Firmenwagen: Formalien beim Fahrtenbuch einhalten und Steuern sparen

In einer aktuellen Entscheidung hat sich der BFH zu den strengen formalen Anforderungen an ein Fahrtenbuch geäußert. Nur wer die einzelnen Formalien penibel beachtet, kann durch das Führen eines Fahrtenbuchs eine ungünstige pauschale Besteuerung bei der Privatnutzung von Firmenwagen vermeiden.

Wenn der Firmenwagen auch privat genutzt wird, müssen Selbstständige einen Gewinnaufschlag versteuern bzw. Arbeitnehmer hierfür Lohnsteuer entrichten. Da der Aufschlag pauschal mit monatlich 1 % des Listenpreises des jeweiligen Fahrzeugs (plus Extras) ermittelt werden kann, ist dies zwar mit einem geringen Aufwand für die Buchhaltung verbunden, kann aber zu einer unnötig hohen Steuerlast führen.

Nach Ansicht des Bundesverfassungsgerichts ist dies verfassungsrechtlich zulässig. Denn wer dem Finanzamt ein Fahrtenbuch präsentiert, kann auf diesem Weg eine geringere Steuerlast erreichen. Doch der Nachweis der tatsächlich angefallenen Fahrten ist lästig und es müssen strenge Formalien beachtet werden:

Selbstständige müssen über das ganze Jahr hinweg täglich alle Kosten und Touren mühsam auflisten, sämtliche Belege sammeln sowie die beruflichen Fahrziele und Umwege exakt angeben. Wenn aber dieser Nachweis anschließend vom Finanzamt nicht anerkannt wird, war die ganze Arbeit umsonst und die pauschale Besteuerung kommt doch noch zur Anwendung.

Gerade dieser Umstand führt bei der Lohnsteuer-Außenprüfung oder der Steuererklärung regelmäßig zu Streitigkeiten. Die Beamten prüfen nämlich äußerst genau, ob das vorgelegte Fahrtenbuch ordnungsgemäß geführt worden ist. Dies hat der BFH nun noch einmal bekräftigt: Es wird eine penible Auflistung über das gesamte Jahr hinweg benötigt.

Dazu gehört ein Eintrag von Kilometerständen, Fahrziel sowie dem Zweck der Fahrt, und die Eintragung sollte tunlichst umgehend nach Abschluss der jeweiligen Fahrt vorgenommen werden.

Im vom BFH entschiedenen Fall erzielte ein Handelsvertreter Einkünfte aus einem Gewerbebetrieb. Zu seinem Betriebsvermögen gehörte ein Pkw, für den er keine Nutzungsentnahme erklärte. Über die Pkw-Nutzung füllte er jeweils für einen Monat einen als „Reisekosten-Nachweis" bezeichneten Vordruck aus. Die für die einzelnen Monate erstellten Blätter waren nicht miteinander verbunden.

Nach den Ermittlungen des Betriebsprüfers ergab sich folgendes Bild: Der Handelsvertreter hatte die jeweilige Tagesfahrleistung in einem Kalender notiert und zu einem späteren Zeitpunkt dann in seinem heimischen Arbeitszimmer den „Reisekosten-Nachweis" ausgefüllt. Darin hatte er rechnerisch die jeweiligen Kilometerstände nach den Aufzeichnungen über die Tagesfahrleistungen ermittelt. Die Eintragungen zu den aufgesuchten Geschäftspartnern beruhten hingegen auf den Aufzeichnungen zu den geplanten Wochentouren.

Im Anschluss an eine Außenprüfung erhöhte das Finanzamt nach der 1%-Regelung den Gewinn um eine Nutzungsentnahme. Das Fahrtenbuch sei nicht ordnungsgemäß, da es nicht buchförmig gebunden sei. Zudem sei es auch nicht zeitnah geführt worden. Dies hätte vorausgesetzt, dass der jeweils erreichte Gesamtkilometerstand unmittelbar nach Abschluss der einzelnen Fahrt aufgezeichnet worden wäre.

Der BFH beschäftigte sich nun mit der Rechtsfrage, ob monatliche Aufzeichnungen noch unter den Begriff des Fahrtenbuchs fallen. Laut ständiger höchstrichterlicher Rechtsprechung setzt die Ordnungsmäßigkeit eines Fahrtenbuchs voraus, dass es in einer gebundenen oder in sich geschlossenen Form geführt wird. Nachträgliche Einfügungen oder Veränderungen müssen ausgeschlossen oder zumindest deutlich als solche erkennbar sein. Dementsprechend hat der BFH den Fahrtenbuch-Charakter nicht nur bei einem Notizzettel, sondern auch bei derartigen Monatsaufzeichnungen verneint.

Aus den verschiedenen Aussagen des Handelsvertreters schloss der BFH auch, dass dieser i.d.R. nicht umgehend nach den jeweiligen Fahrten entsprechende Aufzeichnungen vorgenommen hat. Denn er habe einerseits behauptet, regelmäßige Tagestouren um seinen Wohnort herum unternommen zu haben, andererseits aber selbst eingeräumt, bei Touren, die zuhause endeten, solche umgehenden Aufzeichnungen nicht gemacht zu haben.

Hinzu kam im vorliegenden Fall, dass bereits die fehlende Buchform der Reisekostennachweise hinreichend für eine Abweisung war.
Im Übrigen hatte der BFH in einer früheren Entscheidung (in Anlehnung an die ständige Rechtsprechung) festgehalten, dass der Beweis des ersten Anscheins dafür spricht, dass nach allgemeiner Lebenserfahrung dienstliche oder betriebliche Fahrzeuge, die zu privaten Zwecken zur Verfügung stehen, auch tatsächlich privat genutzt werden.

Praxishinweis

Da der Begriff des ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs gesetzlich nicht näher bestimmt ist, hat der BFH in seiner umfangreichen Rechtsprechung die Voraussetzungen für ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuchs präzisiert. Vor dem Hintergrund des Wortlauts und des Sinn und Zwecks der Regelung (Nachweis des zu versteuernden Privatanteils an der Gesamtfahrleistung) müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

• Das Fahrtenbuch muss eine hinreichende Gewähr für seine Vollständigkeit und Richtigkeit bieten.
• Es muss mit vertretbarem Aufwand auf seine materielle Richtigkeit hin überprüfbar sein.
• Es muss zur vollständigen Wiedergabe einer Fahrt grundsätzlich die Angabe des Ausgangs- und Endpunktes enthalten.

BFH, Beschl. v. 10.06.2013 - X B 258/12
BFH, Urt. v. 09.11.2005 - VI R 27/05, BStBl 2006 II 408
BFH, Urt. v. 04.12.2012 - VIII R 42/09