Variante 3: Übermittlung direkt aus dem Kassensystem oder aus der Cloud-TSE
Neben der Möglichkeit der Generierung einer XML-Datei bieten einige wenige Anbieter auch die Übermittlung der Meldung direkt aus der Kassensoftware heraus an. Die TSE-Anbieter haben ebenfalls Module entwickelt, die die Übermittlung der Meldung aus ihrer Online-Anwendung heraus ermöglichen sollen. Dies ist i.d.R. bei Cloud-TSE-Anbietern der Fall.
Insbesondere in diesem Szenario sollte die Steuerkanzlei sich die jeweilige Meldung als PDF-Datei ausgeben lassen, bevor der Mandant eine Übermittlung durchführt. Vor allem sollte kritisch hinterfragt werden, ob eine Archivierung der Mitteilung möglich ist.
DATEV-Lösung: Nutzung einer Datenplattform für Mandanten geplant
Das Sammeln der benötigten Daten kann mühsam und zeitintensiv sein, da der Mandant die Daten - je nach Kassensystem - an verschiedenen Stellen innerhalb seiner Software oder anderer Dokumentationen suchen muss. Daher entwickelt die DATEV eine Lösung (https://apps.datev.de/help-center/documents/1036681), die diesen Prozess technisch unterstützen soll. Sie ist zurzeit noch nicht veröffentlicht, soll aber Bestandteil von „MeinFiskal“ (https://meinfiskal.de/) werden.
Für die Nutzung der DATEV-Kassenmeldung soll der Mandant ein Benutzerkonto auf „MeinFiskal“ anlegen und dann die notwendigen Daten erfassen können. Es sollen auch Vorbelegungen der Formularfelder durch Daten aus dem Kassensystem möglich sein. Zudem werden alle Daten revisionssicher archiviert. Die Übermittlung kann über den Mandanten selbst oder durch die Steuerkanzlei erfolgen.
Ein konkretes Datum, wann die Softwarelösung der DATEV veröffentlicht wird, ist noch nicht bekannt.
Deep Dive: Angaben im ELSTER-Formular
Grundsätzlich lässt sich das ELSTER-Formular in drei Teile gliedern:
- Angaben zum Steuerpflichtigen
- Betriebsstätte
- eAS
Beachte: Übermittlung ausschließlich digital. Der Gesetzgeber sieht zur Erfüllung der Mitteilungspflicht ein rein elektronisches Verfahren vor, weshalb die Einreichung von Papiervordrucken rechtlich nicht zulässig ist.
Da sich der Datenkranz über den vom Gesetzgeber ursprünglich vorgesehenen Umfang hinaus signifikant erweitert hat und damit einige offene Fragen entstanden sind, hat das BMF eine Ausfüllanleitung veröffentlicht, die beim Ausfüllen des Formulars unterstützen soll. Zusätzlich wurden die FAQ um Ausführungen zur Mitteilungspflicht ergänzt.
Im Folgenden werden die jeweiligen Teile kurz kommentiert, da sie einige Besonderheiten mit sich bringen.
Teil 1: Angaben zum Steuerpflichtigen
Mitteilungspflichtig ist diejenige (juristische) Person unter ihrer ertragsteuerlichen Steuernummer, die die mitzuteilenden eAS verwendet. Sollte eine Organschaft vorliegen, hat dies auf die Mitteilungspflicht keine Auswirkungen.
Teil 2: Betriebsstätte
Grundsätzlich müssen alle vorhandenen eAS einer Betriebsstätte (§ 12 AO) zugeordnet werden. Dabei erfolgt die Meldung im Bruttoverfahren. Das heißt: Bei jeder Meldung müssen alle eAS der jeweiligen Betriebsstätte zugeordnet und erfasst werden. Wird ein eAS in mehreren Betriebsstätten verwendet, ist es grundsätzlich einer Betriebsstätte eindeutig zuzuordnen. Dies kann z.B. die Stätte der Geschäftsleitung oder die Betriebsstätte, in der es überwiegend verwendet wird, sein.
Im Zuge der Meldung sollte im DSFinV-K-Export die Datei „Stamm_Orte (location.csv)“ und dort das Feld „LOC_NAME“ kontrolliert werden. An dieser Stelle sollte die Bezeichnung der Betriebsstätte hinterlegt sein.
