Immer mehr Fachbegriffe fliegen Mitarbeitern in der Finanzbuchhaltung um die Ohren. Mit diesem kleinen Einmaleins für die digitale Buchhaltung nennen und erklären wir kurz und knapp die häufigsten Begriffe bzw. Abkürzungen und deren Bedeutung. Damit bleiben Sie souverän und beantworten Fragen von Mandanten gekonnt.
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1. Workflow
Ein Workflow ist ein frei definierter Arbeitsablauf. Zum Beispiel gibt es in Unternehmen häufig Workflows, nach denen Dokumente freigezeichnet werden. Ein digitaler Workflow ersetzt dabei das Herumreichen von Eingangsrechnungen, die händisch genehmigt werden.
2. Dashboard
Ein Dashboard ist eine Benutzeroberfläche, um Dateien zu verwalten. Meist dient das Dashboard als zentraler Einstiegspunkt bei webbasierten Cloudlösungen, um dem Unternehmen einen Überblick über wichtige Kennzahlen zu geben.
3. ZUGFeRD
Das ZUGFeRD-Format (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) verpackt eine elektronische Rechnung einerseits als lesbare PDF-Datei und andererseits als maschinell auszuwertendes einheitliches Dokument.
4. ASCII-Format
Das ASCII-Format (American Standard Code for Information Interchange) ist ein weltweit einheitliches Format, um Datensätze auszulesen. Als Beispiel: Ihr Mandant arbeitet mit einem anderen Rechnungsprogramm als Ihr Buchhaltungsprogramm. Fragen Sie nach, ob Daten im ASCII-Format oder als Excel-Tabelle auszulesen sind. Jede Excel-Tabelle mit Bewegungs- oder Stammdaten kann problemlos in eine ASCII-Datei umgewandelt werden, dafür speichern Sie die Excel-Tabelle als Dateityp „.csv“ oder „.txt“.
5. HBCI / EBICS
HBCI (Homebanking Computer Interface) und EBICS (Electronic Banking Internet Communication Standard) sind Verfahren, mit denen man über eine verschlüsselte Verbindung sein Onlinebanking erledigen kann. Beim HBCI-Verfahren kann man zwischen verschiedenen Methoden wählen, z.B. der Versendung einer TAN auf sein Smartphone. Beim EBICS-Verfahren wird meist ein vorher erstelltes Zertifikat auf einem USB-Stick gespeichert, um Rechnungen komfortabler elektronisch freizuzeichnen.
6. OCR-Erkennung
Wenn Sie Rechnungen einscannen oder als PDF-Datei zugeschickt bekommen, können mit Hilfe einer OCR-Erkennung (Optical Character Recognition, Optische Zeichenerkennung) Wörter und ganze Texte für den Computer lesbar gemacht werden. Eine OCR-Erkennung wird in Buchhaltungsprogrammen gerne verwendet, um Buchungssätze mit erkannten Werten vorzubelegen.
Autorin: Kerstin Koop berät als Mitarbeiterin der Agentur Die Kanzlei-Entwickler Kanzleien bei der Entwicklung und Umsetzung von Digitalisierungsprojekten sowie bei Datenschutzthemen (www.kanzlei-entwickler.de).
