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Das Thema Datenschutz bekommt im Rahmen der Digitalisierung von Unternehmensprozessen einen ganz neuen Beigeschmack. Durch den digitalen Transport und die digitale Aufbewahrung von Dokumenten fallen demnach Fragen über Datensicherheit und den Schutz der Privatsphäre an. Dies ist besonders bei Lohndokumenten der Fall, welche von vielen Geschäftsführenden im Rahmen einer digitalen Gehaltsabrechnung zugestellt werden. Diese enthalten nämlich besonders sensible Informationen und sollen unter keinen Umständen von Unbefugten gelesen oder gespeichert werden. Außerdem sind z.T. auch externe Dienstleistungen involviert, was das Risiko eines Sicherheitslecks vergrößert. Was ist in Sachen Datenschutz bei der digitalen Lohnabrechnung also zu beachten?
Außerdem zu klären: Inwieweit haben Mitarbeitende die Möglichkeit die Entscheidung für oder gegen die digitale Durchführung von Lohnabrechnungen zu beeinflussen? Können sie auf eine rechtliche Pflicht der Zustellung in Papierform beharren?
Digitale Gehaltsabrechnung: BDSG und DSGVO
Regeln zum Schutz personenbezogener Daten sind im Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und in der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) zu finden. Dort ist u.a. festgelegt, dass Unternehmen erhobene bzw. gespeicherte personenbezogene Daten gesondert schützen müssen. Dies gilt für den gesamten Zeitraum zwischen Erhebung und Löschung dieser Daten. Unternehmen müssen außerdem alle technischen und organisatorischen Maßnahmen erfüllen, die durch die Gesetze vorgeschrieben sind. Dies gilt natürlich auch im Bereich der Lohnabrechnung. Die erfolgreiche Umsetzung der Vorgaben muss durch das Unternehmen außerdem belegt werden.
Der Datenverlust durch eine Sicherheitslücke ist damit nicht das einzige Risiko für Unternehmen. Ebenfalls fatal können Sanktionen für die nicht ausreichende Wahrung von Sicherheitsstandards sein. Die DSGVO schreibt dabei Geldbußen in Höhe von bis zu vier Prozent des weltweiten Umsatzes vor. Die Geldstrafen können also existentiell sein.
Neben den formalen Anforderungen an die Gehaltsabrechnungen gibt es eine besonders entscheidende gesetzliche Vorgabe, die von den Geschäftsführenden eingehalten werden muss: Die Zustellung digitaler Lohnabrechnungen kann nicht ohne die Zustimmung der involvierten Mitarbeiter*innen erfolgen. Das Einverständnis kann dabei ausdrücklich oder stillschweigend erteilt werden.
Inwiefern müssen die Mitarbeiter*innen in die Entscheidungen über eine digitale Lohnabrechnung eingebunden werden?
Entscheidungen über die Umstellung auf eine digitale Lohnabrechnung trifft die Geschäftsführung grundsätzlich allein. D.h. die Mitarbeiter*innen können lediglich ihre Zustimmung erteilen oder verweigern.
Unternehmensstrategisch ist es aber sinnvoll, Änderungen (vor allem wenn sie die Mitarbeitenden so sehr betreffen) transparent zu kommunizieren. Nicht selten kommt es vor, dass durch die Digitalisierung von bisher analog vollzogenen Prozessen Unsicherheiten entstehen. In Anbetracht von Einflussfaktoren wie Mitarbeiter*innenzufriedenheit auf das Unternehmen sollten diese ihre Angestellten gut informieren und Ihnen bspw. Unterstützung und ein offenes Ohr bei Fragen anbieten. Verstehen die Mitarbeitenden das Geplante, werden sie es auch eher akzeptieren. Immerhin sind Arbeitgebende im Fall der digitalen Lohnabrechnung auf die Zustimmung der Mitarbeitenden zum Verfahren angewiesen. Entscheidungen über die Köpfe der Betroffenen hinweg sind also nicht ratsam.
