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Bereits vor einigen Jahren haben Bundestag und Bundesrat das Kassengesetz (Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen) beschlossen. Die ersten Regelungen sind 2020 in Kraft getreten – und auch die Nichtbeanstandungsregelung bis zum 30.9.2020 läuft bald aus. Höchste Zeit also, auf die geänderten Anforderungen umzustellen.
Aktueller Hinweis: Mittlerweile sind die Anforderungen an Kassen und die Kassenführung durch zahlreiche weitere Verordnungen konkretisiert worden. Nutzen Sie unsere weiterführenden Beiträge, um sich zu informieren:
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Im Vorfeld hatte es über das Kassengesetz monatelang Unstimmigkeiten und Bedenken des Bundesrates gegeben. Das Kassengesetz beinhaltet Eingriffsmöglichkeiten bei Kassenaufzeichnungen und soll die gesetzlichen Grundlagen schaffen, um die Manipulationen mit technischen Mitteln zu verhindern.
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Die moderne Technik elektronischer Kassensysteme ermöglicht immer ausgefeiltere Manipulationen innerhalb einer Buchführung.
Aus Sicht der Bundesregierung handelt es sich dabei um ein ernstzunehmendes Problem, da die Technik der Registrierkassen es erlaubt, Buchungen willkürlich verschwinden zu lassen.
Das soll das Kassengesetz verhindern: Zukünftig sollen elektronische Aufzeichnungssysteme durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung geschützt werden.
Sie besteht aus einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer digitalen Schnittstelle. Die elektronischen Grundaufzeichnungen sind dabei einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet und unveränderbar aufzuzeichnen (Einzelaufzeichnungspflicht).
Sie müssen auf einem Speichermedium gesichert und verfügbar gehalten werden. Eine neue Gesetzesvorschrift (§ 146a Abs. 1 AO) normiert im Einzelnen die Verpflichtungen, die sich bei den Aufzeichnungssystemen ergeben.
Neben dem Kassengesetz wird es eine technische Verordnung geben, in der präzisiert wird, welche elektronischen Aufzeichnungssysteme durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung zu schützen sind und wie eine Protokollierung der elektronischen Aufzeichnungen sowie deren Speicherung erfolgen müssen (§ 146a Abs. 3 AO).
Für den Steuerpflichtigen ist eine Meldepflicht für die eingesetzten elektronischen Aufzeichnungssysteme und zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtungen vorgesehen (§ 146a Abs. 4 AO).
Der Bundesrat hatte zusätzlich die Einführung einer Belegausgabepflicht gefordert. Diese ist im endgültigen Beschluss des Kassengesetzes als Ergänzung zur Sicherheitseinrichtung nun enthalten.
Wer aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle erfasst, hat dem an diesem Geschäftsvorfall Beteiligten künftig einen Beleg über den Geschäftsvorfall auszustellen (§ 146a Abs. 2 AO).
Kassengesetz: Anwendung erst ab 2020/23
Viele Unternehmen haben gerade erst neue Kassen angeschafft oder werden das noch Ende 2016 tun. Grund ist der Ablauf der Nichtbeanstandungsfrist aus der sog. Kassenrichtlinie (BMF-Schreiben vom 26. November 2010, BStBl. I 2010, 1342).
Danach sind ab 01.01.2017 nur noch Datenverarbeitungssysteme (z. B. Registrier- und PC-Kassen, Taxameter, Wegstreckenzähler, Waagen mit Registrierkassenfunktion und ähnliche Geräte) einzusetzen, die alle aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten einzeln aufzeichnen sowie unveränderbar und vollständig aufbewahren.
Es ist jedoch nicht sicher, ob die jetzt oder kürzlich angeschafften Kassen die künftigen Anforderungen erfüllen. Ausgehend davon räumt das Kassengesetz eine Übergangsfrist bis zum 31.12.2022 für diejenigen Registrierkassen ein, die nach dem 25.11.2010 und vor dem 01.01.2020 angeschafft worden sind oder noch werden. Für alle anderen Registrierkassen ist eine erstmalige Anwendung ab dem 01.01.2020 vorgesehen.
Keine Kassenpflicht durch das Kassengesetz
Bereits nach dem heutigen § 146 AO sind Buchungen und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen.
§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO wird mit dem Kassengesetz aber ab sofort dahingehend gefasst, dass nunmehr Kasseneinnahmen und Kassenausgaben täglich festzuhalten sind.
Nach dem bisherigen Wortlaut, dass Kasseneinnahmen und Kassenausgaben täglich festgehalten werden sollen, war nicht in jedem Fall die tägliche Aufzeichnung von Kasseneinnahmen und -ausgaben erforderlich, insbesondere dann nicht, wenn die Kassengeschäfte gegenüber den Bankgeschäften nicht ins Gewicht gefallen sind.
Das Auslaufen der Kassenrichtlinie und die geplante Gesetzesänderung durch das Kassengesetz haben jedoch vielfach zu Unsicherheit geführt, ob durch die Änderungen – ggf. bereits ab 2017 – eine Kassenpflicht besteht und sog. offene Ladenkassen nicht mehr zulässig sein könnten.
Hier sorgt der endgültige Gesetzesbeschluss des Kassengesetzes für Klarheit. Die Pflicht zur Einzelaufzeichnung besteht aus Zumutbarkeitsgründen bei Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung nicht.
Die in § 146 Abs. 1 Satz 3 AO geregelte Ausnahme von der Einzelaufzeichnungspflicht dient der Klarstellung und entspricht der Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs.
Aus Gründen der Zumutbarkeit und Praktikabilität hatte der BFH eine Pflicht der Einzelaufzeichnung für den Einzelhandel und vergleichbare Berufsgruppen verneint (BFH-Urteil vom 12. Mai 1966, BStBl III S. 372). Dies betrifft offene Ladenkassen.
Weitere Maßnahmen durch das Kassengesetz
Ergänzend wird nach dem Gesetzesbeschluss eine Kassen-Nachschau (§ 146b AO) eingeführt. Sie bereits ab 2018 die vorhandenen Kontrollmöglichkeiten der Finanzverwaltung ergänzen.
Zudem sieht das Gesetz für die Zukunft neue Sanktionsmöglichkeiten bei Verwendung eines nicht zertifizierten Kassensystems vor. Außerdem soll der Vertrieb einer entsprechenden Manipulationssoftware als Ordnungswidrigkeit geahndet werden.
Weitere Informationen rund um das Kassengesetz erhalten Sie in unserem aktuellen Spezialreport.
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