Von Lohnsteuerkarte zu Lohnsteuerabzugsmerkmalen: Was ändert sich mit ElsterLohn II?

Um die Lohnsteuer in Zukunft leichter und unbürokratischer erheben zu können, wird die Lohnsteuerkarte durch ein elektronisches System ersetzt. Das Verfahren heißt ElsterLohn II und geht im Jahr 2012 an den Start. Sowohl für Arbeitgeber als auch für die Belegschaft ergeben sich wesentliche Veränderungen durch die Einführung der elektronischen Lohnsteuerkarte. Die 14 wichtigsten Eckpunkte haben wir Ihnen im Folgenden zusammengestellt.

1. Die Lohnsteuerkarte 2010 behält für den Übergangszeitraum ab dem Jahr 2011 bis zur erstmaligen Anwendung der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale ihre Gültigkeit. Der Arbeitgeber muss die Lohnsteuerkarte 2010 aufbewahren und die darauf enthaltenen Eintragungen unabhängig vom Gültigkeitsbeginn einmalig auch für den Lohnsteuerabzug im Jahr 2011 zugrunde legen. Sollte das Arbeitsverhältnis im Jahr 2011 beendet werden, muss die Lohnsteuerkarte dem Arbeitnehmer wieder ausgehändigt werden. Erst nach Einführung des elektronischen Verfahrens darf die Lohnsteuerkarte vernichtet werden.
2. Wird im Jahr 2011 erstmalig eine Lohnsteuerkarte benötigt, stellt das zuständige Finanzamt auf Antrag eine Ersatzbescheinigung aus. Ausgenommen hiervon sind ledige Arbeitnehmer, die ab dem Jahr 2011 ein Ausbildungsverhältnis als erstes Dienstverhältnis beginnen. Hier kann der Arbeitgeber die Steuerklasse I unterstellen, wenn der Arbeitnehmer seine steuerliche Identifikationsnummer (ID), sein Geburtsdatum sowie die Religionszugehörigkeit mitteilt und gleichzeitig schriftlich bestätigt, dass es sich um das erste Dienstverhältnis handelt. Der Arbeitgeber muss die Erklärung des Arbeitnehmers bis zum Ablauf des Kalenderjahres als Beleg zum Lohnkonto aufbewahren.
3. Übermittelt der Arbeitgeber die Lohnsteuerbescheinigung nicht elektronisch an die Finanzverwaltung und erteilt er sie auf der Rückseite der Lohnsteuerkarte 2010, gelten Besonderheiten. Weitere Informationen dazu finden Sie unter www.elster.de.
4. Ab dem Jahr 2011 wechselt die Zuständigkeit für die Änderung der Lohnsteuerabzugsmerkmale (z.B. Steuerklassenwechsel, Eintragung von Kinderfreibeträgen und anderen Freibeträgen) von den Meldebehörden auf die Finanzämter. Die Finanzämter sind bereits im Jahr 2010 zuständig, falls die Änderungen den Lohnsteuerabzug 2011 betreffen.
5. Die Angaben auf der Vorderseite der Lohnsteuerkarte (Steuerklasse, Anzahl der Kinderfreibeträge, sonstige Freibeträge und Religionszugehörigkeit) werden in einer Datenbank beim BZSt zum elektronischen Abruf für die Arbeitgeber bereitgestellt und künftig als Elektronische LohnSteuerAbzugsMerkmale (ELStAM) bezeichnet.
6. Für den Arbeitgeber werden die ELStAM seiner Arbeitnehmer erst nach einer Registrierung im ElsterOnline-Portal unter www.elsteronline.de zur Anfrage und zum Abruf bereit gestellt. In der Regel besteht eine solche Registrierung schon, da dieser Weg für die Übermittlung von Lohnsteuerbescheinigungen bereits gesetzlich vorgeschrieben ist. Diese Anfragemöglichkeit steht nunmehr ab sofort bis zum 31.12.2010 im ElsterOnline-Portal des Arbeitgebers unter der Funktion "Abfrage der Identifikationsnummern von Arbeitnehmern" zur Verfügung. Nähere Informationen sind im Dienstleistungsportal der Finanzverwaltung unter www.elsteronline.de/eportal/Leistungen.tax und der Rubrik "Leistungen" bereitgestellt. Dort wird unter der Überschrift "Dienste" auf die Funktion "Abfrage der Identifikationsnummern von Arbeitnehmern" hingewiesen.