Teil 3: eAS
Das eingesetzte eAS muss zu Beginn in Bezug auf seine Art klassifiziert werden. Hier gibt es verschiedene Auswahlmöglichkeiten, die in Zukunft jedoch wegfallen werden. Sollte aktuell nicht klar sein, um welche Art eAS es sich genau handelt, kann aus Vereinfachungsgründen die Auswahl „Computergestützte/PC- Kassensysteme“ genutzt werden.
Zudem sind Angaben zur „Anschaffung des eAS“ und zur „Inbetriebnahme des eAS“ zu machen. Dieser Punkt ist besonders wichtig, weil das Anschaffungsdatum und das Datum der Inbetriebnahme in den meisten Fällen nicht identisch sind. Es muss klar differenziert werden, wann das eAS erstmals eingesetzt worden ist.
Im Feld „Grund der Außerbetriebnahme des eAS“ kann der Grund für die Außerbetriebnahme angegeben werden. Dieses Feld sollte genutzt werden. Denkbare Angaben sind Verkauf, Verschrottung, Zerstörung, Diebstahl, Defekt, Wechsel der Betriebsstätte, Rückgabe nach Miete/Leasing o.Ä.
Dem jeweiligen eAS muss eine TSE zugeordnet werden. Dies passiert in demselben Formular, in dem die Angaben zur TSE zu machen sind.
Das Feld „Seriennummer der TSE“ muss mit dem 64-stelligen Hexadezimal-Code (ausschließlich Zahlen von 0 bis 9 oder die Buchstaben A-F) der TSE befüllt werden. Die Seriennummer ergibt sich aus der Systemdokumentation des eAS oder aus der Rechnung der TSE-Anschaffung. Die Seriennummer ist seit 2024 auf jedem Kassenbeleg anzugeben (Pflichtangabe nach § 6 KassenSichV).
Wie beim eAS ist auch für die TSE das „Datum der Inbetriebnahme/Aktivierung der TSE“ anzugeben. Das Datum sollte sich aus der Dokumentation des Servicetechnikers oder des jeweiligen Softwareherstellers ergeben. In den Einstellungen einiger Kassensysteme kann das Datum der Aktivierung eingesehen werden.
Die folgende Tabelle dient der schnellen Übersicht, welche Angaben der „Digitalen Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme“ (DSFinV-K) beim Export entnommen werden können:
Feld im Formular | DSFinV-K |
| Datei | Feld |
Software des eAs | Stamm_Kassen (cashregister.csv) | KASSE_SW_BRAND |
Software-Version des eAs | Stamm_Kassen | KASSE_SW_VERSION |
Seriennummer des eAs | Stamm_Kassen | KASSE_SERIENNR |
Stamm_Terminals (slaves.csv) | TERMINAL_SERIENNR |
Hersteller des eAs | Stamm_Kassen | KASSE_BRAND |
Stamm_Terminals | TERMINAL_BRAND |
Modell des eAs | Stamm_Kassen | KASSE_MODELL |
Stamm_Terminals | TERMINAL_MODELL |
Seriennummer der TSE | Stamm_TSE (tse.csv) | TSE_SERIAL |
Tab. 1: Angaben zur Meldung aus der DSFinV-K
Wie gehe ich in der Steuerkanzlei konkret vor?
Die Mitteilungspflicht ist ein geeigneter Anlass, sich näher mit der System- und Prozesslandschaft des Mandanten zu beschäftigen. Sie sollten strategisch in der Kanzlei entscheiden, ob das Thema zentral von einer Person (Gruppe von Personen) oder von allen Mitarbeitenden bearbeitet werden soll. Bauen Sie hierfür Wissen in der Kanzlei auf und definieren Sie einen prozessualen Standard, der ein einheitliches Vorgehen und die Vollständigkeit aller Angaben gewährleistet.
Um zunächst die betroffenen Mandanten zu identifizieren, kann folgendes Vorgehen als Blaupause dienen:
- Erstellung und Versand eines Musteranschreibens zur Mitteilungspflicht an alle unternehmerisch tätigen Mandanten
- Screening der Finanzbuchhaltungen auf folgende Sachverhalte:
- Wird das Konto „Kasse“ bebucht?