Die Möglichkeit einer Betriebsvereinbarung über die digitale Gehaltsabrechnung
Es trägt also zur Mitarbeiter*innenzufriedenheit bei, Entscheidungen durch die Geschäftsführung transparent zu treffen und zu kommunizieren. Ein Weg, die Digitalisierung von Lohnabrechnungen im Unternehmen unter Einbezug der Mitarbeitenden einzuführen, könnte eine Betriebsvereinbarung zu diesem Thema sein. Dabei handelt es sich um einen schriftlichen Vertrag – und zwar zwischen dem Betriebsrat und den Arbeitgebenden. Für diese Einigungsmöglichkeit ist also vorausgesetzt, dass in dem jeweiligen Unternehmen überhaupt ein Betriebsrat besteht und beide Parteien den Vertrag unterzeichnen.
Hat der Betriebsrat rechtmäßiges Mitbestimmungsrecht (das ist unternehmensspezifisch unterschiedlich) gilt die Betriebsvereinbarung nach § 77 Abs. 4 Satz 1 BetrVG unmittelbar und zwingend. Es sind also die Rechte und Pflichten aus dem Vertragsverhältnis beidseitig zu achten und umzusetzen. Hat der Betriebsrat kein gerechtfertigtes Mitbestimmungsrecht, kann eine Betriebsvereinbarung auch freiwillig aufgesetzt und unterzeichnet werden. Dies dient der Zufriedenheit der einbezogenen Mitarbeiter*innen. So können diese sich sicher sein, dass ihre Daten angemessen geschützt werden und ihnen wird dadurch möglicherweise die Angst vor dem Neuen genommen.
Digitale Lohndokumente: Gibt es ein Recht auf die Zustellung in Papierform?
Aber was geschieht, wenn sich Mitarbeitende mit einer digitalen Zustellung ihrer Gehaltsdokumente trotzdem unwohl fühlen und wünschen, diese weiterhin per Post zu erhalten? Können sie ein „Recht auf Gehaltsabrechnungen in Papierform“ anführen?
Die Pflichten der Arbeitgeber*innen, eine Lohnabrechnung aufzusetzen und zuzustellen ergeben sich aus §108 Abs.1 S.1 GewO. Die Formulierung lautet: „Dem Arbeitnehmer ist bei Zahlung des Arbeitsentgelts eine Abrechnung in Textform zu erteilen.“ Formal wird hier also lediglich eine Zustellung in Textform angeführt – nicht aber in Papierform.
Die Definition der Textform ist im § 126b BGB nachzulesen. Es muss „eine lesbare Erklärung, in der die Person des Erklärenden genannt ist, auf einem dauerhaften Datenträger abgegeben werden.“ Ein dauerhafter Datenträger darf nach Definition auch ein digitales Medium sein, solange es ermöglicht, das Dokument aufzubewahren, zu speichern und für den angemessenen Zeitraum zugänglich zu machen. Ob die Lohnabrechnung ausgedruckt oder digital vorliegen kann/muss, ist also nicht vorgeschrieben.
Schaut man erneut in den §108 Abs.1 S.1 GewO, fällt auf, dass die Lohnabrechnung nicht nur in Textform bestehen, sondern auch erteilt werden muss. Was bedeutet das für das gefragte „Recht auf Papierform“?
Definitorisch liegt die Erteilung noch nicht vor, sofern der*die Arbeitgebende die Gehaltsdokumente lediglich in einem digitalen Postfach des*der Empfänger*in „abgelegt“ hat. Er*Sie muss außerdem sicherstellen, dass der*die betreffende Mitarbeiter*in die Dokumente auch tatsächlich aufrufen kann.
Dies wird durch die oben genannte ausdrückliche oder stillschweigende Einverständniserklärung gewährleistet. Das Einverständnis kann bspw. als eine Nebenvereinbarung zum Arbeitsvertrag aufgesetzt werden. Den sichersten Zugang zu den Dokumenten stellen Arbeitgebende sicher, die für ihre Mitarbeiter*innen ein personalisiertes Postfach mit eigenem Passwort erstellen. So besteht nicht die Gefahr z.B. eines überfüllten E-Mail-Postfachs, in dem die gesendeten Lohndokumente untergehen. Durch die Unternehmensführung muss ebenfalls der technische Zugang zu den Dokumenten gesichert werden.
Kurzum: Die Vorschrift einer Lohnabrechnung in Textform kann auch digital erfüllt werden. Das gilt auch für die Erteilung der Dokumente. Es existiert also kein Recht auf die Gehaltsabrechnung in Papierform.
