Pflichtangaben in einer Rechnung: Das muss drauf stehen

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Lesen Sie im Folgenden einen kompletten und systematischen Überblick darüber, welche Pflichtangaben auf einer Rechnung gemacht werden müssen.

Hohe inhaltliche Anforderungen an eine Rechnung

Der Gesetzgeber hat die inhaltlichen Anforderungen an Rechnungen immer wieder erhöht. Es gibt daher eine Vielzahl von Pflichtangaben, die in einer Rechnung enthalten sein müssen. Diese Pflichtangaben sind von entscheidender Bedeutung, da der Gesetzgeber den Vorsteuerabzug vom Vorhandensein der Angaben abhängig gemacht hat. Sind diese Angaben nicht vorhanden, ist der Vorsteuerabzug gem. § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG nicht möglich. Diese Verknüpfung zwischen ordnungsgemäßer Rechnung und Vorsteuerabzug besteht seit dem 01.01.2004. Für einen Übergangszeitraum bis zum 01.07.2004 hat das BMF jedoch einen Vorsteuerabzug auch dann zugelassen, wenn die Rechnung nicht alle in § 14 Abs. 4 UStG geforderten Angaben enthält.

Rechnungen, die nach dem nach dem 01.07.2004 erstellt werden, müssen daher folgende Pflichtangaben enthalten:

• den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers;
• den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des Leistungsempfängers;
• die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihm vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer;
• das Ausstellungsdatum;
• eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer);
• die Menge und Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung;
• den Zeitpunkt der Lieferung oder der sonstigen Leistung, die Vereinnahmung des Entgelts oder eines Teils des Entgelts in den Fällen, in denen der Unternehmer bereits Gelder vor der Leistungserbringung vereinnahmt. Die Angabe ist nur erforderlich, sofern dieser Zeitpunkt feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung identisch ist;
• das Entgelt für die Leistung, das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselt sein muss. Eine im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts muss, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist, ebenfalls angegeben werden;
• den Steuersatz, der anzuwenden ist, und den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag. Im Fall der Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt;
• in den Fällen, in denen eine Werklieferung oder sonstige Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück gegenüber einem Endverbraucher oder Unternehmer für den nichtunternehmerischen Bereich erbracht wird, einen Hinweis auf die zweijährige Aufbewahrungspflicht.
• in den Fällen der Ausstellung der Rechnung durch den Leistungsempfänger (Gutschrift) oder durch einen von ihm beauftragten Dritten gem. § 14 Abs. 2 Satz 2 die Angabe „Gutschrift” (die Regelung gilt erst seit 30.6.2013).

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Praxistipp

Eine Eingangsrechnung ist stets bei Erhalt auf die Vollständigkeit der für den Vorsteuerabzug geforderten Angaben zu überprüfen. Sollten Angaben fehlen, ist beim Vertragspartner eine sofortige schriftliche Rechnungskorrektur anzufordern.

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Vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers, § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 1 UStG

Der vollständige Name und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers sind in der Rechnung anzugeben. Es ist ausreichend, dass mit Hilfe der Namensangaben der leistende Unternehmer ohne Schwierigkeiten ausfindig gemacht werden kann. In der Praxis empfiehlt es sich, als Rechnungsaussteller immer den zivilrechtlich Verpflichteten als Aussteller anzugeben. Bei sich noch in Gründung befindlichen Gesellschaften (Vorgesellschaft und Vorgründungsgesellschaft) ist ein entsprechender Hinweis durch Anbringen des Zusatzes i.G. (in Gründung) vorzunehmen.

Besitzt die Unternehmung mehrere Zweigniederlassungen, Betriebsstätten oder Betriebsstellen, ist die Angabe einer beliebigen betrieblichen Anschrift möglich.

Bei der Organschaft kann entweder der Name und die Anschrift des Organträgers oder der Organgesellschaft angegeben werden. Wie bereits erwähnt, ist es aber auch in der Praxis am praktikabelsten, den zivilrechtlich Verpflichteten als Rechnungssausteller anzugeben. Eine Rechnungssaustellung durch den Organträger ist aber ebenso zulässig.