- Existieren Geschäftsvorfälle auf dem Konto „Lizenzen/Konzessionen“ oder „Wartungskosten Hard- und Software“, die auf ein eAS hinweisen könnten?
- Befindet sich auf dem Anlagenkonto „Software“ eine angeschaffte Software?
- Der Sachbearbeiter der Finanzbuchhaltung fragt basierend auf den bis dato festgestellten Erkenntnissen die vorhandene(n) eAS beim Mandanten ab.
- Erstellung einer zentralen Liste mit den gewonnenen Erkenntnissen
- Inhalte aus den Punkten 2 und 3 werden in dieser Liste konsolidiert.
Nachdem die betroffenen Mandanten und die genutzten Systeme bekannt sind, kann der weitere Prozess wie folgt ablaufen:
- Kontrolle und Pflege der Stammdaten im eAS (Steuernummer, Anschrift, Betriebsstätten …)
- insbesondere Kontrolle der Zuordnung zu den Betriebsstätten
- Kontaktierung des Kassendienstleisters bzw. des Softwareherstellers, ob in Zukunft eine XML-Datei zur Erfüllung der Mitteilungspflicht oder ein Service hierfür bereitgestellt wird
- Wenn ja: Wiedervorlage des Falls
Sobald XML-Datei oder Service verfügbar: Probeexport zur Kontrolle der Daten durchführen
-
- Wenn nein: Mandant über die notwendigen Angaben informieren und Daten elektronisch einsammeln
In diesen Fällen einen DSFinV-K-Export durchführen und Daten vom Mandanten in z.B. einem Formular (MS Forms) oder Kollaborationstool abfragen
- Übermittlung der Daten
- Übermittlungsprotokoll der Mitteilung nach § 146a Abs. 4 AO archivieren und der Verfahrensdokumentation zur Kassenführung beilegen
Sollten Sie eine DATEV-Kanzlei sein, wird die Nutzung von „MeinFiskal“ die geeignetere Lösung für Sie sein. Sollten Sie nicht auf DATEV setzen, können Sie die Informationen mittels Formularen (z.B. MS Forms) oder über E-Mail-Vorlagen, Excel-Dateien o.Ä. einsammeln. Lassen Sie sich auf keinen Fall auf händische oder fotografische Übernahmen beim Mandanten ein!
Nutzen Sie die jetzt notwendige Kommunikation mit dem Mandanten, um auch gleich zu hinterfragen, ob die bei ihm eingesetzten Systeme über (DATEV-kompatible) Schnittstellen verfügen, damit weitere Synergien im Rahmen der Finanzbuchhaltung gehoben werden können. Wenn der Mandant mit seinem Systemanbieter in Kontakt steht, können diese Fragen idealerweise gleichzeitig abgefragt werden, sofern eine eigene Recherche keine Erkenntnisse gebracht hat.
In Zukunft sollten Sie sich um den Jahreswechsel stets die Zuordnung bzw. das Vorhandensein der eAS ins Gedächtnis rufen und prüfen, ob die Mitteilungspflicht erfüllt ist. Insbesondere bei der Erstellung der monatlichen Umsatzsteuer-Voranmeldung oder bei der Erstellung des Jahresabschlusses kann es sinnvoll sein, Rechnungen von Softwareanbietern, Kassendienstleistern o.Ä. zu sichten und daraus eine mögliche Mitteilungspflicht abzuleiten.
Sollten sich Fragen zur Mitteilungspflicht oder zu den eingesetzten Systemen beim Mandanten ergeben, kommen Sie gerne auf mich zu: viktor.rebant(at)taxesandmore.de.
Autor: Viktor Rebant LL.B. ist als Manager im Bereich Tax Technology tätig und berät überwiegend in der Schnittstelle zwischen IT und Steuerrecht. Seine Tätigkeitsschwerpunkte liegen in den Bereichen Tax CMS, der Compliance-konformen Gestaltung von Prozessen (u.a. IKS, GoBD, KassenG), der digitalen Betriebsprüfung und der Digitalisierungs- und Transformationsberatung.