7. Werden diese Tätigkeiten durch einen Vertreter der steuerberatenden Berufe oder einen Dienstleister übernommen, erfolgt der Abruf über dessen Registrierung. In diesen Fällen ist eine Registrierung des Arbeitgebers nicht erforderlich.
8. Für das neue Verfahren müssen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer ihrem Arbeitgeber nur noch das Geburtsdatum, ihre ID sowie die Auskunft geben, ob es sich um das Haupt- oder um ein Nebenarbeitsverhältnis handelt. Hat das Arbeitsverhältnis auch schon im Jahr 2010 oder 2011 bestanden, liegen dem Arbeitgeber die erforderlichen Informationen (Geburtsdatum und ID) zum Abruf der ELStAM bereits vor. Diese wurden auf der Lohnsteuerkarte des Jahres 2010 oder auf der Ersatzbescheinigung des Jahres 2011 aufgedruckt.
9. Die Kommunikation zwischen dem Arbeitgeber und der Finanzverwaltung wird entweder durch die Buchhaltungssoftware des Arbeitgebers oder über das ElsterOnline-Portal erfolgen. Ab Mitte des Jahres 2011 ist hierzu ein Pilotbetrieb mit ausgewählten Arbeitgebern geplant. Der Start für alle Arbeitgeber ist für das Jahr 2012 vorgesehen.
10. Änderungen der ELStAM des Arbeitnehmers werden dem Arbeitgeber in einer Änderungsliste elektronisch bereitgestellt und müssen von diesem monatlich abgerufen werden. Kommt der Arbeitgeber seiner Pflicht zum Abruf der Änderungsliste nicht nach, wird die Finanzverwaltung diesen anmahnen. Bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses ist der Arbeitgeber verpflichtet, sich für den betreffenden Arbeitnehmer aus der ELStAM-Datenbank abzumelden.
11. Diese neuen Aufgaben können auch von einem Vertreter der steuerberatenden Berufe oder einem Dienstleister erfüllt werden.
12. Die Verwendung der ELStAM-Daten unterliegt strengen Zweckbindungsvorschriften. Die Übermittlung und Speicherung der Lohnsteuerdaten in der ELStAM-Datenbank erfolgt auf Grundlage von §§ 39e EStG, 139b AO. Nur die aktuellen Arbeitgeber sind berechtigt, die ELStAM abzurufen. Mit Beendigung des Arbeitsverhältnisses entfällt diese Berechtigung.
13. Arbeitnehmer können durch einen Antrag bei ihrem zuständigen Finanzamt konkrete Arbeitgeber für den Abruf ihrer ELStAM benennen oder von der Abrufberechtigung ausschließen (Positivliste, Teilsperrung sowie vollständige Sperrung). Bekommt ein Arbeitgeber aufgrund einer Sperrung für seinen Arbeitnehmer keine ELStAM bereitgestellt, ist der Arbeitgeber verpflichtet, den Arbeitslohn nach Steuerklasse VI zu besteuern.
14. Welche ELStAM zur Übermittlung gespeichert sind und welche Arbeitgeber sie in den letzten zwei Jahren abgerufen haben, können die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer im ElsterOnline-Portal jederzeit einsehen.

Unter dem Strich wird die Einführung des elektronischen Verfahrens u.a. zu einer nachhaltigen Entlastung der Arbeitgeber führen. Die bisher jährlich zu erfolgende Aufzeichnung der Lohnsteuerabzugsmerkmale oder deren Abgleich mit den Lohnsteuerabzugsmerkmalen des Vorjahres, die Verwaltung und Vernichtung der Lohnsteuerkarten sowie eine etwaige Erinnerung des Arbeitnehmers an die Abgabe der Lohnsteuerkarte entfallen zukünftig. Zudem behalten die ELStAM des Arbeitnehmers solange ihre Gültigkeit, bis deren Änderung dem Arbeitgeber durch die Änderungsliste angezeigt wird. Für den Arbeitgeber sind nur noch die abgerufenen und elektronisch gespeicherten Daten verbindlich. Weitere Informationen finden Sie unter www.elster.de/Arbeitgeber.