Die Angabe von Scheinnamen und Scheinfirmenbezeichnungen ist nicht grundsätzlich schädlich. Nach Ansicht des BFH hat die Vorschrift des § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 1 UStG die Funktion, dem Fiskus die Möglichkeit zu eröffnen, den Lieferanten festzustellen, um dort den Steueranspruch zu sichern. Daher ist die Angabe eines Scheinnamens noch unschädlich, wenn sich der Rechnungsaussteller eindeutig identifizieren lässt. Die Verwendung von Künstlernamen, Pseudonymen oder die firmenrechtlich eigentlich nicht zulässige Verwendung des früheren Inhabers ist somit für den Vorsteuerabzug unschädlich. Die Verwendung eines völlig falschen Namens zur Identitätsverdeckung ist demnach jedoch nicht zulässig und führt im Ergebnis zur Versagung des Vorsteuerabzugs nach § 15 Abs. 1 Nr. 1 UStG.

 

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Praxistipp

Bei ungeklärter Identität des Vertragspartners sollte sich daher der Rechnungsempfänger wegen der Wichtigkeit der korrekten Angabe des Namens und der Unternehmensanschrift durch Einholung entsprechender Informationen Gewissheit über diese Fakten verschaffen. Eine Unterschrift ist nicht erforderlich in einer Rechnung.

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Sowohl im Urteil vom 30.04.2009 – V R 15/07, BStBl II 2009, 744 als auch im Urteil vom 08.10.2008 – V R 63/07, BFH/NV 2009, 1473, hat sich der BFH mit der Frage auseinandergesetzt, ob unter dem Gesichtspunkt des Vertrauensschutzes ein Vorsteuerabzug in Betracht kommen kann, auch wenn ein Mangel der Rechnung vorliegt. In beiden Verfahren war in der Rechnung, aus welcher der Kläger den Vorsteuerabzug begehrte, die Anschrift des Leistenden nicht richtig (vgl. § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 1 UStG). Der BFH kam zu dem Ergebnis, dass grundsätzlich wegen dieses Mangels der Vorsteuerabzug zu versagen sei. Sowohl im Urteil vom 30.04.2009 als auch im Urteil vom 08.10.2008 gelangt der BFH jedoch weiterhin zu der Auffassung, dass unter Berücksichtigung des Grundsatzes des Vertrauensschutzes ein Vorsteuerabzug im Billigkeitsverfahren (§§ 163, 227 AO) in Betracht kommen kann.

Im Beschluss vom 05.11.2009 – V B 5/09 ist der BFH der Auffassung, dass der Vorsteuerabzug zu versagen ist, wenn der Leistende eine Anschrift ausweist, an der der Leistende zwar postalisch erreichbar ist, jedoch an diesem Ort über keine Büroräume verfügt und dort auch keine sonstigen geschäftlichen Aktivitäten verfolgt. Damit bestätigt der BFH noch einmal seine Linie, nach der grundsätzlich kein Vorsteuerabzug möglich ist, wenn es Mängel bei der Anschrift des Leistenden gibt. Gleichwohl sind in diesen Fällen, bei einem gutgläubigen Rechnungsempfänger, die Möglichkeiten des Vertrauensschutzes zu prüfen und ggf. ein Billigkeitsantrag zu stellen. In dem genannten Beschluss äußert dies der BFH zwar nicht, jedoch ergibt sich dies aus den o.a. Urteilen vom 30.04.2009 bzw. 08.10.2008.

Vollständiger Name und vollständige Anschrift des Leistungsempfängers, § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 1 UStG

In der Rechnung ist die Angabe des Leistungsempfängers ebenfalls erforderlich. Beim Leistungsempfänger ist der zivilrechtlich aus dem Vertragsverhältnis Berechtigte grundsätzlich anzugeben. Bei Organschaftsverhältnissen ist es auch möglich, den Organträger anzugeben.

