Diese Unterlagen können Sie 2010 vernichten

Nach Handels- und Steuerrecht sind Geschäftsunterlagen sechs oder zehn Jahre lang geordnet aufzubewahren (§§ 257 HGB, 147 AO). Die Frist beginnt jeweils mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung gemacht, Abschlüsse festgestellt oder Geschäftsbriefe empfangen bzw. abgesandt wurden. Dies gilt für alle Belege, die Bestandteile einer Buchführungs- oder Aufzeichnungspflicht sind. Dabei können die Unterlagen – mit Ausnahme von Jahresabschluss, Eröffnungsbilanz und Zollanmeldung – auch auf Datenträgern aufbewahrt werden, wenn die Wiedergabe jederzeit verfügbar und sichergestellt ist.

Außer für Kaufleute gelten die Aufbewahrungsvorschriften für alle, die nach Steuer- oder anderen Gesetzen Bücher und Aufzeichnungen führen müssen, soweit diese für die Besteuerung von Bedeutung sind. Dies betrifft vor allem umsatzsteuerliche Zwecke gemäß § 22 UStG oder die Aufzeichnungspflichten für Freiberufler, die etwa in H 18.2 EStH aufgelistet sind.

Folgende schriftliche und elektronisch erstellte Unterlagen können Sie 2010 vernichten:

Zehnjahresfrist - 1999 oder früher erstellte Dokumente

• Aufzeichnungen wie Anlagevermögenskarteien, Bewertungs- und Bewirtungsunterlagen, Kassenberichte sowie Geschäftsbücher.
• Jahres-, Konzern- und Zwischenabschlüsse, Eröffnungsbilanzen, Lageberichte und Inventare: Hierzu zählen auch die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen (§ 257 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 4 HGB).
• Buchungsbelege wie Rechnungen, Lieferscheine, Steuerbescheide, Lohn- und Gehaltslisten oder Kontoauszüge (§ 257 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 4 HGB).
• Änderungsnachweise und Arbeitsanweisungen der EDV-Buchführung.
• Für die Umsatzsteuer je ein Doppel jeder Ausgangs- und das Original jeder Eingangsrechnung bei Zugang bis Ende 1999 gemäß § 14b UStG.
• Bei Rechnungen, die mittels elektronischer Registrierkasse erstellt wurden, sind nur die Tagesendsummenbon aufzubewahren (R 190b Abs. 1 UStR).

Andere Fristen

• Lohnkonten und die in diesem Zusammenhang aufzubewahrenden Belege (§ 41 Abs. 1 EStG), die vor sechs Jahren, also 2003 oder früher erstellt wurden.
• Lohnunterlagen für die Sozialversicherung müssen bis zum Ablauf des auf die letzte Prüfung folgenden Jahres aufbewahrt werden (§ 28f SGB IV).
• Erhaltene und versandte Geschäftsbriefe (§§ 257 Abs. 1, Abs. 4 HGB, 147 Abs. 1, Abs. 3 AO), die vor sechs Jahren, also 2003 oder früher erstellt wurden.
• Sonstige für die Besteuerung bedeutsame Belege wie Ein- und Ausfuhrlieferunterlagen, Stundenlohnzettel, Preisauszeichnungen, Mahnvorgänge sowie Grund- und Handelsregisterauszüge -sechs Jahre, also 2003 oder früher erstellt.
• Betriebsinterne Aufzeichnungen wie Kalender oder Fahrberichte sind nicht aufbewahrungspflichtig; der Vernichtungszeitpunkt richtet sich daher nach der innerbetrieblichen Notwendigkeit. Lohnunterlagen für die Sozialversicherung müssen bis zum Ablauf des auf die letzte Prüfung folgenden Jahres aufbewahrt werden (§ 28f SGB IV).

Kürzere Fristen aus nichtsteuerlichen Gesetzen sind unbeachtlich. Die Aufbewahrungsfrist läuft nicht ab, solange die Unterlagen für noch nicht verjährte Steuerfestsetzungen von Bedeutung sind. Dies gilt etwa für schwebende Außenprüfungen, anhängige steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen, zur Begründung von Anträgen an das Finanzamt und bei vorläufigen Steuerfestsetzungen.