt jederzeit ein Fahrtenbuch präsentieren und dadurch zu günstigeren Ergebnissen kommen.

Das Führen eines Fahrtenbuchs steht Arbeitnehmern und Selbstständigen gleichermaßen offen. Doch der Nachweis der tatsächlich angefallenen Kosten und Fahrten ist lästig und bedarf der Beachtung vieler strenger Formalien. Hierzu müssen Arbeitnehmer und Selbstständige über das Jahr hinweg alle Kosten und Touren täglich auflisten, sämtliche Belege sammeln sowie berufliche Fahrtziele und auch Umwege exakt angeben. Erkennen Finanzamt oder Rechtsprechung die Nachweise nicht an, war die Arbeit umsonst und der pauschale Ansatz kommt wieder zur Anwendung.

Der BFH hält weiterhin an seiner ständigen (und auch auffallend häufigen) Rechtsprechung fest, dass ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch insbesondere Datum und Ziel der jeweiligen Fahrten ausweisen muss. Es reicht nicht, wenn als Fahrtziele nur Straßennamen angegeben sind und diese Angaben erst mit nachträglich erstellten Auflistungen präzisiert werden. Damit bestätigt der BFH ausdrücklich die strikte Verwaltungsauffassung für den Nachweis der Kfz-Kosten.

In einem jetzt entschiedenen Fall wurde für den Dienstwagen eines Außendienstlers ein Fahrtenbuch geführt, das neben dem jeweiligen Datum zumeist nur Ortsangaben aufwies, gelegentlich auch Namen von Kunden oder Angaben zum Zweck der Fahrt. Außerdem wurden der Kilometerstand nach Beendigung der Touren und die jeweils gefahrenen Tageskilometer festgehalten. Der Außendienstler ergänzte diese Angaben nachträglich durch eine Auflistung, die er auf Grundlage eines von ihm handschriftlich geführten Tageskalenders erstellt hatte. Diese Auflistung enthielt Datum, Standort und Kilometerstand des Fahrzeugs zu Beginn der Fahrt sowie den Grund und das Ziel der Fahrt. Das Finanzamt beurteilte das Fahrtenbuch als nicht ordnungsgemäß, und der BFH bestätigte dies.

Der gesetzlich nicht bestimmte Begriff des ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs wurde über einen langen Zeitraum hinweg bereits durch die Rechtsprechung dahingehend präzisiert, dass nach Wortlaut sowie Sinn und Zweck der Regelung die dem Nachweis des zu versteuernden Privatanteils an der Gesamtfahrleistung dienenden Aufzeichnungen

• eine hinreichende Gewähr für Vollständigkeit und Richtigkeit bieten müssen,
• mit vertretbarem Aufwand auf ihre materielle Richtigkeit hin überprüfbar sind und 
• Fahrten grundsätzlich mit Angabe des Ausgangs- und Endpunkts (Straße, Hausnummer, Name des dort besuchten Kunden oder Unternehmens) zur hinreichend präzisen Bestimmung des Fahrtziels wiedergeben müssen.

Im Hinblick auf die Funktion des Fahrtenbuchs (Gewähr für die Vollständigkeit und Richtigkeit der aufgezeichneten Fahrten) bleiben ungenaue Angaben hinter dem Erforderlichen zurück. Allgemein gehaltene Angaben sowie nur die Straßennennung ermöglichen es nicht, die Aufzeichnungen mit vertretbarem Aufwand auf materielle Richtigkeit hin zu überprüfen.

Nach der BFH-Rechtsprechung genügen bloße Ortsangaben ohne weitere Benennung des aufgesuchten Kunden oder Geschäftspartners nicht den Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch. Dies gilt erst recht, wenn nicht nur die Angaben zum aufgesuchten Kunden oder Geschäftspartner fehlen, sondern auch die Ortsangaben sich in der spärlichen Bezeichnung eines Straßennamens erschöpfen oder lediglich Namen von Unternehmen genannt werden, die mehrere Filialen im Stadtgebiet haben. In diesem Fall lässt sich anhand der angegebenen Gesamtkilometer das Fahrtziel nicht konkretisieren. Man kann lediglich den Umkreis bestimmen, in dem Kunden ansässig sind und hätten aufgesucht werden können. Zur Komplettierung ist auch nicht ausreichend, die fehlenden Angaben nachträglich in einer eigenständigen Auflistung zusammenzustellen.

Praxishinweis

Das BFH-Urteil enthält für die Praxis weitere Erläuterungen und Verweise auf die bisherige Rechtsprechung, die als Fachlektüre für Selbstständige, das Lohnbüro und die Belegschaft empfehlenswert sind. Dabei kann ein Fahrtenbuch trotz kleinerer Mängel ordnungsgemäß sein, wenn es eine hinreichende Gewähr für die Vollständigkeit und Richtigkeit der dort getroffenen Angaben bietet und der Nachweis des zu versteuernden privaten Anteils an der Gesamtfahrleistung des Dienstwagens möglich ist.

Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch muss

• zum Nachweis des zu versteuernden Privatanteils an der Gesamtfahrleistung eine hinreichende Gewähr für Vollständigkeit und Richtigkeit der Aufzeichnungen bieten und mit vertretbarem Aufwand auf materielle Richtigkeit hin überprüfbar sein,
• zeitnah und in geschlossener Form geführt werden, um nachträgliche Einfügungen oder Änderungen auszuschließen oder als solche erkennbar zu machen,
• grundsätzlich jede einzelne berufliche Verwendung für sich und mit dem bei Abschluss der Fahrt erreichten Gesamtkilometerstand des Fahrzeugs ausweisen,
• keine Möglichkeit nachträglicher Manipulation bieten,
• wichtige Angaben enthalten, die sich nicht erst aus einer weiteren und nachträglich erstellten Auflistung ergeben dürfen,
• die Nutzungsänderung bei Unterbrechung des beruflichen Einsatzes des Fahrzeugs zugunsten einer privaten Verwendung wegen der damit verbundenen unterschiedlichen steuerlichen Rechtsfolgen durch Angabe des bei Abschluss der beruflichen Fahrt erreichten Kilometerstands dokumentieren.

BFH, Urt. v. 01.03.2012 - VI R 33/10
BFH, Urt. v. 10.04.2008 - VI R 38/06, BStBl 2008 II 768