 

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Praxistipp

Eine Rechnung, die unter Nennung des Leistungsempfängers mit „c/o“ (care of) an die Anschrift eines Dritten adressiert ist, muss die Identität des Leistungsempfängers eindeutig erkennen lassen. Die Anschrift des Dritten gilt in diesen Fällen nur dann als betriebliche Anschrift, wenn der Leistungsempfänger unter der Anschrift über eine Zweigniederlassung, eine Betriebsstätte oder einen Betriebsteil verfügt. Dies gilt auch dann, wenn der Dritte mit der Bearbeitung des gesamten Rechnungswesens des Leistungsempfängers beauftragt ist. Ansonsten ist die Anschrift des Leistungsempfängers gesondert anzugeben.

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Ein Problem taucht hinsichtlich der Rechnungserteilung bei Bruchteilsgemeinschaften auf, die selbst nicht unternehmerisch tätig sind, bei denen aber ein Gemeinschafter Teile des Bruchteilseigentums unternehmerisch nutzt.

 

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Beispiel

Die Eheleute U sind je zur Hälfte Eigentümer eines Grundstücks. Sie beauftragen den Bauunternehmer A, das Grundstück mit einem Einfamilienhaus zu bebauen. Der Ehemann U beabsichtigt, einen Raum als Büro für seine Klempnerei als Büro zu nutzen, der 20 % der gesamten Wohnfläche ausmacht. Die Ehefrau vereinbart kein Entgelt für die Nutzungsüberlassung an den Ehemann. Der Bauunternehmer A übersendet eine Rechnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer, die als Leistungsempfänger die Eheleute benennt.

Da beide Eheleute jeweils zu 50 % Eigentümer des Grundstücks sind, bilden sie eine Bruchteilsgemeinschaft gemäß BGB. Da der Raum unentgeltlich überlassen wird, ist die Gemeinschaft jedoch nicht selbst unternehmerisch tätig. In diesem Fall steht jedoch dem Ehemann im Ergebnis der teilweise Vorsteuerabzug aus der Rechnung des Bauunternehmers zu, ohne dass es einer nur an ihn adressierten Rechnung bedarf (vgl. BMF vom 01.12.2006 – IV A 5 – S 7300 – 90/06).

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Angabe der Steuernummer oder USt-Identifikationsnummer des Leistenden, § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 2 UStG

Auf der Rechnung ist wahlweise eine durch das Finanzamt dem leistenden Unternehmer erteilte Steuernummer oder die durch das Bundeszentralamt für Steuern (vormals Bundesamt für Finanzen) erteilte USt-Identifikationsnummer anzugeben.

 

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Beachte:

Bei einer Abrechnung durch Gutschrift ist nicht die Steuernummer des gutschreibenden Unternehmers (Leistungsempfänger), sondern die des Leistungserbringers anzugeben.

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Gemäß § 14 UStG a.F. musste auf der Rechnung die durch das Finanzamt erteilte Steuernummer angegeben werden. Seit 01.01.2004 ist durch die Änderung des § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 2 UStG wahlweise die USt-Identifikationsnummer oder die Steuernummer anzugeben. Die Verpflichtung zur Angabe der Steuernummer besteht auch bei Kleinunternehmern i.S.d. § 19 Abs. 1 UStG, bei ausschließlicher Abrechnung über steuerfreie Leistungen und bei den Fällen, in denen gem. § 13b Abs. 5 UStG der Leistungsempfänger Steuerschuldner ist (Abschn. 14.5 Abs. 8 UStAE). Bei § 13b UStG ist das Vorliegen einer Rechnung jedoch nicht Voraussetzung für den Vorsteuerabzug. Gemäß § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 4 UStG ist die Vorsteuer aus einer Leistung nach § 13b UStG bereits im Zeitpunkt der Ausführung derselben oder bei Zahlung vor Leistungsausführung möglich. Auf die Erstellung einer Rechnung kommt es nicht an.

