Mit dem Steuerhinterziehungsbekämpfungsgesetz vom 29.07.2009 wurde § 147a AO neu eingeführt. Er statuiert besondere Aufbewahrungspflichten für Steuerpflichtige mit Überschusseinkünften von mehr als 500.000 € im Kalenderjahr. Gemäß § 147a Satz 1 AO müssen Steuerzahler, bei denen die Summe der positiven Einkünfte nach § 2 Abs. 1 Nr. 4 bis 7 EStG (Überschusseinkünfte) mehr als 500.000 € im Kalenderjahr beträgt, die Aufzeichnungen und Unterlagen über die Einnahmen und Werbungskosten, die den Überschusseinkünften zugrundeliegen, sechs Jahre lang aufbewahren. Die Bestimmung lehnt sich an § 147 AO an und erfasst auch die Regelungen über den Datenzugriff (§ 147 Abs. 2 Nr. 2, Abs. 6 AO). Bei der Anwendung dieser Aufbewahrungspflicht sind folgende Grundsätze zu beachten:
Die Pflicht zur Aufbewahrung von Aufzeichnungen und Unterlagen muss vom Beginn desjenigen Kalenderjahres an erfüllt werden, das auf das Kalenderjahr folgt, in dem die Summe der positiven Überschusseinkünfte mehr als 500.000 € beträgt (§ 147a Satz 3 AO). Die Aufbewahrungspflicht entsteht kraft Gesetzes und setzt keinen Verwaltungsakt voraus.
Beispiel: Ein Steuerpflichtiger erzielt im Veranlagungszeitraum (VZ) 2010 erstmals Überschusseinkünfte von mehr als 500.000 €. Die Verpflichtung zur Aufbewahrung der Unterlagen ist von Beginn des Kalenderjahres 2011 an zu erfüllen.
Die Pflicht, die Unterlagen aufzubewahren, endet mit Ablauf des fünften aufeinanderfolgenden Kalenderjahres, in dem die Grenze von 500.000 € nicht überschritten wurde (§ 147a Satz 4 AO).
Beispiel: Ein Steuerpflichtiger erzielt lediglich im VZ 2010 Überschusseinkünfte von mehr als 500.000 €. In den nachfolgenden Jahren bleibt er jeweils unter der Grenze. Die Verpflichtung beginnt ab 2011. Da er den Schwellenwert von 500.000 € in den fünf aufeinanderfolgenden Kalenderjahren (2011 bis 2015) nicht erreicht, endet die Pflicht mit Ablauf des Kalenderjahres 2015. Auch Unterlagen und Belege, die beispielsweise bis Ende 2015 entstehen, sind somit aufzubewahren und dürfen erst dann vernichtet werden, wenn die sechsjährige Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist.
Die Unterlagen, die im fünfjährigen Verpflichtungszeitraum entstehen, müssen sechs Jahre aufbewahrt werden. Die konkrete Frist beginnt mit dem Ende desjenigen Kalenderjahres zu laufen, in dem die Unterlagen vollendet oder entstanden sind.
Beispiel: Ein Depotauszug für die Einkünfte aus Kapitalvermögen für den VZ 2011 wird dem Steuerpflichtigen am 10.10.2011 erstellt. Die Frist von sechs Jahren für die Aufbewahrung beginnt Ende 2011 zu laufen. Damit kann eine Vernichtung nach Ablauf des Jahres 2017 erfolgen. Unterlagen, die z.B. 2015 entstehen, dürfen erst nach Ablauf des Jahres 2021 vernichtetet werden.
Entsprechend § 147a Satz 5 i.V.m. § 147 Abs. 3 Satz 3 AO läuft die Sechsjahresfrist jedoch nicht ab, soweit und solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für welche die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist.
Die Aufbewahrungspflicht beschränkt sich auf die Aufzeichnungen und Unterlagen über die den Überschusseinkünften zugrundeliegenden Einnahmen und Werbungskosten.
Quelle: Redaktion Steuern - vom 15.12.10