Aufbewahrungsfristen gelten auch für elektronische Rechnungen
Voraussetzung für den Empfang von elektronischen Rechnungen ist jedoch, dass der Rechnungsempfänger erstens der elektronischen Rechnung nicht widerspricht und zweitens seine internen Prozesse entsprechend anpasst und für die verlustfreie Archivierung der elektronischen Rechnung sorgt.
Eine schriftliche Dokumentation der elektronischen Rechnungsverarbeitung und –archivierung ist hier –je nach Umfang des Geschäftsbetriebes- zu empfehlen.
Denn auch für elektronische Rechnungen gilt die gesetzliche Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren. Während dieser Zeit müssen die elektronischen Rechnungen im Originalformat –ein Papierausdruck reicht nicht– aufbewahrt werden, um den gesetzlichen Anforderungen zu genügen.
Die Besonderheit bei der ZUGFeRD-Rechnung
Bei dem neuen ZUGFeRD-Rechnungsformat ist vorgesehen, dass Rechnungen im PDF/A-3-Format versendet werden. Diese bestehen aus einem Rechnungsbild (dem augenlesbaren, sichtbaren Teil der PDF-Datei) und den in die PDF-Datei eingebetteten Rechnungsdaten im standardisierten XML-Format.
Die Besonderheit und der große Vorteil des ZUGFeRD-Formats bestehen also darin, dass die ZUGFeRD-Rechnung zunächst wie ein ganz normales PDF-Dokument aussieht.
Es kann frei – unter den Bedingungen des § 14 UStG – gestaltet werden und an die jeweiligen Rechnungsformulare des Unternehmens angepasst werden. Darüber hinaus wird in das PDF-Dokument zusätzlich eine Datei eingebettet, die alle relevanten Rechnungsinformationen in einem standardisierten elektronischen Format enthält.
Diese XML-Datei ist elektronisch auslesbar, was wiederum eine Reihe von Vorteilen mit sich bringt: Alle auf der Rechnung enthaltenen Informationen können ohne Datenverlust von den entsprechenden Rechnungswesenprogrammen ausgelesen werden.
Was heute noch bei der Verarbeitung von digitalen Belegen mit einer Texterkennungssoftware – sog. OCR-Erkennung – erfolgt und oftmals bei z.B. schlecht gescannten Belegen zu Fehlern führt, kann zukünftig vollautomatisch und fehlerfrei erfolgen.
Zusätzlich wird die Transparenz des Rechnungswesens erhöht und der Rechnungsverarbeitungsprozess wird insgesamt nochmals beschleunigt. Das FeRD-Rechnungsformat entspricht – den Aussagen des Forums elektronische Rechnung Deutschland folgend – auch den Anforderungen der internationalen Standardisierung und kann auch im grenzüberschreitenden europäischen und internationalen Rechnungsverkehr aufgenommen und angewendet werden.
Was sagen die neuen GoBD dazu?
Das BMF-Schreiben zu den GoBD vom 14.11.2014 geht explizit auch auf das ZUGFeRD-Format ein. Das Format wird auch von der Finanzverwaltung akzeptiert. Voraussetzung bei der Aufbewahrung ist jedoch, dass die vorhandenen Informationen mit aufbewahrt werden und nicht durch Dateiumwandlungen reduziert werden.
Eine Umwandlung von PDF/A-3-Dateien in ein Bildformat (z.B. TIFF, JPEG etc.) ist nicht zulässig, da dann die in den PDF/A-Dateien enthaltenen XML-Daten und ggf. auch vorhandene Volltextinformationen gelöscht werden.
Lohnt sich der Anpassungsaufwand überhaupt?
Insbesondere kleine und mittlere Unternehmen stellen sich die Frage, ob sich der Umstieg auf das neue Rechnungsformat überhaupt lohnt. Schließlich muss man, wenn man selbst Rechnungen im ZUGFeRD-Format ausstellen möchte, seine Fakturierungssoftware anpassen oder ersetzen.
Im optimalen Fall profitiert der Rechnungsaussteller dafür von der schnelleren Rechnungsbearbeitung beim Kunden, indem sich die Forderungslaufzeiten verkürzen. Des Weiteren sind Fälle denkbar, bei denen größere Industriekunden auch von ihren kleinen und mittleren Lieferanten das neue einheitliche Rechnungsformat einfach erwarten und hiervon die weiteren Geschäftsbeziehungen abhängig machen.
Auch ist denkbar, dass die Rechnungsstellung im neuen ZUGFeRD-Format schon bei Ausschreibungen gefordert wird.
Der Rechnungsempfänger profitiert von reduzierten Kosten bei der Rechnungsverarbeitung. Aufgrund der maschinellen Auswertbarkeit der ZUGFeRD-Rechnung müssen höchstens noch das Sachkonto und die Kostenstelle manuell ergänzt werden, denn alle in der Rechnung hinterlegten Informationen fließen automatisch und vollständig in die Buchführung ein. Außerdem hat der Rechnungsempfänger durch die schnellere Verarbeitung die Möglichkeit, eventuell vorhandene Skontomöglichkeiten eher zu nutzen.
ZUGFerD: Fazit und Ausblick
Zugegeben, bislang ist eine ZUGFeRD-Rechnung noch ein absoluter Exot unter den Eingangsrechnungen. Insgesamt ist festzustellen, dass, obwohl doch die Vorteile des elektronischen Rechnungsaustauschs klar ersichtlich sind und der Austausch von elektronischen Rechnungen bereits seit 2011 erleichtert wurde, immer noch weit überwiegend Papierrechnungen ausgetauscht werden.
Das neue ZUGFeRD-Format könnte hier, wenn die entsprechenden Schnittstellen von den Softwareanbietern flächendeckend mitgeliefert werden, eine Revolution auslösen und den Austausch von elektronischen Rechnungsdokumenten tatsächlich „im Galopp“ voranbringen.
Als kleines oder mittleres Unternehmen sollten Sie sich mit der Organisation Ihres Rechnungswesens und dem neuen ZUGFeRD-Format aus besagten Gründen jetzt auseinandersetzen.
Insbesondere sollten Sie prüfen, ob die von Ihnen eingesetzten Systeme bereits das ZUGFeRD-Format unterstützen, damit Sie hier alle Möglichkeiten der elektronischen Rechnungsverarbeitung verwenden und sämtliche Vorteile für sich nutzen können. Grundvoraussetzung für die Nutzung der Vorteile, die das neue ZUGFeRD-Format mit sich bringt, ist dabei die Implementierung einer digitalen Buchhaltung.
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