Bei vor dem 01.01.2004 geschlossenen Verträgen akzeptiert es die Verwaltung, dass diese Verträge noch keine Angabe der Steuernummer oder der USt-Identifikationsnummer enthalten. Es wird nicht verlangt, dass die Verträge um die entsprechenden Angaben ergänzt werden. Dies gilt auch bei noch durchgeführten Dauerschuldverhältnissen (Miete, Pacht, Leasing etc.). Bei Verträgen, die nach dem Stichtag 31.12.2003 geschlossen wurden, ist die Angabe verpflichtend. Bei Änderung der Steuernummer des Leistenden muss dieser den Leistungsempfänger in geeigneter Weise über die Änderung informieren.

 

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Praxistipp

Bei der umsatzsteuerrechtlichen Organschaft kann sowohl die USt-Identifikationsnummer des Organträgers als auch der Organgesellschaft verwendet werden. Es kann jedoch auch immer die Steuernummer des Organträgers angegeben werden.

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Ausstellungsdatum, § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 3 UStG

Üblicherweise wird eine Rechnung, wie jedes im Rechtsverkehr erhebliche Dokument, mit einem Ausstellungsdatum versehen. Seit dem 01.01.2004 ist jedoch durch die Aufnahme des Rechnungsdatums in den Katalog des § 14 Abs. 4 UStG das Datieren einer Rechnung verpflichtend.

Rechnungsnummer, § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 4 UStG

Die Rechnung muss eine fortlaufende Nummer aus einer oder mehreren Zahlenreihen zur eindeutigen Identifikation der Rechnung enthalten (Rechnungsnummer). Diese Nummer darf nur einmal in der Buchführung vergeben sein. Es soll sichergestellt werden, dass die Rechnung einmalig ist. Bei der Vergabe der Rechnungsnummer ist der Unternehmer sehr frei. Die Nummer kann aus Ziffern- oder Buchstabenkombinationen bestehen.

Der Unternehmer kann verschiedene Nummernkreise schaffen, die eine Identifizierung der Rechnung für verschiedene Bereiche (z.B. zeitliche Abgrenzung nach Wochen, Monaten, verschiedene Filialen, Betriebsstätten etc.) ermöglichen. Es muss jedoch gewährleistet sein, dass die einzelne Rechnung leicht dem jeweiligen Nummernkreis zugeordnet werden kann.

Bei Abrechnung durch Gutschrift ist die fortlaufende Rechnungsnummer durch den Aussteller als Leistungsempfänger zu vergeben.

Leistungsbeschreibung, § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 5 UStG

Die Rechnung muss eine Leistungsbeschreibung enthalten. Bei Lieferungen sind die handelsübliche Bezeichnung und die Menge der gelieferten Gegenstände anzugeben. Handelsübliche Sammelbezeichnungen (z.B. Büromöbel, Schrauben, Schnittblumen etc.) sind zulässig, solange es sich nicht um allgemeine Bezeichnungen handelt, z.B. Bürobedarf oder Geschenkartikel. Die Angabe eines Markennamens ist nicht erforderlich. Das BMF hat im Schreiben vom 01.04.2009 dazu Stellung genommen, ob in einer Rechnung über die Lieferung von Handys zwingend die IMEI-Nummer (International Mobile Equipment Identity Number) als handelsübliche Bezeichnung i.S.d. § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 4 UStG anzugeben sei. Das BMF hält die Angabe für nicht erforderlich, so dass ein Vorsteuerabzug gem. § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG auch dann möglich ist, wenn beispielsweise bei der Lieferung einer größeren Anzahl von Mobilfunkgeräten die Angabe der einzelnen IMEI-Nummern fehlt.

 

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Praxistipp

Gleichwohl empfiehlt es sich, diese Nummern anzugeben, da das BMF davon ausgeht, dass in dem Nichtvorhandensein dieser Angaben auch ein Indiz für eine Scheinlieferung gegeben sein kann.

