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Die Digitalisierung des Firmen- und Arbeitsalltags ist für viele Unternehmen heutzutage nahezu selbstverständlich geworden. Trotzdem ist sie im deutschen Mittelstand noch nicht endgültig angekommen. Es ist also noch einiges zu tun, denn es gibt Bereiche, in denen sich viele Geschäftsführende bzgl. ihrer konkreten Umsetzung noch immer unsicher sind. Dazu zählt bspw. das umstrittene Thema digitaler Lohnabrechnungen, denn es umfasst besonders private und sensible Daten. Die Digitalisierung des Erstellens, Versendens und Aufbewahrens der Gehaltsabrechnungen wirft also umfangreiche Fragen bei Mitarbeitenden und Geschäftsführenden auf.
Erstellung einer digitalen Lohnabrechnung: Welches Dateiformat ist passend?
Für das richtige Format digitaler Lohndokumente gibt es keine ausdrückliche Vorschrift. Die einzige Anforderung an das Format besteht darin, dass es allgemein gültig und anwendbar, sowie digital signierbar sein muss. Es darf außerdem nicht veränderbar sein. Ein Word-Datei wäre also beispielsweise ungeeignet.
Ein PDF-Format hingegen erfüllt diese Voraussetzungen. Das Format wird für die Erstellung vermehrt genutzt, da die Anwendung simpel ist und das fertige Dokument bei Bedarf leicht ausgedruckt werden kann. Die Unabänderbarkeit des Dokuments wird gewährleistet, wenn ein unveränderbares Unterformat wie PDF/A zur Erstellung genutzt wird.
Wie ist die Übermittlung von digitalen Lohndokumenten zu gestalten?
Digitale Gehaltsdokumente können entweder versendet oder online zur Verfügung gestellt werden. Da sich beide Prozesse im Internet zutragen, können auf dem Übertragungsweg Sicherheitslücken entstehen, die zum Schutz sowohl der absendenden, als auch der Empfänger*innenseite unbedingt geschlossen werden müssen.
Ein Versand per Mail ist grundsätzlich möglich, muss aber gesondert geschützt werden. Zunächst sollte die PDF-Datei als solche (sofern das Format zur Erstellung gewählt wurde) passwortverschlüsselt werden. Durch Verschlüsselung mit 128-Bit-RC4 oder AES (in der aktuellsten Version PDF 1.7 verschlüsselt das Dokument sogar mit 256-Bit-AES) können einzig die Empfänger*innen auf das Dokument zugreifen.
Um das Mitlesen der Mails durch unerwünschte Dritte auf dem Sendungsweg zu verhindern, müssen die beiden involvierten Mailserver (also sowohl auf Absender*innenseite, als auch auf Empfänger*innenseite) eine Transportverschlüsselung vorweisen. Noch stärker abgesichert wird der Transportweg durch eine sog. Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. Diese schützt nicht nur den Sendungsweg, sondern auch den Inhalt der Sendung, also die E-Mail.
Das Unternehmen hat hier mehrere Anbietende von Verschlüsselungssystemen zur Wahl, die unterschiedliche Services zur Verfügung stellen. Diese sind mitunter kostenpflichtig und verfolgen multiple Sicherheitsstandards. Das Unternehmen muss also entscheiden, welche Standards es festlegen möchte, bzw. welche Standards finanziell abgedeckt werden können.
Unter Absprache mit den Mitarbeitenden ist es unerheblich, ob die Lohnabrechnung dem privaten oder dem dienstlichen E-Mail-Konto zugestellt wird, sofern die jeweiligen Empfänger*innen wissen, um welches Konto es sich konkret handelt. Die meisten Mitarbeiter*innen bevorzugen die private E-Mailadresse, weil diese auch nach Ausscheiden aus einem Arbeitsverhältnis weiter besteht und verschlüsselt erhaltene Dokumente jederzeit geöffnet werden können. Klicken Sie hier und erfahren Sie mehr über die Mitbestimmungsmöglichkeiten von Empfänger*innen von digitalen Gehaltsabrechnungen.
Die Datei einfach zu versenden reicht rechtlich betrachtet allerdings noch nicht aus. Der/die Arbeitgeber*in muss zusätzlich sicherstellen, dass der*die Arbeitnehmende auch auf die gesendeten Dokumente zugreifen kann. Dies geschieht über eine Einverständniserklärung seitens der Arbeitnehmenden. Haben sie sich damit einverstanden, die digitale Gehaltsabrechnung per Mail zu empfangen, können Arbeitgebende sicher sein, dass der Zugriff gewährleistet ist.
Ebenfalls gewährleistet werden muss der technische Zugang zu den Gehaltsdokumenten. Geräte müssen deshalb ggf. von den Arbeitgebenden zur Verfügung gestellt werden.
Digitale Lohndokumente online abrufen
Anstelle eines Versands per Mail können Geschäftsführende die digitalen Lohnabrechnungen ihrer Mitarbeitenden auch online zur Verfügung stellen. Sie können also im Internet eingesehen, heruntergeladen und ggf. ausgedruckt werden. Dies erübrigt einen möglicherweise unsicheren Transportweg per Mail, ist aber dennoch anfällig für Sicherheitslücken, sofern kein ausreichender Schutz besteht und so womöglich unbefugte Dritte auf die Lohndateien zugreifen können.
Abgerufen werden können die Gehaltsdokumente z.B. in einem eigens durch den*die Arbeitgeber*in eingerichteten personalisierten Postfach. Dieses muss die gleichen Sicherheitsstandards erfüllen, wie das E-Mail-Postfach der Arbeitnehmenden, damit garantiert auch nur diese auf die Dateien zugreifen können. Auch hier muss die PDF als solche verschlüsselt sein. Das Postfach muss außerdem unbedingt passwortgeschützt werden.
Außerdem ist wieder das Einverständnis der Mitarbeitenden, sowie die Sicherung ihrer notwendigen technischen Ausstattung erforderlich.
Wie müssen digitale Lohnabrechnungen aufbewahrt werden?
Lohnabrechnungen aufzubewahren ist grundsätzlich sinnvoll – egal ob digital oder in Papierform. Dies gilt vor allem für Arbeitnehmende, denn es ist vorteilhaft Gehaltsunterlagen bis zum Renteneintritt zu behalten, um einen Nachweis für bestimmte Rentenansprüche bringen zu können.
Für Arbeitgebende ist die Aufbewahrung vor allem in versicherungs- und steuerrechtlichem Kontext relevant.
Offiziell gilt für Arbeitgebende eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren. Arbeitnehmer*innen müssen die Lohndokumente in der Theorie gar nicht aufbewahren. Dies ist aber nicht ratsam.
Ob eine Gehaltsabrechnung digital oder in Papierform ausgestellt wird, ändert nichts an den Vorgaben zur Aufbewahrung. Abrechnungen auf Papier dürfen digitalisiert und digitale Dokumente dürfen ausgedruckt werden.
Inhaltliche Anforderungen an die digitale Gehaltsabrechnung
Inhaltlich unterscheiden sich die digitale und die Lohnabrechnung in Papierform nicht voneinander. Alle Inhalte einer Entgeltabrechnung sind in §1 der Entgeltbescheinigungsverordnung festgelegt.
Es müssen formale Angaben über beide Parteien (Name, Anschrift usw.) sowie der Abrechnung selbst (z.B. Zeitraum der Abrechnung) enthalten sein. Hinsichtlich der Zusammensetzung des Lohns sind insbesondere Angaben über Art und Höhe der Zuschläge und Abzüge, Zulagen und sonstige Vergütungen, Abschlagszahlungen sowie Vorschüsse erforderlich.
