Im Rahmen der Umstellung auf das neue elektronische Verfahren ELStAM können Arbeitgeber auch die Digitale LohnSchnittstelle DLS integrieren. Ab sofort steht die aktuelle Version 2013.1 zum Download auf den Internetseiten des Bundeszentralamts für Steuern (BZSt) zur Verfügung. Sie berücksichtigt insbesondere die Änderungen der Eintragungen in der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung für 2013.
Ab dem 01.11.2012 können Arbeitgeber die von der Finanzverwaltung bereitgestellten elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) ihrer Arbeitnehmer (etwa Steuerklasse und Freibeträge) abrufen; zum 01.01.2013 startet der bundesweite Umstieg von der Papierlohnsteuerkarte auf das neue elektronische Verfahren ELStAM. Im Rahmen dieser Umstellung können Arbeitgeber auch die Digitale LohnSchnittstelle DLS integrieren. Ab sofort steht die aktuelle Version 2013.1 zum Download auf den Internetseiten des Bundeszentralamts für Steuern (BZSt) zur Verfügung. Sie berücksichtigt insbesondere die Änderungen der Eintragungen in der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung für 2013.
Zum Hintergrund: Die Finanzverwaltung darf bekanntlich im Rahmen von Außenprüfungen auf die Daten der Buchführung elektronisch zugreifen. Dieser Zugriff umfasst alle steuerrelevanten Daten wie beispielsweise die Lohn-, Finanz- und Anlagenbuchhaltung. Damit können sich die Beamten entweder direkt in die Software von Unternehmen und sonstigen Arbeitgebern einloggen oder sich die Daten aushändigen lassen.
In der Praxis üblich ist die Überlassung von Datenträgern wie DVD oder USB-Stick an den Außenprüfer, der sie dann auf seinem Notebook auswertet (sog. Z3-Zugriff). Die Finanzverwaltung empfiehlt hierzu zwar den Beschreibungsstandard nach den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU). Doch die Struktur und die Bezeichnung der steuerrelevanten Daten ist jedem Softwareanbieter freigestellt. Dies führt dazu, dass die Außenprüfer mit zahlreichen marktüblichen Buchhaltungsprogrammen und unterschiedlichsten Datenbeständen konfrontiert sind. Das führt häufig zu Zweifelsfragen und Unklarheiten hinsichtlich der Inhalte, zu technischen Schwierigkeiten beim Aufbereiten sowie zu Datennachforderungen durch den Außenprüfer.
Aus diesem Grund hat die Bund/Länder-Arbeitsgruppe "Prüfsoftware für den Bereich der Lohnsteuer-Außenprüfung" die "Digitale LohnSchnittstelle" (DLS) erarbeitet. Mit dieser einheitlichen Schnittstelle soll erreicht werden, dass die im Lohnkonto aufzuzeichnenden Angaben enthalten und die Daten innerhalb kurzer Zeit einzulesen und mittels Prüfsoftware auszuwerten sind.
Die Finanzverwaltung empfiehlt - zunächst ohne gesetzliche Verpflichtung -, die DLS als einheitliche Schnittstellenbeschreibung in den Lohnabrechnungsprogrammen zu verwenden, um Schwierigkeiten zu vermeiden.
Die Schnittstelle im Detail: Die DLS ist eine Schnittstellenbeschreibung für den Export von Daten aus dem Lohnbuchhaltungssystem des Arbeitgebers zur Übergabe an den Lohnsteuer-Außenprüfer. Sie soll unabhängig von dem beim Arbeitgeber eingesetzten Lohnabrechnungsprogramm die Einheitlichkeit des logischen Datenbestands in den Software-Systemen und auf den überlassenen Datenträgern gemäß den Anforderungen der GDPdU sicherstellen und garantieren, dass alle aufzuzeichnenden Angaben in den dem Lohnsteuer-Außenprüfer überlassenen Daten enthalten sind.
Die DLS vereinfacht somit den technischen Prozess der Datenbereitstellung durch den Arbeitgeber, inhaltliche Fehler bei den Datei- und Feldinhalten werden vermieden. Zudem sollen die personellen Kapazitäten zur Betreuung der Datenbereitstellung verringert werden.
Leider stellt die DLS keine abschließende Definition der steuerrelevanten Daten dar, sondern liefert eine Datensatzbeschreibung nur für den Kernbereich der Lohndaten, die für die weitaus überwiegende Mehrzahl der Prüfungen ausreichend sein sollte. Zudem müssen Arbeitgeber damit rechnen, dass der Beamte noch Nachforderungen anmeldet. Denn das Datenzugriffsrecht auf darüber hinausgehende prüfungsrelevante Daten ist erlaubt.
Praxishinweis
Für jede lohnsteuerliche Betriebsstätte muss ein gesonderter Datenbestand erstellt werden, z.B. für einzelne Gesellschaften im Rahmen eines Konzerns.
Die Verwaltung empfiehlt aus Gründen der Übersichtlichkeit, innerhalb der Datenbestände die Dateien eines jeden Jahres in einem gesonderten Unterverzeichnis abzulegen, das entsprechend bezeichnet ist.
Im Alltag führt die Darstellung von Korrekturbuchungen für vorangegangene Abrechnungszeiträume - sog. Rückrechnungen - häufig zu Beanstandungen durch die Lohnsteuer-Außenprüfer. Damit die Rückrechnungen nachvollzogen und ausgewertet werden können, müssen Änderungswerte mit dem Differenzbetrag zur ursprünglichen Buchung ausgewiesen werden. Sie dürfen nicht mit dem aktuellen Wert oder durch eine Stornobuchung überschrieben werden.
Für die Bereitstellung der Daten wird der GDPdU-Beschreibungsstandard als XML-Datei empfohlen. Die jeweils aktuelle Version der Digitalen LohnSchnittstelle DLS ist auf den Internetseiten des Bundeszentralamts für Steuern veröffentlicht. Fragen und Antworten zur Digitalen LohnSchnittstelle finden Sie hier.
Aktuelle Version der Digitalen LohnSchnittstelle 2013.1 v. 04.10.2012
BMF-Schreiben v. 29.06.2011 - IV C 5 - S-2386/07/0005, BStBl 2011 I 675 (koordinierter Ländererlass)
BMF-Schreiben v. 07.11.1995 - IV A 8 - S-0316 - 52/95, BStBl 1995 l 738 (koordinierter Ländererlass)
Quelle: Dipl.-Finanzwirt Robert Kracht - vom 06.11.12