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Bei einer sonstigen Leistung ist ausreichend, dass die erbrachte Leistung eindeutig identifiziert werden kann. Es ist daher Art und Umfang anzugeben. Zu allgemein gehaltene Leistungsbeschreibungen sind jedoch nicht ausreichend, da eine leichte Nachprüfbarkeit und Identifizierung der Leistung nicht möglich ist. Die Rechnungsangaben müssen eine eindeutige und leicht nachprüfbare Feststellung der Leistung ermöglichen, über die abgerechnet worden ist. Was zur Erfüllung dieser Voraussetzungen erforderlich ist, richtet sich nach den Umständen des Einzelfalls.

Im Urteil vom 08.10.2008 – V R 59/07 hat es der BFH nicht als ausreichend angesehen, wenn in einer Rechnung die Leistung mit „für technische Beratung und Kontrolle im Jahr 1996“ bezeichnet wurde. Im Beschluss vom 05.02.2010 – XI B 31/09 wurde diese Rechtsprechung fortgeführt. Danach ist es nicht ausreichend, wenn die Rechnung nur allgemeine Beschreibungen enthält wie beispielsweise „Trockenbauarbeiten“, „Fliesenarbeiten“ oder „Außenputzarbeiten“.

Nach Auffassung des BFH reichen diese Bezeichnungen jedenfalls dann nicht aus, wenn sich die Leistungen weder aus den weiteren Angaben in der Rechnung noch aus ggf. in Bezug genommenen Geschäftsunterlagen weiter konkretisieren lassen. Daher sind zu allgemeine Angaben, insbesondere bei sonstigen Leistungen zu vermeiden. Gegebenenfalls ist ein Hinweis auf weitere Geschäftsunterlagen wie beispielsweise schriftliche Verträge oder Ausschreibungsunterlagen in der Rechnung aufzunehmen.

Zeitpunkt der Lieferung, der sonstigen Leistung oder der Vereinnahmung des Entgelts, § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 6 UStG

Es ist der Zeitpunkt der Leistungserbringung in der Rechnung anzugeben. Dies gilt auch dann, wenn der Leistungszeitpunkt identisch mit dem Rechnungsdatum ist (BFH, Urt. v. 17.12.2008 – XI R 62/07, BStBl II, 432). Es ist trotzdem zusätzlich die Angabe des Zeitpunkts der Lieferung oder sonstigen Leistung erforderlich.

Bei einer Anzahlungsrechnung steht der genaue Leistungszeitpunkt oft noch nicht fest. Er lässt sich daher nicht genau bestimmen. Es ist daher ausreichend, einen voraussichtlichen Leistungszeitpunkt oder den voraussichtlichen Kalendermonat der Leistung anzugeben.

Bei Festlegung der Parteien hinsichtlich der Leistungserbringung nur auf einen Zeitraum oder bis zu welchem Zeitpunkt die Leistung spätestens ausgeführt werden soll, ist entweder der Zeitraum oder der Zeitpunkt in der Rechnung anzugeben. Steht der Leistungszeitpunkt nicht fest, ist die Angabe entbehrlich.

Bei Anzahlungsrechnungen tritt an die Stelle des Leistungszeitpunkts der Zeitpunkt der Vereinnahmung des Entgelts oder eines Teils des Entgelts, soweit dieser feststeht und sich vom Rechnungsdatum unterscheidet.

Bei einem Miet- oder Pachtvertrag, Wartungsvertrag, Pauschalvergütungsvertrag mit einem Steuerberater oder sonstigen Dauerschuldverhältnissen braucht der Leistungszeitpunkt oder Zeitraum nicht im Vertrag angegeben zu werden. Es ist ausreichend, dass sich dieser aus den einzelnen Zahlungsbelegen wie Kontoauszügen oder Überweisungsträgern ergibt.

Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung, § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 7 UStG

Das Entgelt, das der Leistungsempfänger für die Leistung aufwenden muss, ist anzugeben. Das Entgelt ist nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen aufgeschlüsselt anzugeben. Jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts ist ebenfalls bereits in der Rechnung anzugeben. Im Fall der Vereinbarung von Skonti, Boni und Rabatten ist darauf hinzuweisen.

