Seit Anfang 2025 gelten die neuen Vorgaben für die elektronische Rechnung (E-Rechnung). Auch das BMF hatte zuletzt die mit dem Wachstumschancengesetz eingeführten Regelungen erläutert. Welche Pflichten Unternehmen und Selbständige konkret treffen, hängt u.a. von dem Leistungsverhältnis, Umsätzen und Rechnungsbeträgen ab. Dabei ist zwischen Ausstellung und Empfang von E-Rechnungen zu unterscheiden.
Was ist eine „elektronische Rechnung“?
Seit dem 01.01.2025 wird zwischen elektronischen Rechnungen (E-Rechnungen) und sonstigen Rechnungen unterschieden.
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem vorgegebenen, normierten, strukturierten, elektronischen Daten-Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.
Dies gilt aktuell für die X-Rechnung oder das hybride ZUGFeRD-Format - nicht aber für bisher übliche Formate (z.B. pdf, tif, jpeg, docx). Diese gelten ab 2025 nur noch als „sonstige Rechnungen“, also Papierrechnungen sowie Rechnungen in einem anderen elektronischen Format.
Wer ist von der Anwendungspflicht betroffen?
Die Ausstellungspflicht für E-Rechnungen betrifft lediglich den Leistungsaustausch zwischen Unternehmern (B2B), wenn die beteiligten Unternehmer im Inland ansässig sind oder eine Betriebsstätte im Inland haben, also nicht Umsätze an private Endverbraucher (B2C) sowie grenzüberschreitende B2B-Umsätze.
Zudem sind Kleinbetragsrechnungen bis 250 € sowie Rechnungen über bestimmte steuerfreie Leistungen i.S.d. § 4 Nr. 8 bis 29 UStG ausgenommen.
Parallel zur Ausstellungspflicht müssen Rechnungsempfänger bereits ab dem 01.01.2025 E-Rechnungen empfangen, visualisieren, archivieren und bei Bedarf dem Finanzamt (FA) vorlegen können.
Diese Pflicht besteht auch für Kleinunternehmer sowie Unternehmer, die ausschließlich steuerfreie Umsätze ausführen. Eine tatsächliche elektronische Weiterverarbeitung ist aber nicht vorgeschrieben.
Ab wann gilt die Ausstellungspflicht?
Die Neuregelungen gelten grundsätzlich ab dem 01.01.2025, wobei es nicht auf die vorherige Zustimmung des Vertragspartners ankommt. Allerdings sind verschiedene Übergangsregelungen für die Jahre 2025 bis 2027 für Rechnungsaussteller vorgesehen:
- Zwischen dem 01.01.2025 und dem 31.12.2026 dürfen weiterhin Papierrechnungen und sonstige Rechnungen ausgestellt werden, die nicht dem neuen Format entsprechen, sofern der Rechnungsempfänger dem nicht widerspricht.
- Für das Jahr 2027 gilt eine umsatzabhängige Grenze von 800.000 €. Lag der Umsatz im Vorjahr darunter, dürfen weiterhin sonstige Rechnungen übermittelt werden. Wird diese Grenze überschritten, dürfen keine Papierrechnungen mehr ausgestellt werden.
Wie sind die Neuregelungen umzusetzen?
Zum Übermittlungsweg gibt es keine gesetzlichen Vorgaben, die Übermittlung per E-Mail reicht aus, sie kann aber auch mittels elektronischer Schnittstelle oder als Download über ein Internetportal (z.B. über die Datev) erfolgen. Für den Empfang einer E-Rechnung reicht es aus, ein allgemeines E-Mail-Postfach zur Verfügung zu stellen.
Praxishinweis
Rechnungsempfänger müssen bereits ab dem 01.01.2025 E-Rechnungen empfangen, visualisieren, archivieren und bei Bedarf dem FA vorlegen können. Zwar müssen E-Rechnungen elektronisch verarbeitet werden können, eine tatsächliche elektronische Weiterverarbeitung ist aber nicht vorgeschrieben und muss auch nicht erfolgen.
Diese Pflicht betrifft alle Unternehmer, einschließlich Kleinunternehmer und Unternehmer mit ausschließlich steuerfreien Umsätzen. Ein Unternehmer darf folglich anderen Unternehmern ab dem 01.01.2025 auch ohne deren ausdrückliche Zustimmung E-Rechnungen stellen.
Die Zustimmung ist nur noch für elektronische Rechnungen erforderlich, die nicht den normierten Vorgaben entsprechen oder für die keine E-Rechnungspflicht besteht. Ferner bestehen bestimmte Übergangsregelungen, bis zu denen noch sonstige Rechnungen versandt werden dürfen.
Vor diesem Hintergrund sollten folgende Schritte bei der Umsetzung beachtet werden:
- Zunächst ist zu prüfen, ob Software vorgehalten wird, die E-Rechnungen versenden und empfangen sowie im optimalen Fall auch in die Buchhaltung einlesen kann;
- weiterhin setzt eine E-Rechnung vollständige und aktuelle Stammdaten der Vertragspartner voraus, so dass diese Stammdaten ggf. nachgepflegt werden müssen;
- Festlegung und Einrichtung einer oder ggf. mehrerer E-Mail-Postfächer zum Empfang einer E-Rechnung und deren Mitteilung an die Vertragspartner im B2B-Bereich;
- Einrichtung eines Archivierungssystems für erhaltene E-Rechnungen für die gesetzlich vorgeschriebene Dauer (acht Jahre für alle Rechnungen, deren Aufbewahrungsfrist am 01.01.2025 noch nicht abgelaufen war).
BMF-Schreiben v. 15.10.2024 - III C 2 - S 7287-a/23/10001 :007