Der auf das Entgelt entfallende Steuerbetrag und die Angabe des Steuersatzes, § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 8 UStG

Es sind die einzelnen Steuersätze sowie ein Hinweis auf eine evtl. Steuerbefreiung aufzunehmen. Weiterhin sind die auf die Steuersätze entfallenden Steuerbeträge anzugeben.

Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht, § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 9 UStG

Nichtunternehmer, die eine Rechnung über eine Werkleistung im Zusammenhang mit einem Grundstück empfangen, sind verpflichtet, die Rechnung zwei Jahre lang aufzubewahren (vgl. § 14 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 UStG). Dies gilt auch für Unternehmer, die für ihren nichtunternehmerischen Bereich eine solche Leistung erhalten. Der rechnungsausstellende Unternehmer ist verpflichtet, auf die Aufbewahrungspflicht hinzuweisen.

Bei Gutschriften die Angabe „Gutschrift“, § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 10 UStG

Seit dem 30.06.2013 ist eine weitere Formalie bei der Abrechnung im Gutschriftwege hinzugekommen. Bei der im umsatzsteuerrechtlichen Sinne handelt es sich um ein Abrechnungspapier, das vom Leistungsempfänger oder durch einen von ihm beauftragten Dritten ausgestellt wird (§ 14 Abs. 2 Satz 2 UStG). Aus einer Gutschrift ist ein Vorsteuerabzug dann möglich, wenn sie ebenfalls die in § 14 Abs. 4 UStG erforderlichen Angaben aufweist.

Mit dem Stichtag 30.06.2013 ist jedoch eine spezielle Anforderungen an die Gutschrift hinzugekommen. Ein Vorsteuerabzug aus einer Gutschrift ist demnach nur dann möglich, wenn sie das Wort „Gutschrift“ enthält.

Weitere Rechnungsanforderungen nach § 14a UStG

In § 14a UStG werden für bestimmte Fälle weitere Pflichten bei der Rechnungserstellung normiert.

Rechnungserteilung bei verbilligten Leistungen (§ 10 Abs. 5 UStG)

Bei Abgabe verbilligter Leistungen an bestimmte Personen gilt die Mindestbemessungsgrundlage gem. § 10 Abs. 5 UStG. Die Leistung ist dann mit dem Einkaufspreis, den Wiederbeschaffungskosten, den Selbstkosten oder mit den Ausgaben zu bewerten und in dieser Höhe der Besteuerung zu unterwerfen. Dies gilt bei einer Lieferung oder Erbringen einer sonstigen Leistung in den folgenden Fällen:

Körperschaften und Personenvereinigungen i.S.d. § 1 Abs. 1 Nr. 1–5 des Körperschaftsteuergesetzes, nichtrechtsfähige Personenvereinigungen sowie Gemeinschaften führen im Inland verbilligte Lieferungen oder sonstige Leistungen an ihre Anteilseigner, Gesellschafter, Mitglieder, Teilhaber oder diesen nahestehende Personen aus (§ 10 Abs. 5 Nr. 1 UStG).

• Einzelunternehmer führen verbilligte Leistungen an ihnen nahestehende Personen aus (§ 10 Abs. 5 Nr. 1 UStG).
• Unternehmer führen verbilligte Leistungen an ihr Personal oder dessen Angehörige aufgrund des Dienstverhältnisses aus (§ 10 Abs. 5 Nr. 2 UStG).

Es ist in der Rechnung nicht das tatsächlich vereinbarte Leistungsentgelt anzugeben, sondern die Mindestbemessungsgrundlage gem. § 10 Abs. 5 UStG.

 

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Beispiel

Rechtsanwalt R verkauft seinem Sohn seinen gebrauchten Mercedes aus dem Unternehmensvermögen zu einem Verkaufspreis von 1.000 € zzgl. USt. Der Wiederbeschaffungswert beträgt 10.000 €.

Die Rechnung ist gem. § 14 Abs. 2 UStG wie folgt auszustellen:

Kaufpreis: 1.000 Euro

Mindestbemessungsgrundlage: 10.000 Euro

19 % Ust.: 1.900 Euro

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Bei Vorliegen der übrigen Voraussetzungen des § 15 Abs. 1 UStG kann der Leistungsempfänger die Vorsteuern aus der gesamten Mindestbemessungsgrundlage geltend machen. Bei falscher Rechnungsausstellung wird in diesen Fällen zu wenig Vorsteuer ausgewiesen, so dass ein Vorsteuerabzug nur auf Grundlage des niedrigeren ausgewiesenen Betrags vorgenommen werden kann.

Elektronisch übermittelte Rechnungen

Gemäß § 14 Abs. 1 Satz 8 UStG ist eine elektronische Rechnung eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird. Hierunter fallen Rechnungen, die per E-Mail ggf. mit PDF- oder Textdateianhang, per Computer-Telefax oder Fax-Server, per Web-Download oder im Wege des Datenträgeraustauschs (EDI) übermittelt werden. Jeder Unternehmer im umsatzsteuerlichen Sinne – unabhängig von der Größe des Unternehmens – kann Rechnungen elektronisch übermitteln, sofern der Rechnungsempfänger zustimmt. Jeder – sei es Unternehmer, sei es Privatperson – kann Empfänger einer elektronischen Rechnung sein. Durch die Gesetzesänderung rückwirkend zum 01.07.2011 ist bei elektronischen Rechnungen der Zwang entfallen, diese digital zu signieren.

Für die Wirksamkeit einer elektronischen Rechnung ist es erforderlich, dass der Rechnungsempfänger einer elektronischen Übermittlung zugestimmt hat (§ 14 Abs. 1 Satz 7 UStG). An diese Zustimmung sind keine allzu großen Anforderungen zu stellen. Sie kann allgemein für die Geschäftsbeziehung zwischen zwei Unternehmern, beispielsweise durch AGB erteilt werden.

Da die elektronisch übermittelte Rechnung der Papierrechnung gleichgestellt ist, sind die Anforderungen grundsätzlich auch an beide Rechnungsarten identisch. Allerdings können bei einer nicht signierten elektronischen Rechnung die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts problematisch sein. Daher sind bei elektronischen Rechnungen die Anforderungen an das innerbetriebliche Kontrollverfahren höher.

Der Aussteller einer Rechnung kann auch weiterhin eine elektronische Rechnung mit qualifizierter Signatur oder mit einer qualifizierten Signatur mit Anbieterakkreditierung versehen. Diese Form der Ausstellung einer elektronischen Rechnung wird durch den Gesetzgeber besonders bevorzugt (privilegierte elektronische Rechnung). Gemäß § 14 Abs. 3 setzt dies zunächst eine entsprechende Registrierung des Ausstellers bei einem Signaturanbieter voraus. Mit der Signatur sind dann die entsprechenden Dateien, in denen die Rechnungsdaten übermittelt werden, elektronisch zu signieren. Dies kann beispielsweise in Form einer signierten PDF-Datei (Portable Document Format) erfolgen.

Zur Frage, wie nach dem Wegfall der Sammelrechnung beim EDI-Verfahren die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit der Daten zu gewährleisten ist, gibt es bislang keine klare Anweisung durch die Finanzverwaltung. Es ist anzuraten, dass auch hier ein signiertes Verfahren zur Anwendung kommt. Das EDI-Verfahren stellt rein technisch betrachtet kein Verfahren dar, welches die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit der Daten gewährleistet. Es muss daher durch die Verfahrensabläufe sichergestellt sein, dass das Verfahren diesen gesetzlichen Anforderungen entspricht.

Elektronische Rechnungen sind wie Papierrechnungen zehn Jahre aufzubewahren. Das BMF verlangt für den Vorsteuerabzug aus einer elektronischen Rechnung nicht die Einhaltung der Grundsätze ordnungsmäßiger DV – gestützter Buchführungssysteme – (GoBS) und der Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU).

Allerdings müssen diese Grundsätze auch weiterhin eingehalten werden, sofern bereits ein elektronisches Rechnungswesen eingerichtet ist und damit aus anderen Gründen die Grundsätze zu beachten sind.

 

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Praxistipp

Liegt eine Rechnung mit digitaler Signatur vor, muss auch die Signatur gespeichert werden.

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Rechnung per Telefax

Grundsätzlich sind Rechnungen, die per Telefax übermittelt werden, anzuerkennen wie Originalrechnungen. Der Rechnungsempfänger muss das empfangene Telefax aufbewahren. Ist das Dokument auf Thermopapier gedruckt, muss es durch einen nochmaligen Kopiervorgang haltbar gemacht werden, so dass es für den gesamten Aufbewahrungszeitraum nach § 14b Abs. 1 UStG lesbar ist. Der Absender muss ebenfalls eine Kopie des Telefax aufbewahren.

Bislang wurden Computer-Faxe durch die Finanzverwaltung nicht anerkannt. Durch das BMF-Schreiben vom 02.07.2012 ist die Verwaltung von dieser Ansicht abgerückt. Sofern ein Computer-Fax beteiligt ist, gelten Grundsätze der elektronischen Rechnungsübermittlung. Dabei ist eine von Standard-Telefax an Standard-Telefax oder von Computer-Telefax/Fax-Server an Standard-Telefax übermittelte Rechnung als Papierrechnung anzusehen (vgl. Abschn. 14.4 Abs. 2 UStAE).

Übergangsregelung

Der Vorsteuerabzug für nach dem 31.12.2003 und vor dem 01.07.2004 ausgestellte Rechnungen wird durch die Verwaltung auch dann zugelassen, wenn diese nicht alle Anforderungen des § 14 Abs. 4 und § 14a UStG enthalten. Für eine in diesem Zeitraum ausgestellte Rechnung gilt jedoch, dass sie alle in § 14 Abs. 1 und 1a UStG in der bis 31.12.2003 geltenden Fassung enthalten muss. Abweichend davon kann wahlweise die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer anstelle der Steuernummer angegeben werden.

 

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Praxistipp

Fehlt in einer Rechnung, die vor dem 31.12.2003 erstellt wurde, die Angabe der Steuernummer, führt dies nicht zur Versagung des Vorsteuerabzugs (vgl. BMF-Schreiben v. 28.06.2002 – IV B 7 – S 7280 – 151/02, BStBl I, 660).

Beachte:

Entscheidend für die Übergangsregelung ist das Ausstellungsdatum der Rechnung und nicht das Leistungsdatum. Dies gilt auch für Anzahlungsrechnungen vor dem 31.12.2003 oder im Übergangszeitraum vom 31.12.2003–01.07.2004.

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Konkret müssen die im Übergangszeitraum erstellten Rechnungen die folgenden Angaben enthalten:

• Name und Anschrift des leistenden Unternehmers,
• Name und Anschrift des Leistungsempfängers,
• die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihm vom Bundesamt für Finanzen erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,
• Menge und die handelsübliche Bezeichnung des Gegenstands der Lieferung oder die Art und der Umfang der sonstigen Leistung,
• Zeitpunkt der Lieferung oder der sonstigen Leistung,
• der auf das Entgelt entfallende Steuerbetrag, der gesondert auszuweisen ist, oder ein Hinweis auf die Steuerbefreiung,
• im Fall des § 14a UStG die jeweils dort geforderten Angaben.

Fazit: Pflichtangaben in einer Rechnung

Ihre Mandanten müssen jede Menge Vorgaben im Blick behalten, um eine ordnungsgemäße Rechnung auszustellen. Der Gesetzgeber hat die inhaltlichen Anforderungen an eine Rechnung nach und nach erhöht. Immer zu beachte ist der Grundsatz, dass sur eine ordnungsgemäße Rechnung den Rechnungsempfänger zum Vorsteuerabzug berechtigt.

 

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